电梯基础档案管理制度

PAGE电梯基础档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电梯管理，确保电梯安全运行，保障人员生命财产安全，特制定本电梯基础档案管理制度。本制度旨在规范电梯基础档案的建立、管理、使用及维护，为电梯的日常运行、维护保养、故障维修、安全检查等提供准确、完整的依据，以便及时发现和解决电梯运行过程中存在的问题，预防事故发生。（二）适用范围本制度适用于公司内所有电梯的基础档案管理工作，包括但不限于载人电梯、载货电梯、自动扶梯等。涵盖公司办公区域、生产车间、员工宿舍、商业区域等各类场所使用的电梯。（三）基本原则1.真实性原则：电梯基础档案应如实记录电梯的各项信息，确保档案内容真实可靠，与电梯实际情况相符。2.完整性原则：档案应涵盖电梯从规划、采购、安装、调试、验收、运行、维护保养到报废等全过程的相关资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的建立、整理、存储、查阅等应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：涉及电梯技术资料、用户信息等敏感内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、电梯基础档案的内容（一）电梯基本信息档案1.电梯设备档案电梯型号及规格：记录电梯的品牌、型号、额定载重量、额定速度、提升高度、轿厢尺寸等详细规格参数。电梯编号：为每部电梯赋予唯一的编号，便于识别和管理。编号应包含电梯所在位置、启用时间等信息，例如：A座1楼电梯20150801。制造厂家及产地：注明电梯的生产厂家名称及生产地。出厂日期：记录电梯的出厂时间。2.安装信息档案安装单位及资质：记录负责电梯安装的单位名称及相关资质证书编号。安装地点：明确电梯安装的具体位置，包括建筑物名称、楼层等。安装日期：记录电梯安装完成的时间。安装验收报告：附上电梯安装工程的验收报告，包括验收结论、验收人员签字等内容。3.使用登记信息档案使用单位：填写电梯的实际使用单位名称。使用登记证编号：记录电梯使用登记证的编号及有效期。注册登记日期：电梯办理使用登记的日期。安全管理人员信息：包括安全管理人员姓名、联系电话、资质证书编号等。（二）电梯技术资料档案1.电梯图纸资料电梯土建布置图：详细标注电梯井道、机房、底坑等的尺寸、结构及相关预埋件位置等信息，为电梯的安装、改造、维修提供基础依据。电气原理图：展示电梯电气系统的工作原理，包括主电路、控制电路、安全电路等的连接方式和元件布置，便于电气故障排查和维修。安装接线图：明确电梯各电气设备、传感器、按钮等的具体接线位置和方式，有助于正确进行电气安装和检修工作。机械装配图：反映电梯机械部件的装配关系和结构组成，如轿厢、对重装置、曳引机等的装配情况，对机械故障诊断和维修具有指导作用。2.电梯技术文件产品质量合格证明：由电梯制造厂家提供，证明电梯产品质量符合相关标准和要求。安全保护装置型式试验合格证明：对于电梯的安全钳、限速器、门锁装置等安全保护装置，应附上其型式试验合格证明，确保装置性能可靠。安装使用维护说明书：包含电梯的安装要求、操作方法、日常维护保养内容、故障排除指南等详细信息，是电梯使用和维护的重要参考资料。电气控制原理图：详细说明电梯电气控制系统的工作原理、控制逻辑及各电气元件的功能和参数，便于电气技术人员进行故障分析和维修。电梯性能测试报告：记录电梯安装调试完成后进行的性能测试结果，包括运行速度、加速度、平层精度、噪声等指标，验证电梯是否达到设计要求。（三）电梯维护保养档案1.维护保养计划档案年度维护保养计划：根据电梯的使用情况和相关法规要求，制定年度维护保养计划，明确每次维护保养的时间、内容、责任人等。月度维护保养计划：将年度计划细化为月度计划，具体安排每月的维护保养工作任务，确保维护保养工作有序进行。2.维护保养记录档案日常维护保养记录：每次维护保养工作完成后，由维护保养人员填写详细的维护保养记录，包括电梯运行状况检查、部件清洁、润滑、紧固、调整等工作内容及结果。记录应注明维护保养日期、维护保养人员签字等信息。定期维护保养记录：按照年度和月度维护保养计划，定期对电梯进行全面维护保养后，填写的详细记录。内容涵盖电梯各系统、部件的检查、测试、维修等情况，以及发现的问题及处理结果。故障维修记录：当电梯出现故障时，记录故障发生的时间、现象、维修过程及维修结果等信息。故障维修记录应包括故障原因分析、采取的维修措施、更换的零部件等内容，以便对电梯故障进行跟踪和统计分析。