鞍钢股份档案归档制度

PAGE鞍钢股份档案归档制度一、总则（一）目的为加强鞍钢股份档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司历史真实面貌，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于鞍钢股份各部门、各单位在生产经营、管理、科研、技术创新等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则鞍钢股份档案工作实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集公司在各个方面形成的文件材料，保证档案内容的完整性，避免重要信息的遗漏。4.系统性原则对归档的文件材料进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性，便于管理和利用。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置鞍钢股份设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的集中管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司各部门、各单位移交的档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁失去保存价值的档案。6.组织开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。7.对公司各部门、各单位的档案工作进行监督检查和业务指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。8.做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司档案管理决策提供数据支持。三、归档范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证等。2.公司年度工作计划、总结、报告，以及各类综合性会议文件、纪要等。3.公司发布的各项规章制度、办法、规定等文件。4.公司内部机构设置、人员编制、干部任免、员工奖惩等文件材料。5.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等文件。6.公司与上级主管部门、政府部门及其他单位往来的文件、函件、请示、批复等。7.公司行政事务管理中形成的各类文件，如公文处理、印章管理、保密工作、信访工作等文件材料。（二）生产经营类1.生产计划、调度指令、生产统计报表等文件，反映公司生产运行情况。2.产品研发、工艺改进、质量控制等方面的文件材料，包括科研项目立项报告、研究成果报告、工艺流程图、质量检验报告等。3.市场营销方面的文件，如市场调研报告、销售合同、客户信息等。4.物资采购、供应、库存管理等文件，包括采购合同、物资出入库单、库存盘点表等。5.设备管理文件，如设备购置计划、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备报废审批文件等。6.能源管理文件，如能源消耗统计报表、节能措施方案等。7.安全生产管理文件，包括安全管理制度、安全检查记录、事故报告及处理文件等。（三）财务管理类1.财务预算、决算报告，财务分析报表等文件。2.会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。3.财务审计报告、税务申报资料、资金管理文件等。（四）人力资源类1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等人事档案材料。2.员工薪酬福利、社会保险、劳动保护等方面的文件材料。3.员工劳动合同、集体合同等文件。（五）科技研发类1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书等立项文件。2.科研项目研究过程中形成的实验记录、研究报告、技术总结、专利申请文件等。3.科研成果鉴定、验收、奖励等文件材料。（六）基本建设类1.基本建设项目立项审批文件，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计批复等。2.工程设计文件（包括初步设计、施工图设计等）、工程招投标文件、工程合同等。3.工程施工过程中的施工组织设计、工程变更记录、工程质量检验报告、工程竣工验收文件等。（七）党群工作类1.党委工作计划、总结、报告，党委会议文件、纪要等。2.党支部建设、党员管理、党员教育等方面的文件材料。3.工会工作文件，如工会工作计划、总结、职工代表大会文件等。4.共青团工作文件，如共青团工作计划、总结、青年活动记录文件等。四、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门、各单位应确保归档的文件材料齐全完整，不得遗漏重要文件。对于同一事项的文件材料，应收集其从形成到结束的全过程相关文件。（二）文件材料真实有效归档的文件材料必须是真实、有效的原始文件，不得使用复印件、传真件代替原件归档，但在特殊情况下，经档案管理部门同意，可将与原件核对无误的复印件作为附件一同归档，并注明原件存放处。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应采用统一的格式，如A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。电子文件应采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保其可读性和完整性。（四）文件材料整理有序各部门、各单位在移交档案前，应对文件材料进行初步整理，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行分类排列，编制文件目录，并在每份文件首页加盖页码章。五、归档时间（一）定期归档1.行政管理类文件，应在次年上半年归档完毕。2.生产经营类文件，应在次年一季度归档完毕。3.财务管理类文件，应在次年上半年归档完毕。4.人力资源类文件，应在次年上半年归档完毕。5.科技研发类文件，应在项目结题后三个月内归档完毕。6.基本建设类文件，应在工程竣工验收后三个月内归档完毕。7.党群工作类文件，应在次年上半年归档完毕。（二）随时归档对于一些临时性的、紧急的文件材料，应在文件办理完毕后及时归档。六、归档程序（一）部门整理各部门、各单位按照归档要求，对本部门形成的文件材料进行收集、整理、分类、编号，编制文件目录，并填写《档案移交清单》。（二）部门初审各部门负责人对本部门整理好的档案进行初审，确保档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后签字确认。（三）档案移交各部门将初审后的档案及《档案移交清单》一并移交至公司档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行核对，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。（四）档案接收档案管理部门接收档案后，对档案进行再次整理、编目、上架等工作，将档案正式纳入公司档案管理体系。七、档案分类与编号（一）分类方法鞍钢股份档案采用年度机构保管期限分类法，即先按年度将档案分为不同类别，再按机构（部门）进行细分，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。（二）编号规则1.全宗号：暂定为“AG”，代表鞍钢股份全宗。2.年度号：采用公元纪年，如“20XX”表示年份。3.机构号：按照公司内部机构设置顺序编号，如“01”代表公司办公室，“02”代表生产部等。4.保管期限号：“1”代表永久，“2”代表长期（1650年），“3”代表短期（15年以下）。5.件号：在每一类档案中，按照文件排列顺序从“001”开始依次编号。例如：一份由公司办公室在2020年形成的永久保管的文件，其编号为：AG2020011001。八、档案保管（一）保管场所公司档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，定期对设备进行检查和维护，保证设备正常运行。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放架位和层号。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。九、档案利用（一）利用范围公司内部各部门、各单位因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：借阅档案须经档案管理部门负责人批准，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等信息。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅人或借阅人姓名、查阅或借阅内容、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准主要考虑档案的内容重要性、历史价值、现实利用价值等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，并将清单提交给档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.将鉴定结果报公司主管领导审批，同意销毁的档案编制《档案销毁清单》。