科技档案保管制度规范

PAGE科技档案保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司科技档案的科学管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司生产、科研、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在科技活动中形成的各类档案的保管管理工作，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术改造档案、设备仪器档案、知识产权档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导各部门的科技档案保管工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理科技活动中形成的各类文件材料，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件。4.系统性原则按照科技活动的内在联系和规律，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的系统性和逻辑性。5.安全性原则采取有效措施确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、科技档案的归档范围与要求（一）科研项目档案1.项目立项阶段项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。与项目申报相关的调研材料、论证报告、会议纪要等。2.项目实施阶段项目实施方案、工作计划、进度报告等。实验记录、测试数据、计算分析资料、图纸、图表等。项目研究过程中形成的各类技术文件、工艺文件、质量文件等。项目组内部的工作会议纪要、讨论记录、技术交流材料等。项目合作协议、技术合同、知识产权归属协议等。项目经费预算、决算报告及相关财务凭证等。3.项目验收阶段项目验收申请书、验收报告、验收意见等。项目成果鉴定材料、专利申请文件、软件著作权登记材料等。项目总结报告、技术总结报告等。（二）产品研发档案1.产品规划阶段产品研发规划书、市场调研报告、竞争对手分析报告等。产品立项审批文件、可行性研究报告等。2.产品设计阶段产品设计方案、设计图纸、设计说明书、技术要求等。设计评审记录、验证报告、确认报告等。与产品设计相关的计算书、实验报告、测试数据等。3.产品试制阶段产品试制计划、试制记录、试生产报告等。试制过程中出现的问题及解决措施记录。产品质量检验报告、性能测试报告等。4.产品定型阶段产品定型鉴定文件、鉴定大纲、鉴定意见等。产品标准文件、使用说明书、维护手册等。产品生产工艺文件、操作规程、质量控制文件等。（三）技术改造档案1.技术改造项目立项阶段技术改造项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。技术改造项目的必要性分析、技术可行性分析、经济可行性分析等材料。2.技术改造项目实施阶段技术改造项目实施方案、施工图纸、施工记录、设备采购合同等。技术改造过程中的技术变更文件、工程签证单等。技术改造项目质量检验报告、验收报告等。3.技术改造项目验收阶段技术改造项目验收申请书、验收报告、验收意见等。技术改造项目经济效益分析报告、社会效益分析报告等。（四）设备仪器档案1.设备仪器购置阶段设备仪器采购合同、发票、验收报告等。设备仪器的选型论证报告、技术协议等。2.设备仪器安装调试阶段设备仪器安装调试方案、安装调试记录、试运行报告等。设备仪器的操作手册、维护手册、使用说明书等。3.设备仪器使用阶段设备仪器的运行记录、维修记录、保养记录等。设备仪器的故障处理记录、技术改造记录等。4.设备仪器报废阶段设备仪器报废申请报告、报废鉴定文件、报废处理记录等。（五）知识产权档案1.专利档案专利申请书、专利说明书、权利要求书、附图等。专利申请过程中的各类文件，如受理通知书、审查意见通知书、答复文件等。在专利有效期内的年费缴纳凭证、专利变更记录等。2.商标档案商标申请书、商标设计图样、商标注册证书等。商标使用许可合同、商标转让合同等。3.著作权档案计算机软件著作权登记申请表、软件源程序、文档等。著作权转让合同、许可使用合同等。（六）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，图样准确，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照形成规律和有机联系进行分类整理，保持文件之间自然的历史联系。3.归档文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。4.归档文件应统一采用A4纸规格，图纸应折叠成A4纸大小，并在右下角标注档号。5.归档文件应编制详细的目录，目录应包括序号、档号、文号、题名、日期、页号等内容，确保目录清晰准确，便于查找利用。三、科技档案的整理与分类（一）整理原则科技档案的整理应遵循科技活动的规律和档案的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按项目分类以科研项目、产品研发项目、技术改造项目等为单元，将项目实施过程中形成的各类文件材料进行集中整理，组成一个独立的项目档案。2.按专业分类根据公司的专业领域，如电子、机械、化工等，将科技档案分为不同的专业类别，便于同类专业档案的管理和利用。3.按时间分类按照科技档案形成的时间顺序进行排列，便于反映科技活动的发展历程。（三）编号规则1.档号结构档号由全宗号、分类号、项目号、案卷号、件号等组成。全宗号：公司档案管理部门为公司编制的唯一标识代码。分类号：根据科技档案的分类方法，为每一类档案编制的代码。项目号：为每个科研项目、产品研发项目、技术改造项目等编制的代码。案卷号：在每个项目档案或专业档案类别中，按照一定的顺序为每一卷档案编制的代码。件号：在每一卷档案中，按照文件排列顺序为每一份文件编制的代码。2.编号示例例如：全宗号为001，分类号为KJ，项目号为202301，案卷号为01，件号为001的一份科技档案，其档号为：001KJ20230101001。（四）装订要求1.归档文件应采用线装或胶装方式进行装订，确保文件牢固、整齐、美观。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。四、科技档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的科技档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）保管方式1.科技档案应按照分类编号顺序进行上架排列，便于查找和管理。2.对于重要的科技档案，应采取备份存储的方式，如光盘、硬盘等，备份存储介质应与纸质档案分开保管，并定期进行检查和更新。3.对于电子科技档案，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理，并定期进行数据备份和维护。（三）保护措施1.定期对科技档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，防止档案丢失、被盗、泄密等情况发生。4.对档案管理人员进行安全教育和培训，提高其安全意识和应急处理能力。五、科技档案的利用与借阅（一）利用原则科技档案的利用应遵循方便快捷、确保安全、保守机密的原则，充分发挥科技档案的作用，为公司的生产、科研、经营、管理等各项活动提供支持和服务。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅科技档案的，可按照规定办理借阅手续。2.公司外部单位因合作、交流、项目申报等需要查阅科技档案的，应经公司主管领导批准，并按照规定办理借阅手续。（三）借阅手续1.借阅人应填写《科技档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、档号、借阅目的、借阅时间等内容。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审核。3.公司档案管理部门根据借阅申请表的内容，对借阅人进行资格审查，符合条件的予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人应按照约定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（四）利用方式1.借阅人可在档案管理部门指定的场所查阅科技档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.如需复印、拍照、摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应根据借阅人的需求，提供必要的帮助和服务，确保借阅人能够顺利查阅和利用档案。（五）保密规定1.借阅人应对所借阅的科技档案严格保密，不得泄露档案内容，不得擅自复制、传播、转让档案。2.借阅人在利用档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理人员应对借阅人的借阅情况进行记录，定期进行统计和分析，发现问题及时处理。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科技档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成，负责对科技档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否有遗漏重要文件的情况。2.档案的准确性：审查档案内容是否真实可靠，是否存在错误、虚假信息。3.档案的保存价值：根据公司的发展规划、科研生产需求等，评估档案的保存价值，确定其是否仍有利用价值。4.档案的密级：审查档案的密级是否符合规定，是否需要调整密级。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：由鉴定人员直接对档案进行审查，逐件判断档案的保存价值和密级。2.综合分析法：结合公司的发展规划、科研生产需求、档案利用情况等，对档案进行综合分析，确定其保存价值和密级。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科技档案，由档案管理部门编制《科技档案销毁清册》，注明档案的名称、档号、数量、销毁原因等内容。2.《科