实行行贿档案查询制度

PAGE实行行贿档案查询制度一、总则（一）目的为加强公司/组织廉政建设，规范市场交易行为，防范商业贿赂风险，维护公司/组织的合法权益和良好形象，特制定本行贿档案查询制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其下属各部门、分支机构，以及与公司/组织有业务往来的供应商、承包商、合作伙伴等相关单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保行贿档案查询工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，客观、公正地进行行贿档案查询和结果认定。3.保密原则：对行贿档案查询过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以严格保密。4.动态管理原则：根据实际情况，及时更新行贿档案信息，确保查询结果的准确性和有效性。二、行贿档案的建立（一）档案内容行贿档案应包括以下信息：1.行贿主体的基本信息，如单位名称、法定代表人、地址、联系方式等，或个人姓名、身份证号码、联系方式等。2.行贿事实记录，包括行贿时间、行贿对象、行贿金额、行贿手段、行贿目的等详细情况。3.相关法律文书及处理结果，如法院判决书、行政处罚决定书等。（二）信息来源1.司法机关公开的裁判文书、行政处罚信息等。2.行业主管部门通报的行贿违规信息。3.公司/组织在业务活动中发现并核实的行贿线索。4.其他可靠渠道获取的行贿相关信息。（三）建立流程1.信息收集：指定专人负责收集来自各渠道的行贿信息，并进行初步整理。2.信息核实：对收集到的信息进行核实，确保其真实性和准确性。核实方式可包括与相关司法机关、行业主管部门沟通确认，或对行贿事实进行调查取证等。3.档案录入：将核实后的行贿信息按照规定格式录入行贿档案管理系统，建立行贿档案。4.档案审核：由专门的审核小组对录入的行贿档案进行审核，确保档案内容完整、准确、合规。审核通过后的档案正式生效。三、行贿档案查询（一）查询主体1.公司/组织内部各部门在开展业务活动时，如需了解合作方的行贿记录，可向公司/组织的行贿档案管理部门提出查询申请。2.公司/组织在进行重大项目招标、重要供应商选择、重大合同签订等关键业务环节时，可根据需要自行查询行贿档案。3.对于涉及公司/组织重大利益或存在较高风险的业务合作，公司/组织有权要求合作方提供其行贿档案查询情况的书面说明。（二）查询范围1.可以查询与公司/组织有直接业务往来的供应商、承包商、合作伙伴等相关单位和个人的行贿档案。2.根据具体业务需求和风险评估，经公司/组织管理层批准，可扩大查询范围至与业务相关的上下游企业或其他关联方。（三）查询流程1.查询申请：查询主体应填写行贿档案查询申请表，详细说明查询事由、查询对象等信息，并提交给行贿档案管理部门。2.申请审核：行贿档案管理部门对查询申请进行审核，重点审查查询事由是否合理、查询对象是否明确、查询范围是否符合规定等。审核通过后，予以受理。3.查询操作：行贿档案管理部门根据审核通过的查询申请，在行贿档案管理系统中进行查询操作，并生成查询结果报告。4.结果反馈：行贿档案管理部门将查询结果报告及时反馈给查询主体。对于存在行贿记录的查询对象，应详细说明行贿事实及相关处理结果。（四）查询结果的使用1.在业务合作决策中，查询结果作为重要参考依据。对于存在行贿记录的单位或个人，应谨慎评估其合作风险，必要时采取限制合作、终止合作等措施。2.在公司/组织内部管理中，将行贿档案查询结果与员工绩效考核、廉政评价等挂钩，对涉及行贿行为的相关责任人进行严肃处理。3.对于查询结果中反映出的行业共性问题或潜在风险，及时进行分析总结，采取相应的防范措施，完善公司/组织的内部控制制度。四、行贿档案的管理与维护（一）档案保管1.行贿档案管理部门应指定专人负责档案保管工作，确保档案的安全存放。2.采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行保管。电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新；纸质档案应分类存放，建立档案索引，便于查阅。3.档案保管期限按照国家法律法规和相关行业标准执行，一般为[X]年。期满后，经公司/组织管理层批准，可进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保档案信息彻底清除。（二）档案更新1.定期对行贿档案进行更新，及时补充新的行贿信息。更新周期为[X]个月或根据实际情况确定。2.对于已生效的行贿档案，如行贿主体的基本信息发生变更、行贿事实有新的进展或相关法律文书及处理结果有变化等，应及时进行修改和完善。3.在档案更新过程中，应严格按照档案建立流程进行操作，确保更新后的档案信息准确、完整、合规。（三）档案保密1.行贿档案管理部门应与接触档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格限制档案查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅行贿档案。查阅档案时，应进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.禁止泄露行贿档案中的任何信息，对于因工作需要确需对外提供部分档案信息的，必须经过公司/组织管理层批准，并按照规定的程序和方式进行。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对行贿档案查询制度的执行情况进行审计监督，检查查询流程是否规范、档案管理是否严格、结果使用是否合理等。2.设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对行贿档案查询工作中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行严肃处理。（二）外部监督1.主动接受行业主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.关注社会舆论和市场反馈，及时了解公司/组织在行贿档案查询制度执行过程中可能存在的问题和不足，并采取有效措施加以改进。六、责任追究（一）违规行为界定1.行贿档案管理部门工作人员在档案建立、查询、管理等过程中，存在故意隐瞒、篡改、泄露档案信息等违规行为。2.查询主体在查询过程中，违反规定程序或超越查询范围进行查询，或利用查询结果谋取不正当利益。3.与公司/组织有业务往来的单位和个人，故意隐瞒行贿事实或提供虚假信息，干扰行贿档案查询工作。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育等处理，并责令其立即改正。2.对于违规行为情节较重的，视情节轻重给予罚款、降职、撤职等处分；