煤矿档案借阅管理制度

PAGE煤矿档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿各部门、各岗位人员因工作需要借阅档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案借阅过程的规范性、安全性和保密性。3.提高档案利用效率，服务煤矿各项工作开展。二、档案借阅的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案借阅管理制度。2.负责档案借阅的登记、审核、发放和回收工作。3.对档案借阅情况进行监督和检查，确保档案安全。（二）借阅部门职责1.明确专人负责档案借阅申请的提交和归还工作。2.按照规定的用途使用档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。3.按时归还借阅的档案，如遇特殊情况需要延期归还，应提前办理延期手续。（三）借阅人员职责1.如实填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.遵守档案借阅管理制度，爱护档案，不得擅自将档案带出规定的使用场所。3.借阅结束后，及时归还档案，如有损坏或丢失，应承担相应责任。三、档案借阅的范围（一）可供借阅的档案类型1.与煤矿生产、建设、管理等工作相关的各类文件、资料、记录等。2.经过整理和编目的档案副本。（二）限制借阅的档案类型1.涉及煤矿商业秘密、技术秘密、安全机密等重要信息的档案。2.尚未解密或不宜公开的档案。四、档案借阅的流程（一）借阅申请1.借阅人员需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等内容。2.将申请表提交至所在部门负责人审核签字。（二）申请审核1.档案管理部门收到借阅申请表后，对申请内容进行审核。2.审核重点包括借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、借阅人员是否具备借阅资格等。3.对于涉及重要机密或限制借阅的档案，需经档案管理部门负责人或煤矿分管领导审批。（三）档案发放1.审核通过后，档案管理部门根据申请表内容，准备相应的档案。2.在档案借阅登记簿上进行详细登记，记录借阅日期、借阅人员姓名、部门、档案名称、数量、预计归还日期等信息。3.将档案发放给借阅人员，并要求借阅人员签字确认。（四）档案归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.归还档案时，借阅人员需确保档案的完整性和整洁性，如有损坏或丢失，应及时报告并说明情况。3.档案管理部门对归还的档案进行检查，核对无误后，在档案借阅登记簿上记录归还日期，并注销借阅记录。五、档案借阅的期限（一）一般档案借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需要延长的，最长不得超过[X]个工作日。（二）重要档案借阅期限对于涉及煤矿重要机密或关键信息的档案，借阅期限根据具体情况另行确定，但最长不得超过[X]个工作日。六、档案借阅的使用规定（一）借阅档案的用途限制借阅人员只能将档案用于申请时注明的目的，不得擅自改变用途或转借他人。（二）档案使用场所规定借阅的档案应在档案管理部门指定的场所内使用，如需带出办公区域，需经档案管理部门负责人批准。（三）档案的保护要求1.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、污损、标记、折叠等。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，不得自行留存或销毁。七、档案借阅的监督与检查（一）定期检查档案管理部门定期对档案借阅情况进行检查，包括借阅记录的完整性、档案归还情况、档案使用状况等。（二）不定期抽查档案管理部门不定期对借阅档案进行抽查，核实档案的使用情况和保管状况，发现问题及时处理。（三）违规处理对于违反档案借阅管理制度的行为，档案管理部门将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款、停止借阅资格等。如造成档案损坏、丢失或泄露机密等严重后果的，将依法追究相关人员的责任。八、档案借阅的保密措施（一）借阅人员的保密义务借阅人员应对所借阅档案涉及的机密信息严格保密，不得向无关人员透露。（二）档案管理部门的保密责任档案管理部门应对档案借阅过程中的信息严格保密，采取必要的安全措施，防止档案信息泄露。（三）保密协议对于涉及重要机密的档案借阅，档案管理部门可与借阅人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。九、档案借阅的信息化管理（一）建立档案借阅信息系统利用信息化技术建立档案借阅信息系统，实现档案借阅申请、审核、登记、查询、统计等功能的自动化管理。（二）电子档案借阅管理对于电子档案的借阅，应按照相关规定进行操作，确保电子档案的安全和保密。同时，在电子档案借阅信息系统中记录借阅情况，便于跟踪和管理。十、附则（一）制度解释权