案件档案管理制度作用

PAGE案件档案管理制度作用一、总则（一）目的为加强公司案件档案管理，确保案件档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥案件档案在公司运营、决策、法律事务处理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及的各类案件档案管理，包括但不限于诉讼案件、仲裁案件、行政处罚案件、合规调查案件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：案件档案由公司指定的专门部门或岗位进行集中管理，确保档案的有序存放和有效利用。2.真实准确原则：案件档案应如实反映案件处理过程和结果，保证档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：严格保护案件档案的安全，防止档案信息泄露，确保涉及公司商业秘密、敏感信息等内容不被非法获取或使用。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理流程和检索系统，便于公司内部人员在需要时能够快速、准确地查阅和使用案件档案。二、案件档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善案件档案管理制度，并组织实施。2.接收、收集、整理、保管各类案件档案，确保档案的齐全、完整。3.建立案件档案索引和检索系统，方便档案的查询和利用。4.对案件档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和质量。5.按照规定的期限和程序，对案件档案进行鉴定、销毁等处置工作。（二）案件承办部门职责1.在案件处理过程中，负责及时收集、整理与案件相关的各类文件、资料，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门对案件档案进行整理、分类和编目等工作，提供必要的信息和说明。3.按照档案管理部门的要求，对已归档的案件档案进行查阅和借阅，并及时归还。4.对涉及本部门的案件档案信息保密，不得擅自泄露或传播。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门和案件承办部门的工作，在职责范围内提供与案件相关的支持和协助。2.对于在工作中形成的与案件有关的文件、资料，应及时移交案件承办部门或档案管理部门，不得擅自留存或销毁。三、案件档案的收集与整理（一）收集范围1.案件处理过程中形成的各类法律文书，如起诉书、答辩状、判决书、裁定书、调解书等。2.案件调查过程中获取的证据材料，包括书证、物证、证人证言、视听资料等。3.与案件相关的会议记录、讨论纪要、请示报告、审批文件等。4.案件承办人员与当事人、代理人、证人等的往来信件、传真、电子邮件等。5.其他与案件有关的文件、资料。（二）收集要求1.案件承办部门应在案件处理过程中及时收集相关文件、资料，确保收集的完整性和及时性。2.对于重要文件、资料应进行原件收集，如无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件保存处和复印日期。3.收集的文件、资料应保持清晰、完整，不得有破损、涂改、缺失等情况。（三）整理方法1.分类：按照案件类型、时间顺序、案件阶段等进行分类，如分为诉讼案件、仲裁案件、行政处罚案件等大类，每大类再细分若干小类。2.编号：为每个案件档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：对案件档案进行编目，包括案件名称、编号、当事人信息、案由、处理结果、归档日期等内容，并制作目录清单。4.装订：将整理好的文件、资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。四、案件档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案架上，并建立相应的索引卡片。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号进行存储，并建立电子档案目录和检索系统。（三）保管期限1.案件档案的保管期限应根据案件的性质、重要程度、影响范围等因素确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性案件档案；中期保管期限为[X]年，适用于有一定影响力的案件档案；长期保管期限为永久，适用于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的案件档案。3.保管期限自案件结案之日起计算。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对案件档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。3.清查结果应形成报告，报公司相关领导审阅，并作为档案管理工作考核的依据。五、案件档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅案件档案的，应填写《案件档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大案件或敏感信息的档案，查阅申请人还需经公司分管领导或主要领导审批。（二）查阅程序1.申请人持审批通过的《案件档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员应根据申请表内容提供相应的案件档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所或进行拍照、复印、扫描等操作。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅案件档案的，应填写《案件档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还日期等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.涉及公司核心机密或重要案件的档案，借阅申请人需经公司主要领导审批。（四）借阅程序1.申请人持审批通过的《案件档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员应根据申请表内容提供相应的案件档案，并与申请人签订《案件档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。2.借阅人员应按照承诺的期限及时归还档案，如需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。3.借阅人员应对借阅的案件档案妥善保管，不得转借他人、擅自涂改、损坏或丢失档案。如发生档案丢失或损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、案件档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立案件档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、案件承办部门负责人、法务人员等组成，负责对到期的案件档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据案件档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合考虑是否需要继续保存。2.对于已失去保存价值的档案，如保管期限已满且无继续查阅必要的档案，或已过保密期限且不涉及公司商业秘密等敏感信息的档案，可以进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限或认为可能需要鉴定的案件档案进行清理，并列出清单提交鉴定小组。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对于确定销毁的档案，鉴定小组应出具《案件档案鉴定销毁意见书》，明确档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并报公司分管领导审批。（四）销毁程序1.经审批同意销毁的案件档案，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《案件档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.《案件档案销毁登记表》应与《案件档案鉴定销毁意见书》等相关资料一并归档保存，以备查考。七、案件档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的案件档案信息化管理系统，实现案件档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化系统功能1.档案录入：实现案件档案信息的电子化录入，包括案件基本信息、文件资料内容等，确保录入信息的准确无误。2.检索查询：提供多种检索方式，如按案件编号、当事人名称、案由、时间等进行检索，方便快速查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，对案件档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格权限控制，确保档案信息安全。4.统计分析：能够对案件档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。5.备份存储：定期对案件档案信息化系统的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息化管理流程1.案件承办部门在案件处理过程中，应及时将相关文件、资料进行电子化处理，并上传至案件档案信息化管理系统。2.档案管理部门负责对上传的档案信息进行审核和整理，确保信息的规范和准确。3.公司内部人员如需查阅或借阅案件档案，可通过信息化管理系统