工会档案借阅管理制度

PAGE工会档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强工会档案的管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据国家有关法律法规和公司/组织的实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织工会档案的借阅管理工作，包括各类文件、资料、记录等档案的借阅。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，确保档案的合法使用。2.遵循保密原则，保护档案信息的安全，防止档案内容泄露。3.方便利用原则，在确保档案安全的前提下，为需要查阅档案的人员提供便利。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案1.与工会工作相关的政策法规文件、上级指示、会议记录等。2.工会组织建设、会员管理、活动策划与实施等方面的档案资料。3.职工权益维护、劳动争议处理等工作中形成的文件和记录。4.工会财务收支、资产管理等方面的档案。5.其他经工会领导批准可供借阅的档案。（二）限制借阅的档案1.涉及公司/组织商业秘密、敏感信息的档案。2.尚未解密或需保密的档案。3.重要会议的机密文件，未经特定程序批准不得借阅。三、借阅申请与审批（一）申请流程1.借阅人需填写《工会档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至工会档案管理部门。（二）审批权限1.一般性档案借阅，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要机密或大量档案的借阅，需经工会主席审批。（三）审批时间档案管理部门应在收到借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果通知借阅人。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.特殊情况需长期借阅的，经工会主席批准后可适当延长，但最长不超过[X]个月。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至工会档案管理部门。2.归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。五、借阅登记与记录（一）登记内容档案管理部门应建立《工会档案借阅登记簿》，详细记录借阅人的姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称及数量等信息。（二）记录保存借阅登记簿应妥善保存，保存期限为[X]年，以备查阅和审计。六、档案使用规范（一）不得擅自复制借阅人未经档案管理部门同意，不得擅自复制档案内容。如因工作需要确需复制的，应另行办理复制申请手续，并注明复制用途和份数。（二）不得转借他人借阅人不得将所借档案转借他人，如需他人共同查阅，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准。（三）妥善保管借阅人应妥善保管所借档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告。（四）使用完毕及时归还借阅人在使用完档案后，应及时整理并归还，不得拖延归还时间。七、保密规定（一）保密责任借阅人应对所借阅档案的内容保密，不得向无关人员泄露档案信息。如因工作需要引用档案内容，应注明出处。（二）保密措施档案管理部门应采取必要的保密措施，如设置专门的档案保管场所、限制查阅人员范围等，确保档案信息的安全。八、监督与检查（一）定期检查工会应定期对档案借阅情况进行检查，确保档案的及时归还和安全保管。检查内容包括借阅登记记录、档案完整性及保密性等。（二）违规处理如发现借阅人违反本制度规定，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、暂停借阅权限等处理措施。如造成档案损坏、丢失或泄露等严重后果的，应依法追究相关人员的责任。九、附则（一）解释权本制度由公司/组织工会负责解释。