3.维护保养合同档案与维护保养单位签订的合同：明确维护保养单位的责任、义务、维护保养内容、费用支付方式、服务期限等条款，确保维护保养工作的质量和规范。合同应附上维护保养单位的资质证明文件。（四）电梯安全检查档案1.定期安全检查档案年度安全检查计划：制定电梯年度安全检查计划，明确检查的时间、内容、人员等安排。年度安全检查应涵盖电梯的各个系统和部件，确保电梯安全运行。定期安全检查记录：按照年度安全检查计划，定期对电梯进行安全检查后，填写的详细记录。检查记录应包括电梯外观、运行性能、安全装置、电气系统、机械部件等方面的检查情况，以及发现的问题及整改情况。2.专项安全检查档案专项安全检查计划：根据电梯运行特点、季节变化、法规要求等，制定专项安全检查计划，如节日前安全检查、汛期安全检查、高温季节安全检查等。专项安全检查计划应明确检查重点和要求。专项安全检查记录：每次专项安全检查完成后，记录检查情况及发现的问题和整改措施。专项安全检查记录应针对专项检查的特点，突出重点检查项目的检查结果和处理情况。3.日常巡查档案日常巡查记录：电梯安全管理人员每日对电梯进行巡查，记录巡查时间及电梯运行状况、轿厢内设施、层门及门锁等情况。日常巡查记录应及时发现电梯运行中的异常情况，为及时处理问题提供依据。（五）电梯应急救援档案1.应急救援预案档案电梯应急救援预案：制定完善的电梯应急救援预案，明确应急救援组织机构、职责分工、应急救援程序、救援设备和物资等内容。应急救援预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。应急救援演练记录：记录电梯应急救援演练的时间、地点、参与人员、演练内容及演练效果评估等情况。通过演练，检验应急救援预案的可行性，提高应急救援人员的实战能力。2.应急救援记录档案电梯故障及救援记录：当电梯发生故障需要进行应急救援时，记录故障发生的时间、地点、被困人员情况、救援过程及救援结果等信息。应急救援记录应详细描述救援人员采取的救援措施和操作过程，为后续分析和改进应急救援工作提供参考。三、电梯基础档案的建立与收集（一）档案建立责任部门公司设备管理部门负责电梯基础档案的统一建立和管理工作。在电梯采购合同签订后，设备管理部门应指定专人负责收集、整理电梯相关资料，并建立档案。（二）档案资料收集渠道1.电梯采购环节：在电梯采购过程中，设备管理部门应要求供应商提供完整的电梯技术资料，包括产品质量合格证明、安装使用维护说明书、电气原理图、机械装配图等。2.电梯安装环节：安装单位应在电梯安装过程中，及时向设备管理部门提交电梯土建布置图、安装接线图、安装验收报告等资料。设备管理部门应安排专人跟踪安装进度，确保安装资料的及时收集。3.电梯验收环节：电梯安装完成后，由设备管理部门组织相关部门进行验收。验收过程中产生的验收报告、测试记录等资料，应作为电梯基础档案的重要组成部分进行收集。4.电梯使用登记环节：设备管理部门负责办理电梯的使用登记手续，收集使用登记证编号、注册登记日期、安全管理人员信息等资料，并纳入电梯基础档案。（三）档案建立流程1.资料收集：设备管理部门指定的专人按照档案内容要求，从电梯采购、安装、验收、使用登记等环节收集相关资料。收集过程中，应确保资料的真实性、完整性和准确性。2.资料整理：对收集到的资料进行分类整理，按照电梯基本信息档案、技术资料档案、维护保养档案、安全检查档案、应急救援档案等类别进行归档。对于同一类别的资料，应按照时间顺序或逻辑关系进行排列，便于查阅和管理。3.档案录入：将整理好的资料录入电子档案系统，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，为每份档案编制唯一的档案编号，便于查询和检索。4.档案审核：设备管理部门负责人对建立好的电梯基础档案进行审核，确保档案内容完整、准确、规范。审核通过后，档案正式归档保存。四、电梯基础档案的管理与使用（一）档案存储管理1.纸质档案存储：电梯基础档案的纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序进行排列。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全保存。2.电子档案存储：电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如磁带库、光盘等，并异地存放。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保只有授权人员能够访问电子档案。