医院财务档案保管制度

PAGE医院财务档案保管制度一、总则1.目的为了加强医院财务档案的科学管理，确保财务档案的安全与完整，充分发挥财务档案在医院经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室及财务部门在经济活动中形成的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等财务档案的保管。3.基本原则财务档案保管应遵循集中统一管理、安全保密、方便查阅的原则，确保财务档案的真实性、完整性和系统性。二、财务档案的分类与归档1.会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。包括原始凭证和记账凭证。原始凭证应按照经济业务发生的时间顺序进行整理，粘贴整齐，加盖“附件”章，并注明张数。记账凭证应按照编号顺序排列，连同所附原始凭证一并装订成册，在装订线上加封处加盖装订人员印章。2.会计账簿会计账簿是全面记录和反映医院经济业务的簿籍。包括总账、明细账、日记账、辅助账等。各种账簿应按年分类整理，加具封面、封底，在封面上注明账簿名称、年度、册数等信息。账簿中的账页应连续编号，不得缺页、跳行。如有损坏或丢失，应及时补充或说明情况。3.财务报告财务报告是反映医院一定时期财务状况和经营成果的书面文件。包括月度、季度、年度财务报告。财务报告应按时间顺序整理，加具封面，装订成册。封面上应注明医院名称、报告期、金额单位等信息。财务报告中的各项数据应准确无误，相关人员签字盖章齐全。4.其他财务档案其他财务档案包括银行对账单、余额调节表、经济合同、财务预算、财务分析报告等。银行对账单应按月整理，与银行存款日记账核对相符后装订成册。余额调节表应按季整理，注明调节原因和金额。经济合同应分类整理，注明合同名称、签订日期、金额、执行情况等信息。财务预算和财务分析报告应按年度整理，装订成册。三、财务档案的保管期限1.永久保管年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等应永久保管。2.定期保管会计凭证、会计账簿、财务报告及其他财务档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。具体保管期限如下：银行对账单、余额调节表保管期限为5年。月度、季度财务报告保管期限为3年。日记账保管期限为25年，总账、明细账、辅助账保管期限为15年。其他财务档案根据其重要程度和实际需要确定保管期限，但最短不得少于3年。四、财务档案的保管要求1.保管场所财务档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保持清洁、干燥、通风良好。2.保管方式财务档案应分类存放，按年度、类别顺序排列，便于查找和管理。同时，应建立财务档案目录，注明档案名称、保管期限、存放位置等信息。3.安全保密财务档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准，不得擅自查阅、复制、外借财务档案。对涉及医院机密的财务档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息安全。4.定期检查财务部门应定期对财务档案进行检查，每年至少一次，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管情况等。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录检查情况。五、财务档案的查阅与借阅1.查阅规定医院内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在科室负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案室或指定地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员不得在档案上涂改标记、抽取调换。2.借阅规定医院外部单位或个人因特殊原因需要借阅财务档案时，应持单位介绍信或相关证明材料，填写《财务档案借阅申请表》，经医院主管领导批准后，按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、损坏。归还档案时，应经财务档案管理人员检查核对无误后，办理归还手续。3.查阅与借阅登记财务档案管理人员应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅的时间、人员、档案名称、查阅与借阅期限等信息。查阅与借阅登记台账应妥善保管，以备查考。六、财务档案的销毁1.销毁条件财务档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编造财务档案销毁清册。经医院领导批准后，方可销毁。2.销毁程序销毁财务档案时，应指定专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁日期。销毁清册应永久保存。3.特殊情况处理保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、财务档案管理人员职责1.档案管理负责财务档案的收集、整理、分类、归档、保管等工作，确保财务档案的安全与完整。2.制度执行严格执行财务档案保管制度，遵守保密规定，对违反制度的行为及时制止并报告。3.查阅与借阅服务负责办理财务档案的查阅与借阅手续，按照规定提供档案查阅与借阅服务，并做好登记工作。4.档案检查定期对财务档案进行检查，发现问题及时报告并处理，确保档案质量。5.档案销毁按照规定程序办