城建档案三书制度

PAGE城建档案三书制度一、总则（一）目的为加强城建档案管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，提高城建档案的利用价值，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在城市建设活动中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于城市规划、建设工程、市政设施、环境卫生等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城建档案由本公司/组织指定的专门部门或机构集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：城建档案应如实反映城市建设活动的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则：按照城建档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保城建档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、城建档案三书制度的定义与构成（一）定义城建档案三书制度是指在城市建设项目过程中，形成的项目前期书、过程记录书和竣工总结书，共同构成完整的城建档案体系，以全面记录城市建设活动的各个环节。（二）项目前期书1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等，明确项目的建设背景、目的、规模、投资等基本情况。2.规划设计文件涵盖城市总体规划、详细规划、专项规划以及建设项目的设计方案、初步设计、施工图设计等，为项目建设提供规划依据和设计指导。3.用地文件如土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等，记录项目用地的取得情况。（三）过程记录书1.工程建设管理文件包括项目建设管理机构的组建文件、工程招投标文件、工程监理文件、工程质量监督文件等，反映项目建设过程中的组织管理和监督情况。2.工程施工文件包含施工组织设计、施工技术交底、工程变更记录、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等，详细记录工程施工的全过程。3.工程进度文件如工程进度计划、进度报表、工程进度照片等，直观展示工程建设的进度情况。（四）竣工总结书1.工程竣工验收文件包括工程竣工验收报告、工程质量评估报告、工程竣工备案表等，证明工程已按要求完成并通过验收。2.工程竣工决算文件如工程竣工决算报告、工程造价审计报告等，反映工程建设的实际投资情况。3.工程总结与评价文件对工程建设的全过程进行总结，分析工程建设的经验教训，提出对后续类似项目的建议和改进措施。三、城建档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目负责人应按照本制度的规定，及时收集本部门或项目产生的城建档案资料，确保档案的齐全、完整。2.对于涉及多个部门或项目的城建档案资料，由相关部门共同协商确定收集责任主体，确保档案资料不遗漏。3.收集的城建档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。（二）整理原则1.遵循城建档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照分类标准进行整理，使档案资料条理清晰、便于查找和利用。3.对档案资料进行编号、编目，编制档案目录和检索工具，提高档案管理的信息化水平。（三）整理方法1.项目前期书的整理按照文件的性质和时间顺序进行排列，编制目录，装订成册。2.过程记录书的整理按照工程建设的阶段和类别进行分类，如施工文件可分为基础工程、主体工程、装饰装修工程等类别，分别整理归档。3.竣工总结书的整理将工程竣工验收文件、竣工决算文件和工程总结与评价文件等按照顺序排列，编制目录，装订成册。四、城建档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的城建档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案的类别和保管期限进行存放。（二）保管期限1.城建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括城市总体规划、重要建设项目的档案等；长期保管的档案保管期限为30年左右，如一般建设项目的档案等；短期保管的档案保管期限为10年左右，如一般性的工程技术资料等。（三）保护措施1.定期对城建档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、城建档案的利用与服务（一）利用范围1.本公司/组织内部的各部门因工作需要，可查阅利用城建档案。2.城市建设管理部门、相关企事业单位以及社会公众在办理城市建设项目审批、工程质量监督、工程竣工验收备案等业务时，可按照规定查阅利用相关城建档案。（二）利用方式1.查阅利用城建档案时，利用者应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经本公司/组织档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件，并做好查阅登记工作。3.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的城建档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅利用范围。（三）服务机制1.建立完善的城建档案利用服务机制，提高服务质量和效率。档案管理部门应及时回复利用者的查阅申请，提供准确、完整的档案资料。2.加强与城市建设管理部门、相关企事业单位以及社会公众的沟通与协作，了解他们对城建档案利用的需求，不断改进服务方式和内容。3.开展城建档案信息咨询服务，为利用者提供档案业务指导和相关政策法规解读。六、监督与考核（一）监督检查1.本公司/组织档案管理部门应定期对各部门和项目的城建档案管理情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立城建档案管理工作考核评价机制，对各部门和项目负责人的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案的完整性、准确性、规范性、利用效率等方面，考核结果作为对部门和个人绩效评价的重要依据。3.对在