（二）档案查阅管理1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅电梯基础档案时，应填写《电梯基础档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到设备管理部门查阅。设备管理部门应安排专人负责档案查阅工作，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或人员提供电梯基础档案查阅服务时，必须经过公司主管领导批准。查阅前，应与查阅方签订保密协议，明确查阅方的保密义务。查阅过程中，设备管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全和完整。查阅结束后，并收回档案资料，检查档案是否有损坏或丢失情况。（三）档案借阅管理1.借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅电梯基础档案时，应填写《电梯基础档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和设备管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅登记：设备管理部门对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称及编号、预计归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.归还检查：借阅人归还档案时，设备管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（四）档案使用注意事项1.不得擅自修改档案内容：任何人不得擅自对电梯基础档案进行修改、涂抹、删除等操作。如发现档案内容有误或需要补充信息，应按照档案修改流程进行操作，确保档案的真实性和严肃性。2.妥善保管档案资料：档案使用人员应妥善保管所查阅或借阅的档案资料，不得转借他人或带出公司指定场所。在使用过程中，应注意保护档案资料，避免损坏或丢失。3.遵守保密规定：涉及电梯技术资料及用户信息等敏感内容档案的使用人员，应严格遵守公司的保密规定，不得泄露档案中的任何信息。五、电梯基础档案的更新与维护（一）档案更新责任部门设备管理部门负责电梯基础档案的更新与维护工作。在电梯运行过程中，如发生设备变更、维护保养、安全检查、故障维修、应急救援等情况，设备管理部门应及时收集相关资料，更新电梯基础档案。（二）档案更新内容及流程1.维护保养档案更新更新内容：维护保养人员每次完成维护保养工作后，应及时将维护保养记录填写到档案中。如维护保养计划有调整，设备管理部门应及时更新维护保养计划档案。更新流程：维护保养人员将维护保养记录提交给设备管理部门档案管理人员，档案管理人员审核记录无误后，将其录入电子档案系统，并更新纸质档案。同时，设备管理部门根据维护保养情况，对维护保养计划进行调整，调整后的计划经部门负责人审核后，纳入档案管理。2.安全检查档案更新更新内容：安全检查人员每次完成安全检查工作后，应将检查记录及时归档。如发现电梯存在安全隐患并进行整改，设备管理部门应跟踪整改情况，将整改报告及相关资料更新到档案中。更新流程：安全检查人员将安全检查记录交至设备管理部门档案管理人员，档案管理人员审核后录入电子档案系统，并更新纸质档案。对于整改情况，由整改责任人将整改报告提交给设备管理部门，档案管理人员核实后将整改资料补充到档案中。3.应急救援档案更新更新内容：电梯发生应急救援事件后，救援人员应及时将救援记录整理归档。同时，设备管理部门应根据应急救援情况，对应急救援预案进行评估和修订，将修订后的预案更新到档案中。更新流程：应急救援人员将救援记录提交给设备管理部门档案管理人员，档案管理人员审核后录入电子档案系统，并更新纸质档案。设备管理部门组织对应急救援预案进行评估，根据评估结果修订预案，修订后的预案经公司主管领导批准后，纳入档案管理。4.电梯基本信息及技术资料档案更新更新内容：当电梯进行改造、升级、更换重要部件等情况时，设备管理部门应及时收集相关资料，更新电梯基本信息档案和技术资料档案。如电梯的型号、规格、制造厂家、安装位置等发生变更，应及时在档案中进行修改。更新流程：电梯改造、升级等工作完成后，施工单位应向设备管理部门提交相关资料。设备管理部门档案管理人员审核资料无误后，对电梯基本信息档案和技术资料档案进行更新。同时，通知相关部门和人员，确保档案信