社区档案管理收集制度

PAGE社区档案管理收集制度一、总则（一）目的为了加强社区档案管理，确保社区档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确，如实反映社区工作的实际情况。3.及时归档原则各类文件材料应及时收集、整理、归档，防止文件材料的散失。4.方便利用原则档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立社区档案管理领导小组，由社区主任担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调社区档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责社区档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。3.建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，及时催还借出的档案。4.积极开展档案信息开发利用工作，为社区各项工作提供档案资料支持。5.参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案收集范围（一）文书档案1.上级机关下发的与社区工作有关的文件、指示、通知等。2.社区党组织、居委会形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、决议、会议记录等。3.社区工作中形成的各类合同、协议、责任书等。4.社区各类活动的方案、通知、总结等材料。（二）人事档案1.社区工作人员的履历表、登记表、任免文件等。2.工作人员的考核、奖惩、晋升、工资调整等材料。3.工作人员的学历、学位、专业技术职务等证书材料。（三）财务档案1.社区财务预算、决算报表。2.财务收支凭证、账目、审计报告等。3.固定资产台账、盘点表等。（四）业务档案1.社区民政工作档案，如低保、特困人员供养、临时救助等档案。2.社区计划生育工作档案，如育龄妇女档案、生育登记等材料。3.社区环境卫生工作档案，如环境卫生检查记录、垃圾清运台账等。4.社区治安综合治理工作档案，如治安巡逻记录、矛盾纠纷排查调处记录等。（五）声像档案1.社区各类活动的照片、录像、录音等资料。2.反映社区建设和发展的图片、影像资料。（六）实物档案1.社区获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等。2.具有保存价值的礼品、纪念品等。四、档案收集要求（一）及时性各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。一般情况下，当年形成的文件材料应在次年上半年整理归档。（二）完整性收集的档案应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。（三）准确性档案内容应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全。（四）规范性文件材料应统一使用A4纸，左侧装订，一式两份，一份归档，一份留存部门备查。五、档案收集程序（一）部门收集各部门负责收集本部门形成的文件材料，并按照档案分类标准进行初步整理。（二）移交档案管理部门各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至社区档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案管理部门审核接收档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。审核合格后，办理档案接收手续。六、档案整理（一）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。2.人事档案按照干部档案管理规定分类。3.财务档案按照会计档案管理办法分类。4.业务档案按照业务类别分类。5.声像档案按照时间顺序分类，并注明拍摄时间、地点、内容等。6.实物档案按照类别分类，并注明名称、来源、日期等。（二）编号对整理好的档案进行编号，编号应科学、规范，便于查找和管理。文书档案的编号应包括年度、保管期限、机构（问题）代码等信息。（三）编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。（四）装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。七、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映社区主要职能活动和历史面貌的，对社区工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映社区一般工作活动，在较长时间内对社区工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对社区工作有查考利用价值的档案。（三）定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。（四）安全防护加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案的安全。八、档案利用（一）利用范围社区工作人员因工作需要可以查阅、借阅档案。外单位因工作需要查阅社区档案的，须经社区档案管理领导小组批准，并办理查阅手续。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。2.借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）利用反馈档案利用结束后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门，并填写利用效果反馈表，对档案利用情况进行评价。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要销毁。鉴定工作由档案管理领导小组组织，档案管理人员和相关部门人员参加。