机关人事档案收集制度

PAGE机关人事档案收集制度一、总则（一）目的为了加强机关人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、准确、规范，充分发挥人事档案在机关工作中的重要作用，特制定本收集制度。（二）适用范围本制度适用于本机关全体工作人员的人事档案收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映工作人员的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集工作人员在各个方面形成的具有保存价值的材料，确保档案内容完整无缺。3.准确性原则：对收集的材料进行认真审核，保证材料内容准确无误。4.规范性原则：严格按照规定的程序、标准和要求进行档案收集工作，确保档案整理规范统一。二、收集范围（一）履历类材料1.个人经历材料，包括学历、学位、培训经历、工作经历等相关证明材料。2.参加工作后的职务变动情况材料，如任职文件、任免审批表等。（二）自传材料个人撰写的自传及相关补充材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、任职期满考核材料等。2.各类专项考核材料，如绩效考核、廉政考核等。3.考察材料，包括干部选拔任用、评先评优等考察过程中形成的材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训鉴定等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书等。（五）政审材料1.政治历史情况审查材料，如入党政审、出国（境）政审等相关材料。2.涉及违纪违法问题的审查处理材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传等入党相关材料。2.入团志愿书、入团申请书等入团相关材料。3.党员民主评议、党性分析材料等。（七）奖励材料获得的各级各类奖励证书、表彰决定等材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分的决定书、处分审批表等相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等工资相关材料。2.任免审批表、任职文件等职务任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.个人总结、述职报告等。2.反映个人业绩、能力、特长等方面的材料。3.其他与个人工作、学习、生活相关的重要材料。三、收集渠道（一）组织人事部门1.负责收集工作人员的任职文件、任免审批表、年度考核登记表等组织管理类材料。2.协调相关部门提供涉及工作人员政治历史审查、奖励处分等方面的材料。（二）业务部门1.提供工作人员在业务工作中形成的专业技术职务（职称）评审材料、培训结业证书、项目成果报告等相关材料。2.协助组织人事部门收集涉及工作人员考核、考察等方面的业务工作材料。（三）个人提交工作人员按照要求主动提交个人自传、学历学位证书、奖励证书等相关材料。四、收集程序（一）定期收集1.组织人事部门每年定期开展人事档案收集工作，明确收集时间节点和要求。2.各部门按照规定时间将应收集的材料整理汇总后报送至组织人事部门。（二）即时收集1.对于工作人员职务变动、学历学位变更、奖惩等重要事项发生后，相关部门应及时将形成的材料收集整理并报送组织人事部门。2.工作人员个人取得新的学历学位证书、奖励证书等材料后，应在规定时间内提交至组织人事部门。（三）审核整理1.组织人事部门对收集到的材料进行认真审核，检查材料的真实性、完整性和准确性。2.对审核合格的材料进行分类整理，按照档案管理的规范要求进行装订、编目等操作。（四）归档入库1.将整理好的人事档案及时归档入库，确保档案妥善保管。2.建立档案目录索引，方便查询和利用。五、质量要求（一）材料内容要求1.材料应内容真实、表述准确、字迹清晰，严禁涂改、伪造。2.材料应完整齐全，签字盖章等手续完备。（二）材料格式要求1.材料应统一使用A４纸张，左侧装订。2.材料的标题、字体、字号等应符合档案管理的规范要求。（三）材料审核要求1.组织人事部门对收集的材料进行严格审核，确保材料符合规定要求。2.对审核中发现的问题及时与相关部门或个人沟通，要求补充完善或进行整改。六、责任与监督（一）部门责任1.组织人事部门负责统筹协调人事档案收集工作，对档案收集工作进行指导和监督。2.各部门负责本部门工作人员人事档案材料的收集、整理和报送工作，确保材料真实、完整、及时。（二）个人责任1.工作人员应积极配合档案收集工作，如实提供个人相关材料。2.对故意隐瞒、虚报个人信息或提供虚假材料的，将按照有关规定严肃处理。（三）监督检查1.建立人事档案收集工作监督检查机制，定期对档案收集工作进行检查。2.对违反本制度规定的行为，及时进行纠正，并追究相关责任人的责任。七、信息化管理（一）档案数字化1.逐步推进人事档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的电子化存储和管理。2.建立人事档案数字化管理系统，对电子档案进行分类、索引、检索等操作，提高档案查询利用效率。（二）信息安全管理1.加强人事档案信息化管理系统的安全防