业务档案工作制度

PAGE业务档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，便于业务工作的查考和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司业务档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则业务档案应如实反映业务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。任何部门和个人不得擅自篡改、伪造或销毁业务档案。3.便于利用原则业务档案的管理应便于业务工作的查考和利用，提高工作效率。同时，应严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。二、业务档案的归档范围（一）市场营销业务档案1.市场调研资料包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料等。2.营销策划方案涵盖年度营销计划、促销活动方案、广告宣传策划等。3.客户资料客户基本信息、客户需求分析、客户投诉处理记录等。4.销售合同各类销售合同、订单及相关补充协议。5.营销活动记录活动方案、活动总结、活动照片、视频等。（二）项目管理业务档案1.项目立项文件项目可行性研究报告、项目立项批复、项目计划书等。2.项目合同项目总承包合同、分包合同、采购合同等。3.项目进度资料项目进度计划、进度报告、项目变更记录等。4.项目质量控制资料质量计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。5.项目验收资料验收申请、验收报告、验收证书等。（三）人力资源业务档案1.员工招聘档案招聘计划、招聘简历、面试记录、录用通知等。2.员工培训档案培训计划、培训记录、培训考核成绩等。3.员工绩效考核档案考核方案、考核记录、考核结果等。4.员工薪酬福利档案薪酬方案、工资发放记录、福利申请与审批等。5.员工离职档案离职申请、离职面谈记录、离职手续办理情况等。（四）财务业务档案1.会计凭证原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿总账、明细账、日记账等。3.财务报表资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计报告内部审计报告、外部审计报告等。5.税务资料纳税申报表、税务发票、税务审计记录等。（五）行政管理业务档案1.行政公文公司文件、通知、报告、请示等。2.会议纪要各类会议的会议纪要、决议等。3.办公用品采购与管理档案采购计划、采购合同、领用记录等。4.车辆管理档案车辆档案、维修记录、使用记录等。5.印章管理档案印章使用申请表、印章使用记录等。三、业务档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确业务档案收集责任人，并按照档案归档范围及时收集本部门形成的业务档案。2.业务档案应在业务活动结束后[X]个工作日内收集齐全，并移交至综合档案室。3.收集的业务档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（三）整理方法1.分类根据业务档案的内容和性质，按照本制度规定的归档范围进行分类。如市场营销业务档案可分为市场调研、营销策划、客户资料、销售合同、营销活动记录等类别。2.编号对每一类业务档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别顺序号”的形式，如“2023SJ001”表示2023年市场营销类的第1份档案。3.排列按照编号顺序对业务档案进行排列，确保档案排列的逻辑性和连贯性。4.编目编制业务档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。同时，为每份档案编制卷内目录，详细记录卷内文件的题名、日期、页号等信息。四、业务档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件的专用档案库房，确保业务档案的安全保管。（二）保管期限业务档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定，详见《业务档案保管期限表》。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、业务档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的业务档案。涉及跨部门业务或需要查阅其他部门业务档案的，应经档案管理部门负责人批准。（二）利用手续1.查阅业务档案时，查阅人应填写《业务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.借阅业务档案时，借阅人应填写《业务档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还日期等信息，并经档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅业务档案时，查阅人、借阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏或丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应对业务档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。六、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立业务档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期业务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定方法1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期业务档案进行逐卷审查。2.对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《业务档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《业务档案销毁清册》经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁业务档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的业务档案应在档案管理部门留存的销毁清册上注明“已销毁”字样，并永久保存。七、业务档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立业务档案管理信息系统，实现业务档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将业务档案的相关信息录入业务档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对业务档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁的档案信息。（三）信息安全管理1.加强业务档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限