档案库房排查制度汇编

PAGE档案库房排查制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全与完整，有效防范各类风险，特制定本档案库房排查制度汇编。本制度旨在规范档案库房排查工作流程，明确排查责任，及时发现并消除安全隐患，保障公司档案信息资源的正常运转。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房，包括但不限于纸质档案库房、电子档案存储库房等。涵盖公司各部门形成的各类档案，如行政档案、财务档案、业务档案等。（三）编制依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》以及相关行业标准和安全规范编制而成。（四）基本原则1.全面性原则：对档案库房的各个方面进行全面排查，包括设施设备、环境条件、档案实体及存储介质等。2.定期性原则：按照规定的时间周期进行排查，确保排查工作的常态化和持续性。3.及时性原则：对排查中发现的问题及时记录，并采取有效措施进行整改，防止问题扩大化。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案库房排查工作中的职责，确保排查工作落实到人。二、排查内容（一）设施设备排查1.消防设施检查灭火器的压力是否正常，药剂是否过期，外观是否完好。消防栓是否能正常出水，水带、水枪是否齐全且完好无损。自动喷水灭火系统、气体灭火系统等是否处于正常运行状态，有无故障报警。疏散指示标志、应急照明灯具是否完好，亮度是否符合要求，疏散通道是否畅通无阻。2.电气设备检查档案库房内的电线电缆是否有老化、破损、漏电等现象。各类电器设备，如空调、除湿机、照明灯具等是否正常运行，有无异常发热、异味等情况。插座、开关是否完好，接地是否良好。3.温湿度调节设备温湿度传感器是否准确灵敏，显示数据是否与实际环境相符。空调、除湿机、加湿机等设备的运行效果是否良好，能否将库房温湿度控制在规定范围内（温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。4.防盗设备门窗是否坚固，门锁是否完好，有无撬痕。监控系统是否正常运行，摄像头是否覆盖档案库房各个区域，录像存储是否完整，图像是否清晰。门禁系统是否有效，权限设置是否合理，能否准确记录人员进出情况。5.档案存储设备档案密集架是否牢固，轨道是否顺畅，传动装置是否正常。存储电子档案的服务器、磁盘阵列等设备运行是否稳定，数据备份是否及时、完整。磁带库、光盘库等存储介质的存储环境是否适宜，有无损坏迹象。（二）环境条件排查1.温湿度每日定时记录库房温湿度数据，分析温湿度变化情况，是否存在异常波动。检查库房内是否有影响温湿度的因素，如门窗开启时间过长、通风口堵塞等，并及时采取措施调整。2.清洁卫生检查档案库房地面、货架、档案表面是否清洁，有无灰尘、污渍、杂物等。定期清理库房内的垃圾，防止滋生害虫和霉菌。3.空气质量检查库房内空气质量是否良好，有无异味、有害气体等。对库房进行通风换气，保持空气清新，必要时可使用空气净化设备。4.防虫防鼠检查库房内是否有虫蛀、鼠咬的痕迹，档案纸张是否有破损、残缺等情况。定期投放防虫、防鼠药物，设置防虫、防鼠设施，如挡鼠板、防虫网等。（三）档案实体排查1.档案整理情况检查档案分类是否准确，编号是否规范，排列是否有序。档案装订是否牢固，有无散页、缺页等现象。卷内文件目录与档案内容是否一致，备考表填写是否完整。2.档案数量核对定期对档案进行清点，核对档案数量与账目是否相符，确保档案无丢失、遗漏。对新增档案及时进行登记入账，对销毁档案按照规定程序进行处理，并做好记录。3.档案保管期限检查检查档案的保管期限划分是否正确，是否存在超期保管或提前销毁的情况。对即将到期的档案进行标识，提前做好鉴定和处置准备工作。4.档案利用情况检查档案借阅登记手续是否齐全，借阅期限是否符合规定，借阅档案是否按时归还。对档案利用过程中发现的问题及时进行记录和处理，确保档案利用的安全性和规范性。（四）存储介质排查1.电子档案存储介质检查电子档案存储介质的完整性，有无损坏、丢失等情况。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，并做好标识和登记。检查电子档案的存储格式是否符合要求，能否正常读取和使用。2.磁性存储介质对于磁带、磁盘等磁性存储介质，检查其表面是否有划痕、氧化等现象。定期对磁性存储介质进行检测和维护，防止数据丢失。3.