保管学生学籍档案制度

PAGE保管学生学籍档案制度一、总则1.目的为了加强学生学籍档案的管理，确保学籍档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校全体学生的学籍档案管理工作，包括从学生入学到毕业全过程中所产生的各类学籍信息资料。3.基本原则学籍档案管理遵循真实性、完整性、保密性、规范性和服务性原则。确保档案内容真实反映学生在校期间的学习、生活及成长历程；全面收集和整理各类相关资料，不遗漏重要信息；严格保护学生个人隐私，防止档案信息泄露；按照规定的流程和标准进行操作，保证档案管理工作有序开展；以服务学校教学、管理及学生发展为宗旨，为相关工作提供有力支持。二、档案内容及分类1.学生基本信息档案包括学生入学时提交的个人身份证明、户籍信息、家庭情况等原始资料。记载学生的姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话、父母姓名及职业等基本情况。2.招生录取档案涵盖招生部门留存的学生报考信息、录取通知书存根、录取审批表等。详细记录学生报考的学校、专业、考试成绩、录取批次及录取时间等关键信息。3.学习成绩档案包含学生每学期的课程考试成绩、补考成绩、重修成绩等。按照课程类别、学期顺序进行整理归档，反映学生学业成绩的变化情况。4.奖惩档案收集学生在校期间获得的各类奖励证书及受到的纪律处分文件。奖励包括奖学金、荣誉称号、竞赛获奖等；处分包括警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等，明确记录奖惩原因、时间及相关决定。5.学籍异动档案涉及学生转专业、转学、休学、复学、退学等学籍变动的相关申请材料、审批文件及情况说明。完整记录学籍异动的原因、时间、经过及最终结果，确保学籍状态准确无误。6.毕业档案包括毕业生登记表、毕业鉴定、学位授予决定、毕业证书及学位证书复印件等。全面反映学生完成学业情况，为毕业生就业、升学及人事档案转接提供依据。三、档案建立与收集1.入学档案建立新生入学时，学校招生部门负责组织学生填写入学登记表，并要求学生提交个人基本信息证明材料。招生工作人员对学生提交的材料进行审核，确保信息真实准确后，按照规定格式录入系统，并整理成册，建立新生入学档案。2.学习过程档案收集各教学单位负责组织教师及时录入学生课程成绩，并将成绩报告单提交至学籍管理部门。学生处、教务处等相关部门负责收集学生在各类活动中获得的奖励证书及受到的处分文件，并定期移交学籍档案管理部门。对于学生学籍异动情况，相关部门应在规定时间内将申请材料及审批结果整理归档，确保档案信息的连贯性和完整性。3.毕业档案整理在学生毕业前，教务处负责组织填写毕业生登记表，各学院对学生在校期间的表现进行综合鉴定。学位评定委员会作出学位授予决定后，学校办公室负责将毕业证书、学位证书复印件等材料整理归入毕业档案。毕业档案整理完成后，经审核无误，按照规定流程进行封存保管。四、档案保管1.保管场所设立专门的学籍档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案存放环境安全适宜。保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.保管方式采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案按照类别和学年顺序进行分类装订，存放于档案柜中；电子档案采用光盘刻录备份，并存储于专用服务器中，同时建立电子档案索引目录，便于查询和管理。定期对纸质档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整；对电子档案进行维护更新，防止数据丢失或损坏。3.档案借阅严格限定档案借阅范围，本校教职工因工作需要查阅学籍档案的，须填写《学籍档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学籍档案管理部门办理借阅手续。外单位人员查阅学籍档案的，须持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，不得擅自将档案带出保管室或转借他人。借阅档案必须严格遵守保密规定，不得擅自涂改、抽取、撤换或销毁档案材料，借阅完毕后应及时归还。4.档案移交学生毕业离校后，按照国家档案管理规定和学校相关要求，将毕业生学籍档案及时移交至学校档案馆或学生就业单位档案管理部门。办理档案移交手续时，应填写《学籍档案移交清单》，双方签字确认，确保档案移交过程清晰、准确。五、档案保密与安全1.保密措施加强对学籍档案管理人员的保密教育，签订保密责任书，明确保密责任和义务。严格控制档案查阅权限，对涉及学生个人隐私的信息严格保密，未经授权不得泄露。在档案管理工作中，采取加密存储、限制访问等技术手段，保障电子档案信息安全。2.安全管理建立健全档案安全管理制度，制定安全应急预案，定期进行安全检查和隐患排查。加强对档案保管场所的安全防范，安装监控设备，配备消防器材，确保档案保管环境安全无事故。如发生档案安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。六、档案信息化管理1.系统建设建立完善的学籍档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、查询、统计、分析、存储等功能自动化。系统应具备数据备份、恢复、安全审计等功能，确保档案数据的安全性和可靠性。2.数据维护安排专人负责学籍档案信息化管理系统的日常维护和数据更新工作，及时处理系统运行中出现的问题。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失；根据档案管理工作实际需求，对系统功能进行优化升级，提高管理效率和服务质量。3.信息安全加强学籍档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对系统功能的访问级别。采用防火墙、入侵检测、防病毒等技术手段，防范网络攻击和数据泄露风险，确保系统运行安全稳定。七、档案管理人员职责1.档案管理人员基本要求具备档案管理专业知识和技能，熟悉教育行业相关法律法规和学籍档案管理业务流程。工作认真负责，严谨细致，具有较强的保密意识和服务意识。2.具体工作职责负责学籍档案的收集、整理、分类、装订、保管及借阅登记等日常管理工作。按照规定流程和标准，及时准确地录入、更新档案信息，确保档案数据的完整性和准确性。定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理。协助学校相关部门做好学籍档案的查询、统计、分析等工作，为学校教学、管理及学生发展提供数据支持。严格遵守档案保密制度和安全管理制度，保障档案信息安全。八、监督与检查1.内部监督学校设立学籍档案管理监督小组，定期对学籍档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。学籍档案管理部门应定期开展自查自纠工作，对档案管理过程中的各个环节进行全面梳理，确保工作规范有序。2.外部监督主动接受教育行政部门、档案管理部门等上级主管单位的监督检查，