档案调阅制度及流程图

PAGE档案调阅制度及流程图一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工因工作需要调阅档案的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案调阅活动必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全性原则：调阅过程中要采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.必要性原则：调阅档案应基于工作实际需要，严禁无正当理由调阅档案。4.规范性原则：调阅档案应按照规定的流程和手续进行，确保调阅行为规范有序。二、档案调阅申请（一）申请主体公司/组织内部各部门及员工因工作需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请表》。（二）申请内容1.调阅人信息：包括调阅人姓名、所在部门、职务等。2.调阅档案信息：明确调阅档案的名称、类别、年度等。3.调阅目的：详细说明调阅档案的用途，如查阅项目资料、核实工作数据等。4.调阅时间：预估调阅档案的起止时间。（三）申请审批1.部门负责人审批：调阅人所在部门负责人对调阅申请进行初审，重点审核调阅目的是否合理、必要，调阅时间是否合适等。如同意调阅，在申请表上签署意见并签字。2.档案管理部门审批：档案管理部门收到经部门负责人审批的申请表后，进行复审。复审内容包括调阅档案的密级、保管期限等，确保调阅行为符合规定。如复审通过，档案管理部门负责人签字批准。3.特殊情况审批：对于涉及重要机密档案或需上级领导批准的调阅申请，应报上级领导审批。上级领导根据具体情况做出批示。三、档案调阅流程（一）预约调阅时间调阅申请经审批通过后，调阅人应与档案管理部门预约具体的调阅时间。档案管理部门根据档案的保管状况和调阅需求，合理安排调阅时间，并通知调阅人。（二）调阅前准备1.调阅场所安排：档案管理部门根据调阅档案的数量和调阅方式，安排合适的调阅场所。调阅场所应具备必要的安全设施和条件，如防火、防潮、防虫等。2.调阅人员培训：对于初次调阅档案或调阅特殊档案的人员，档案管理部门可对其进行调阅前培训，告知调阅注意事项，如档案的查阅方法、禁止的行为等。（三）现场调阅1.身份核实：调阅人到达调阅场所后，档案管理人员首先对调阅人的身份进行核实，确认与申请表上的信息一致。2.档案交接：档案管理人员按照调阅申请表上的内容，向调阅人提供所需档案，并办理档案交接手续。交接时，双方应仔细核对档案的数量、完整性等，确保无误后签字确认。3.调阅过程监督：在调阅过程中，档案管理人员应在现场进行监督，确保调阅人按照规定的方式和要求查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。调阅人如需复印、拍照等，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可进行。4.调阅时间控制：调阅人应在预约的时间内完成调阅工作，如需延长调阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）调阅后归还1.档案整理：调阅工作结束后，调阅人应将档案整理好，保持档案的原状。2.档案归还：调阅人将整理好的档案归还档案管理人员，双方再次核对档案的数量、完整性等，确认无误后办理归还手续。3.记录存档：档案管理人员对调阅过程进行记录，包括调阅时间、调阅人、调阅档案名称、调阅目的、调阅情况等，并将记录存档，以备后续查阅。四、档案调阅权限（一）不同密级档案调阅权限1.绝密级档案：原则上禁止调阅。确因工作需要调阅的，须经公司/组织最高领导批准，并在档案管理部门专人陪同下进行调阅。2.机密级档案：调阅人须为公司/组织内部具有相应审批权限的管理人员，并经档案管理部门负责人审核同意。调阅过程中应严格遵守保密规定。3.秘密级档案：公司/组织内部相关部门及员工因工作需要可申请调阅，但需经部门负责人审批，并在档案管理部门登记备案。（二）不同类别档案调阅权限各类档案的调阅权限根据其性质和用途，按照公司/组织相关规定执行。例如，人事档案调阅需符合人事管理规定，财务档案调阅需经财务部门负责人批准等。五、档案调阅保密规定（一）调阅人保密义务1.调阅人在调阅档案过程中，应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。2.对于调阅过程中知悉的公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息，调阅人负有保密责任，不得擅自传播、使用或用于其他非工作目的。（二）档案管理人员保密职责1.档案管理人员应妥善保管调阅档案，防止档案在调阅过程中发生泄密事件。2.对调阅人的身份信息、调阅目的等进行保密，不得随意透露给他人。（三）保密措施1.在调阅场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入调阅区域。2.调阅档案时，档案管理人员应尽量减少档案的暴露时间和范围，避免档案信息被他人获取。3.对于涉及保密内容的档案调阅，可采取加密存储、限制访问权限等技术手段进行保密。六、档案调阅违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自调阅档案。2.调阅档案过程中违反安全保密规定，如擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，泄露档案信息等。3.未按规定时间归还档案或逾期未办理续借手续。4.调阅档案用于非工作目的或转借他人。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的调阅人，给予警告处分，并要求其作出书面检讨。2.对于多次违规或情节严重的调阅人，视情节轻重给予相应的纪律处分，如罚款、降职、辞退等，并依法追究其法律责任。3.对于因调阅人违规行为导致档案丢失、损坏、泄密等后果的，调阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿责任包括但不限于档案修复费用、因泄密造成的经济损失等。七、档案调阅流程图（一）调阅申请流程图1.调阅人填写《档案调阅申请表》2.部门负责人初审，签署意见并签字3.档案管理部门复审，负责人签字批准4.特殊情况报上级领导审批（二）调阅流程详细流程图1.调阅申请经审批通过2.调阅人预约调阅时间3.档案管理部门准备调阅场所4.调阅人到达，身份核实5.办理档案交接手续6.调阅人在现场调阅，档案管理人员监督7.调阅结束，调阅人整理档案8.调阅人归还档案，办理归还手续9.档案管理人员记录存