档案安全检查巡察制度

PAGE档案安全检查巡察制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案安全检查巡察制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案安全管理工作。（三）基本原则档案安全检查巡察工作应遵循全面检查、重点突出、及时整改、预防为主的原则，确保档案实体安全和信息安全。二、检查巡察职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案安全检查巡察计划，并组织实施。2.对档案库房、设备设施、保管环境等进行定期检查和不定期巡察，及时发现并报告安全隐患。3.指导和监督各部门档案安全管理工作，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.负责组织档案安全培训和宣传教育工作，提高员工的档案安全意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常管理和安全保护工作，确保档案的完整、准确和安全。2.配合档案管理部门开展档案安全检查巡察工作，及时提供相关资料和信息。3.对本部门档案安全管理工作中存在的问题进行整改，并将整改情况及时报告档案管理部门。（三）公司领导职责1.负责审批档案安全检查巡察计划和报告，对档案安全管理工作进行决策和指导。2.协调解决档案安全管理工作中存在的重大问题，确保档案安全管理工作的顺利开展。三、检查巡察内容（一）档案实体安全1.档案库房的建设和使用是否符合国家有关标准和规定，是否具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护措施。2.档案的整理、装订、编目是否规范，是否按照档案保管期限进行分类存放，档案标识是否清晰。3.档案的借阅、归还、查阅登记是否齐全，手续是否完备，是否存在档案丢失、损坏、涂改等情况。4.档案的数字化加工过程是否符合安全要求，数据备份是否及时、完整，存储介质是否安全可靠。（二）档案信息安全1.档案管理系统的安全防护措施是否到位，是否具备身份认证、访问控制、数据加密、安全审计等功能。2.档案管理人员是否严格遵守操作规程，是否存在违规操作导致档案信息泄露的情况。3.档案信息的传输、存储、使用是否符合保密规定，是否采取了有效的保密措施防止信息泄露。4.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，是否按照保密制度进行管理，是否存在失泄密事件。（三）档案设备设施安全1.档案库房的消防设施、电气设备、温湿度调控设备等是否正常运行，是否定期进行维护和检查。2.档案装具、办公设备等是否完好无损，是否需要及时更新和更换。3.档案运输车辆是否安全可靠，是否定期进行维护和保养，确保运输过程中档案的安全。（四）档案安全制度执行情况1.档案安全管理制度是否健全，是否涵盖档案管理的各个环节和岗位。2.档案管理人员是否熟悉档案安全管理制度，是否严格按照制度要求开展工作。3.对违反档案安全制度的行为是否及时进行纠正和处理，是否建立了责任追究制度。四、检查巡察方式（一）定期检查档案管理部门每年至少组织一次全面的档案安全检查，对档案实体安全、信息安全、设备设施安全等进行详细检查。检查内容包括档案库房的环境条件、档案整理情况、档案借阅登记、设备设施运行状况等。（二）不定期巡察档案管理部门不定期对各部门档案安全管理工作进行巡察，重点检查档案管理制度的执行情况、档案管理人员的操作规范、档案信息安全等方面。巡察可以采取抽查档案、现场查看、询问档案管理人员等方式进行。（三）专项检查根据公司档案管理工作的实际情况，针对特定时期、特定领域或特定问题开展专项检查。如在档案数字化项目实施期间，对数字化加工过程进行专项检查；在重要活动或会议期间，对相关档案的安全管理进行专项检查等。五、检查巡察程序（一）制定检查巡察计划档案管理部门根据公司档案管理工作的实际情况和上级要求，制定年度档案安全检查巡察计划，明确检查巡察的内容、方式、时间安排和人员分工等。检查巡察计划应报公司领导审批后实施。（二）组织实施检查巡察1.检查巡察人员按照检查巡察计划，对档案管理部门及各部门的档案安全管理工作进行检查和巡察。检查巡察过程中，应认真填写检查巡察记录，详细记录发现的问题和情况。2.对检查巡察中发现的问题，检查巡察人员应及时与相关部门和人员进行沟通，了解问题产生的原因，并提出整改意见和建议。（三）撰写检查巡察报告检查巡察结束后，档案管理部门应及时撰写检查巡察报告，报告内容包括检查巡察的基本情况、发现问题、整改意见和建议等。检查巡察报告应经档案管理部门负责人审核后报公司领导。（四）反馈检查巡察结果档案管理部门将检查巡察报告反馈给各部门，对发现的问题进行通报，并要求各部门限期整改。各部门应认真落实整改意见，将整改情况及时报告档案管理部门。（五）跟踪整改落实情况档案管理部门对各部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。对整改不力的部门，应进行督促和指导，必要时可采取进一步的措施，直至问题得到彻底解决。六、整改措施（一）一般问题整改对检查巡察中发现的一般性问题，如档案整理不规范、标识不清晰等，档案管理部门应及时向相关部门反馈，并提出整改意见。相关部门应在规定时间内完成整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。（二）重大问题整改对检查巡察中发现的重大问题，如档案库房存在安全隐患、档案信息泄露等，档案管理部门应立即向公司领导报告，并会同相关部门制定整改方案。整改方案应明确整改措施、责任部门、责任人、整改期限等，确保整改工作有序进行。整改完成后，应组织相关人员进行验收，验收合格后方可销号。（三）整改责任追究对因工作不力导致档案安全事故发生的部门和个人，公司将按照有关规定追究其责任。责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、辞退等，情节严重的将依法追究法律责任。七、档案安全应急处置（一）应急处置预案制定档案管理部门应制定档案安全应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程、应急资源保障等内容。应急处置预案应报公司领导审批后实施，并定期进行演练和修订。（二）应急处置流程1.发生档案安全事故时，档案管理人员应立即报告档案管理部门负责人，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等。2.档案管理部门负责人接到报告后，应立即启动应急处置预案，组织相关人员进行应急处置。同时，应及时向公司领导报告事故情况，并通知相关部门协助处理。3.应急处置过程中，应及时收集、整理事故相关资料，为事故调查和处理提供依据。4.事故处理结束后，应及时总结经验教训，对应急处置预案进行修订和完善，提高应急处置能力。八、档案安全培训与宣传教育（一）培训计划制定档案管理部门应制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训方式、培训对象、培训时间等。培训计划应根据公司档案管理工作的实际情况和员工的需求进行制定，确保培训工作的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准，如《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等。2.档案安全管理制度和操作规程，如档案借阅制度、档案整理规范等。3.档案安全防护知识和技能，如防火、防潮、防虫、防盗等知识和技能。4.档案信息安全知识和技能，如身份认证、访问控制、数据加密等知识和技能。（三）培训方式1.集中培训：定期组织档案管理人员进行集中培训，邀请专家或业务骨干进行授课，系统学习档案安全知识和技能。2.现场培训：针对档案管理工作中的实际问题，如档案整理、数字化加工等，组织现场培训，由经验丰富的档案管理人员进行现场指导。3.网络培训：利用公司内部网络平台，发布档