档案调阅管理制度

PAGE档案调阅管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在工作中涉及档案调阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案调阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保调阅行为合法合规。2.安全保密原则：调阅过程中要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。对涉及公司机密的档案，要严格履行保密义务。3.规范有序原则：明确调阅流程和审批权限，确保调阅工作按章办事，有序进行。4.高效利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，最大限度地满足公司各项工作对档案的利用需求，提高工作效率。二、档案调阅范围（一）公司各类文件档案包括但不限于公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、各类报告、合同协议、人事档案、财务档案等。（二）业务档案如市场调研资料、销售合同、客户档案、项目文档、技术资料等。（三）其他具有保存价值的档案如公司荣誉证书、资质文件、重要活动记录等。三、调阅流程（一）调阅申请1.调阅人需填写《档案调阅申请表》，详细注明调阅档案的名称、调阅目的、调阅时间、预计归还时间等信息。2.调阅申请表需经调阅人所在部门负责人签字同意，明确调阅用途及责任。（二）审批1.根据调阅档案的密级和重要程度，按照以下审批权限进行审批：普通档案：由档案管理部门负责人审批。机密档案：需经公司分管领导审批。绝密档案：必须经公司总经理审批。2.审批人应认真审核调阅申请，确保调阅目的合理、调阅时间适当，并对调阅行为的合规性负责。（三）调阅登记1.档案管理部门在收到经审批的调阅申请表后，进行调阅登记。登记内容包括调阅人姓名、部门、调阅档案名称、调阅时间、预计归还时间、审批意见等。2.为每一份被调阅的档案建立调阅记录，记录调阅过程中的相关信息，以备查询和追溯。（四）档案提供1.档案管理人员根据调阅申请表和审批意见，查找并提供相应档案。提供档案时，应与调阅人当面核对档案数量、完整性等情况，并办理交接手续。2.对于重要或珍贵档案，档案管理人员可采取复印件提供的方式，以减少原件的使用频率，降低档案损坏风险。如调阅人确需查阅原件，应在调阅申请表中注明原因，并经更高级别审批。（五）调阅归还1.调阅人应在预计归还时间内将档案归还档案管理部门。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，并说明延期原因，经批准后方可延期。2.档案管理人员在接收归还的档案时，要认真检查档案的完整性、准确性和保密性，确认无误后办理归还手续，并在调阅记录中注明归还时间。如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应立即报告，并采取相应措施进行处理。四、调阅权限与责任（一）调阅权限1.公司内部员工因工作需要，可按照本制度规定的流程申请调阅相关档案。2.外部单位或个人如需调阅公司档案，必须经过公司书面同意，并按照公司指定的程序和要求进行调阅。（二）调阅责任1.调阅人对调阅档案的安全和保密负责。在调阅期间，应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造、销毁档案。2.调阅人必须严格按照调阅目的使用档案，不得将档案用于其他无关用途。如需复制档案，应事先经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。3.档案管理部门对档案调阅过程进行全程监督，如发现调阅人有违反本制度的行为，有权立即收回档案，并视情节轻重给予相应的处罚。五、档案安全与保密措施（一）档案保管环境1.档案管理部门应确保档案存放场所安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.定期对档案保管环境进行检查和维护，确保档案存放条件符合要求。（二）调阅过程中的保密1.调阅档案时，应在档案管理部门指定的区域内进行，不得将档案带出指定场所。如需在其他地点使用档案，必须事先经档案管理部门批准，并采取相应的保密措施。2.调阅涉及机密的档案时，调阅人应严格遵守保密规定，不得在无关人员面前谈论档案内容。如因工作需要必须向他人介绍档案内容，应事先经过审批，并对接触档案内容的人员进行保密提醒。3.档案管理人员在提供档案时，应根据档案的密级和敏感程度，对调阅人进行必要的保密培训，告知其保密义务和违规后果。（三）档案信息安全1.加强对档案管理人员的信息安全培训，提高其信息安全意识和技能，防止因操作不当导致档案信息泄露。2.采用先进的信息技术手段，对档案信息进行加密存储和传输，确保档案信息在调阅过程中的安全性。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现并排除安全隐患。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案调阅管理制度的执行情况进行审计监督，检查调阅流程是否合规、调阅登记是否完整、档案安全与保密措施是否落实等。2.档案管理部门应定期对档案调阅情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向上级领导报告自查结果。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的调阅行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.如因调阅人的违规行为导致档案信息泄露、损坏或丢失，调阅人应承担相应的法律责任，并负责赔偿由此给公司造成的损失。3.对于在档案调阅管理工作中表现突出、严格遵守制度的部门和个人，给予表彰和奖励。七、附则