档案管理制度试行

PAGE档案管理制度试行一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本试行制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造或遗漏。3.安全保密原则。采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹管理本公司/组织的档案工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的整齐、规范。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。4.按照规定的程序和要求，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和准确性。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司/组织的决策和管理提供服务。7.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。8.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，提高公司/组织整体档案管理水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息支持。4.负责向本部门员工宣传档案管理知识，提高员工的档案意识，督促员工及时将工作中形成的文件材料归档。三、档案的分类与编号（一）档案分类本公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、奖惩、劳动合同等方面的档案。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算与决算等档案。4.业务经营类：涉及公司/组织的业务合同、订单、销售记录、市场调研报告、客户资料等。5.项目管理类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。6.技术研发类：包括研发项目文档、技术方案、技术图纸、实验数据、专利申请等档案。7.其他类：不属于上述分类的其他特殊档案，如声像档案、电子档案等。（二）编号规则各类档案应按照一定的编号规则进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性，能够准确反映档案的类别、年度、保管期限等信息。具体编号规则如下：1.一级编号：采用大写字母表示档案类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，“C”表示财务管理类，“D”表示业务经营类，“E”表示项目管理类，“F”表示技术研发类，“G”表示其他类。2.二级编号：采用年份表示档案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的档案。3.三级编号：采用流水号表示同一类别、同一年度档案的顺序号，从“001”开始依次编号。4.例如，行政管理类2023年形成的第5份档案编号为“A2023005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。收集范围应涵盖以下方面：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织形成的各类会议文件、决议、纪要、报告等。3.各部门的工作计划、总结、统计报表、工作记录等。4.业务活动中产生的合同、协议、订单、发票、收据等。5.人事管理方面的员工档案、培训记录、考核材料等。6.财务管理方面的会计凭证、账簿、报表等。7.技术研发方面的技术文档、图纸、实验报告等。8.其他与公司/组织工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损坏。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法档案管理部门对收集到的档案应进行及时整理，整理工作包括分类、装订、编目等环节。1.分类：按照档案分类标准，将档案分为不同的类别，并进行相应的排列。2.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得遗漏或损坏文件内容。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。档案目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份提供给利用者查阅。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于检索和利用。3.声像档案应按照类别、年度等顺序整理编目，并妥善保管。声像档案的存储介质应定期进行检查和维护，确保声像资料的清晰、完整。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限的划分按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况确定。1.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司/组织的成立文件、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。主要包括本公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的文件材料，如年度工作计划与总结、重要会议记录、人事档案等。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。主要是本公司/组织在日常工作中形成的一般性文件材料，如一般性业务文件、临时性通知等。（四）档案保管检查档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全保管。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查。审查内容包括档案的内容、来源、形成时间、保管状况等。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定工作小组应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交公司/组织办公室备案。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人应在销毁现场进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.档案销毁后，应将销毁情况及时报告公司/组织主管领导。七、档案的利用（一）利用范围本公司/组织员工因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案。外部单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本公司/组织员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅目的等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以办理查阅或借阅手续，并按照规定收取查阅或借阅费用（如有）。查阅或借阅费用应按照公司/组织的相关规定执行。3.查阅档案时，档案管理人员应在指定地点提供档案，并进行现场监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损坏档案。4.借阅档案的期限一般不得超过[具体期限]天，确因工作需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自带出公司/组织。5.外部单位查阅本公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅的目的、范围、时间等信息。申请经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门按照规定办理查阅手续，并安排专人陪同查阅。外部单位查阅档案不得复制、摘抄档案内容，确需复制的，应按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、编号、查阅或借阅目的、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的电子文件，并进行整理。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行命名和存储，确保电子文件的可读性和完整性。2.档案管理部门对收集到的电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，以防止数据丢失。2.电子档案应进行定期备份，备份存储设备应异地存放。备份周期应根据电子档案的重要程度和变化情况确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。3.电子档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，防止电子档案因环境因素损坏。（三）电子档案的利用与安全1.员工查阅、借阅电子档案，应通过公司/组织内部的档案管理系统进行操作。档案管理系统应具备权限管理功能，确保只有授权人员能够查阅、借阅电子档案。2.档案管理部门应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。如安装防火墙、杀毒软件、加密软件等，定期对电子档案进行安全检查和维护。3.电子档案的利用情况应进行详细记录，记录内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅电子档案名称、编号、查阅或借阅目的等信息。电子档案利用记录应与纸质档案利用记录同步管理，以备查询。九、声像档案管理（一）声像档案的收集各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的声像资料，如照片、录音、录像等。声像资料应反映公司/组织的重要活动、业务工作、工程建设等方面的情况，具有一定的历史价值和保存意义。（二）声像档案的整理与编目1.声像档案应按照形成时间、内容等顺序进行整理，对照片应进行编号、标注题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人等信息；对录音、录像应进行编号、标注题名、录制时间、录制地点、录制人等信息。2.编制声像档案目录，目录内容包括声像档案编号、题名、日期、保管期限、载体形式等信息。声像档案目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份提供给利用者查阅。（三）声像档案的保管与利用1.声像档案应存储在适宜的载体上，并进行妥善保管。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止声像档案因环境因素损坏。