学校院系档案管理制度

PAGE学校院系档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校院系档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各院系在教学、科研、行政管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：院系档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校院系的各项工作和活动。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）院系档案工作领导小组1.组成：由院系领导、各部门负责人等组成领导小组。2.职责：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。制定和完善院系档案管理制度。审定院系档案工作计划和总结。协调解决档案工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.设置：设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。2.职责：负责制定档案工作年度计划和实施方案。组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。对档案进行分类登记、编目、统计和鉴定。指导各部门兼职档案员的工作。做好档案的安全保密工作。（三）兼职档案员1.设置：各部门指定一名兼职档案员。2.职责：负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。定期向档案管理部门移交档案。协助档案管理部门开展档案的查阅利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、学生成绩册、实习报告、毕业论文等。2.科研档案：包括科研项目申请书、研究报告、论文发表、专利申请、科研成果鉴定等。3.行政管理档案：包括院系工作计划、总结、会议记录、规章制度、人员任免、考核奖惩等。4.学生工作档案：包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、综合素质测评等。5.其他档案：如外事活动档案、财务档案、设备档案等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.兼职档案员应定期对本部门的档案进行清查核对，确保档案的完整准确。3.对于重要的档案材料，应实行双套制或多套制保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，分为教学、科研、行政管理、学生工作等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：将零散的档案材料进行装订，保持整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.教学档案应在每学期结束后一个月内归档。2.科研档案应在项目结题后三个月内归档。3.行政管理档案应在次年上半年归档。4.学生工作档案应在学生毕业或离校后一个月内归档。（二）归档程序1.兼职档案员将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、登记和编号。3.将归档的档案装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息。4.将档案盒存放在档案库房的指定位置。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映学校院系主要职能活动和历史面貌的，对学校院系有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。凡是在一定时期内对学校院系工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.加强档案库房的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本校师生员工、校友及因工作需要查阅档案的单位和个人，均可按规定查阅档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围。2.经档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。（三）利用方式1.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并登记备案。3.查阅档案的人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损。（四）特殊情况处理1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行。2.对重要档案的查阅利用，应实行审批制度，经院系领导批准后方可查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学校院系的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、可靠程度等方面进行综合分析。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每五年对档案进行一次全面鉴定。2.随时鉴定：对已到保管期限的档案，及时进行鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审查，提出销毁意见。2.经院系档案工作领导小组批准后，填写《档案销毁清册》。3.由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在《档案销毁清册》上签字。4.销毁档案时，应注意保密，确保档案信息不泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校院系档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理和数据录入，建立电子档案数据库。2.档案管理系统开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理局域网，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.加强对电子档案的安全管理，采取数