光学存储介质检查光盘等光学存储介质的可读性，有无变形、损坏等情况。对重要的光学存储介质应进行备份，并妥善保管。三、排查周期（一）日常巡查档案库房管理人员每天对库房进行巡查，重点检查设施设备运行状况、环境条件变化、档案实体整理情况等，及时发现并处理一般性问题。巡查结果应做好记录，填写《档案库房日常巡查记录表》。（二）月度检查每月由档案管理部门负责人组织对档案库房进行全面检查，检查内容包括设施设备、环境条件、档案实体及存储介质等方面。检查结束后，填写《档案库房月度检查记录表》，对发现的问题进行分析和总结，提出整改措施和建议。（三）季度排查每季度由公司分管领导带队，组织档案管理部门、安全管理部门等相关人员对档案库房进行联合排查。排查工作要按照本制度规定的排查内容进行全面、深入检查，形成《档案库房季度排查报告》。对排查中发现的重大问题，要及时召开专题会议研究解决，并跟踪整改落实情况。（四）年度全面检查每年年底对档案库房进行一次全面检查，检查内容涵盖本制度所有排查项目。检查工作结束后，编写《档案库房年度全面检查报告》，对全年档案库房管理工作进行总结评估，提出下一年度的改进计划和措施。四、排查人员及职责（一）档案库房管理人员负责档案库房的日常巡查工作，按照巡查内容和要求，认真检查设施设备、环境条件、档案实体等情况，及时发现并报告问题。对一般性问题进行初步处理，并做好巡查记录。（二）档案管理部门负责人组织月度检查工作，对检查结果进行审核和分析，协调解决检查中发现的问题。负责制定档案库房管理工作计划和措施，监督档案库房管理人员的工作执行情况。（三）公司分管领导带队进行季度排查和年度全面检查，对排查工作进行指导和监督。对排查中发现的重大问题做出决策，协调各部门之间的工作，确保档案库房管理工作顺利开展。（四）安全管理部门人员参与档案库房的联合排查工作，负责对设施设备的安全性能进行检查和评估，提供安全技术支持和指导。对排查中发现的安全隐患提出整改意见，并跟踪整改情况。（五）其他相关人员根据排查工作需要，相关部门和人员应积极配合档案库房排查工作，提供必要的技术支持和协助。如电气维修人员负责检查电气设备，消防人员负责指导消防设施检查等。五、排查记录与报告（一）排查记录每次排查工作均应做好记录，记录内容包括排查时间、排查人员、排查项目、排查情况及发现的问题等。记录应详细、准确、清晰，可采用表格、文字描述等形式进行记录。日常巡查记录应填写《档案库房日常巡查记录表》，月度检查记录应填写《档案库房月度检查记录表》，季度排查和年度全面检查记录应形成相应的报告。（二）排查报告1.月度检查报告月度检查结束后，档案管理部门负责人应编写月度检查报告。报告内容包括本月检查工作概况、检查发现的问题及整改情况、对档案库房管理工作的分析和建议等。报告应在月度检查工作结束后[X]个工作日内提交给公司分管领导。2.季度排查报告季度排查工作结束后，由联合排查小组编写季度排查报告。报告应全面总结本季度档案库房排查工作情况，详细列出排查发现的问题清单，分析问题产生的原因，提出针对性的整改措施和建议。报告应在季度排查工作结束后[X]个工作日内提交给公司领导班子会议审议。3.年度全面检查报告年度全面检查完成后，应编写年度全面检查报告。报告内容应涵盖全年档案库房管理工作的整体情况，包括设施设备运行状况、环境条件控制、档案实体管理、存储介质维护等方面的工作成效和存在的问题。对全年排查工作进行综合评估，提出下一年度档案库房管理工作的目标、任务和改进措施。报告应在年度全面检查工作结束后[X]个工作日内提交给公司管理层，并作为公司档案管理工作年度总结的重要依据。六、整改措施与跟踪（一）整改措施制定对排查中发现的问题，应根据问题的性质和严重程度，制定相应的整改措施。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限和整改目标，确保整改工作具有可操作性和时效性。对于一般性问题，可由档案库房管理人员立即进行整改；对于较为复杂或涉及多个部门的问题，应组织相关部门召开专题会议，共同研究制定整改方案。（二）整改实施责任部门和责任人应按照整改措施要求，认真组织实施整改工作。在整改过程中，要严格遵守相关操作规程和安全规定，确保整改工作安全、有序进行。整改过程中如需临时调整档案库房的设施设备或环境条件，应提前做好档案的保护措施，避免对档案造成损害。（三）整改跟踪档案管理部门负责对整改工作进行跟踪检查，定期了解整改工作进展情况，及时协调解决整改过程中遇到的问题。对整改期限届满的问题，要进行重点检查，确保整改工作按时完成。整改完成后，责任部门应提交整改报告，说明整改情况和整改结果。档案