档案馆档案管理员制度

PAGE档案馆档案管理员制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆档案管理员及涉及档案管理工作的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案馆对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构与职责（一）档案馆设置公司/组织设立档案馆，作为档案管理的专门机构，隶属于[具体部门]。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。6.定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案工作情况。（三）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、上架等工作。做好档案库房的管理，确保档案存放安全，环境符合要求。按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定、销毁和统计工作。为公司/组织各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。参与档案信息化建设，录入和维护档案信息数据。协助开展档案业务培训和宣传工作。2.部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案馆移交档案。配合档案馆做好档案的鉴定、统计等工作。按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的日常管理。及时向档案馆反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在筹备、成立、运营等各个阶段形成的文件材料，包括但不限于公司章程、股东会决议、董事会决议、各类合同协议、工作计划、工作总结、财务报表等。2.公司/组织的各类业务活动中产生的文件、记录、报表、图表、声像资料等，如项目文档、市场调研报告、生产记录、销售数据等。3.公司/组织内部机构设置、人员任免、劳动人事等方面的文件材料，如组织机构图、人员名册、任免文件、劳动合同等。4.公司/组织的资产产权、财务管理、审计监督等方面的文件材料，如资产清单、财务凭证、审计报告等。5.公司/组织对外宣传、交流、合作等活动中形成的文件材料，如宣传资料、合作协议、会议纪要等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于档案的数字化处理和信息检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为[具体类别]，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。每个类别下再根据具体情况进行二级分类。2.编号为每份档案或每组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应安装必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防盗门窗等，并定期进行检查和维护。3.合理规划库房空间，按照档案类别、保管期限等进行分区存放，设置明显的标识牌。（二）档案装具选择根据档案的特点和保管要求，选择合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜等。档案装具应坚固耐用、便于存放和取用档案。（三）档案存放要求1.纸质档案应按照编号顺序排列上架，避免挤压、折叠和损坏。2.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识和说明。（四）库房环境管理1.控制库房的温度和湿度，温度应保持在[适宜温度范围]，湿度应保持在[适宜湿度范围]。2.定期对库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.保持库房通风良好，排除有害气体和异味。（五）档案保管期限划分根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，将档案保管期限划分为永久、长期和短期。1.永久保管反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为[X]年。3.短期保管在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限一般为[X]年。（六）档案定期检查1.建立档案定期检查制度，档案管理员应定期对档案进行全面检查，检查内容包括档案数量、保管状况、存储介质等。2.在检查过程中，如发现档案有损坏、变质迹象，应及时采取措施进行修复和处理。3.对检查情况进行详细记录，发现问题及时报告并整改。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，参考档案的利用频率、重要程度等，确定其鉴定结果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理员和监销人员签字确认。5.销毁后的档案清单应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织外部单位因合法合规的原因，经公司/组织批准查阅、借阅档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案馆查阅档案原件或复印件，档案馆应提供必要的查阅场所和设备。2.借阅对于确需借出档案的，应履行借阅手续，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案馆负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[规定天数]，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.如需复制档案，应经档案馆同意，并按照规定的程序进行操作，复制件应与原件核对无误后加盖档案馆印章。3.档案利用完毕后，应及时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、用途等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。3.确保档案信息的安全和保密，防止信息泄露和数据丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转化为电子文件存储在档案信息管理系统中。数字化过程应保证档案内容的准确性和完整性。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息安全管理制度，采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，保障档案信息系统的安全稳定运行，防止数据被非法获取、篡改或破坏。（三）信息化管理流程1.档案数据录入档案管理员按照档案整理的结果，将档案信息录入档案信息管理系统，确保数据准确无误。2.数据审核与校对对录入的数据进行审核和校对，发现问题及时修改，保证档案信息的质量。3.系统维护与更新定期对档案信息管理系统进行维护和更新升级