公司统计档案管理制度

PAGE公司统计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司统计档案管理，确保统计资料的准确性、完整性和保密性，充分发挥统计档案在公司决策、管理和发展中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在统计工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于统计报表、统计调查资料、统计分析报告、统计台账、统计原始记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司统计档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法进行统计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。3.真实准确原则：统计档案应如实反映公司的生产经营活动和统计工作情况，保证档案内容的真实性和准确性。4.安全保密原则：加强统计档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性和保密性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司统计档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司统计档案，建立统计档案台账，对档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作进行全程监督和管理。3.定期对统计档案进行整理、分类、编目和数字化处理，提高档案管理的信息化水平，方便档案的查询和利用。4.负责统计档案的安全保管，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的实体安全和信息安全。5.按照规定的期限和程序，对超过保管期限的统计档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。6.积极为公司各部门提供统计档案的查询、借阅等服务，协助各部门做好统计工作。（二）统计部门职责1.负责组织、指导和监督本部门及下属单位的统计工作，确保统计资料的及时、准确、完整。2.按照统计制度和工作要求，负责收集、整理、审核和报送各类统计报表、统计调查资料等，并对统计数据的质量负责。3.定期开展统计分析工作，撰写统计分析报告，为公司决策提供依据。统计分析报告应及时归档，纳入统计档案管理。4.负责建立和完善本部门的统计台账和统计原始记录，确保统计数据的可追溯性。统计台账和统计原始记录应按照档案管理要求进行整理和保管。5.配合档案管理部门做好统计档案的整理、编目、数字化处理等工作，提供必要的档案资料和信息。6.按照规定的期限和程序，向档案管理部门移交本部门形成的统计档案，并办理相关交接手续。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门统计资料的收集、整理和保管工作，并按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交统计档案。2.在统计工作中，各部门应严格遵守统计制度和工作流程，确保统计资料的真实性、准确性和完整性。对本部门形成的统计原始记录和统计台账，应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。3.积极配合档案管理部门和统计部门做好统计档案的管理工作，提供必要的协助和支持。三、统计档案的收集与整理（一）收集范围1.各类统计报表：包括定期报表、年度报表、专项报表等，以及报表的填报说明、审核意见等相关资料。2.统计调查资料：如普查资料、抽样调查资料、重点调查资料等，包括调查方案、调查问卷、调查数据汇总表等。3.统计分析报告：月度、季度、年度统计分析报告，以及针对特定问题或项目的专题统计分析报告。4.统计台账：各部门建立的反映本部门生产经营活动和统计工作情况的台账，如生产台账、销售台账、财务台账等。5.统计原始记录：如生产记录、销售记录、考勤记录、物资出入库记录等，是统计数据的直接来源。6.其他与统计工作相关的资料：如统计工作制度、统计人员培训资料、统计工作会议纪要等。（二）收集要求1.及时性：各部门应按照统计制度规定的时间和要求，及时收集、整理和报送各类统计资料，确保统计数据的时效性。2.完整性：收集的统计资料应齐全完整，包括报表、调查资料、分析报告、台账、原始记录等相关内容，不得遗漏重要信息。3.准确性：统计资料应真实准确，数据来源可靠，逻辑关系清晰。在收集过程中，应认真审核数据，确保数据的质量。（三）整理方法1.分类：按照统计资料的性质、内容和用途，进行分类整理。可分为综合统计类、专业统计类、部门统计类等。2.编号：对每一类统计档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制统计档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质统计档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、统计档案的保管（一）保管期限1.统计报表、统计调查资料、统计分析报告等：一般保管期限为[X]年，重要的统计资料应适当延长保管期限。2.统计台账和统计原始记录：根据实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。3.其他与统计工作相关的资料：如统计工作制度、统计人员培训资料等，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质统计档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案保管：对统计档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储。电子档案应进行加密处理，设置访问权限，防止数据泄露和丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）保管要求1.定期检查：档案管理部门应定期对统计档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时处理。2.防火防盗：加强档案库房的安全管理，配备必要的防火、防盗设备，制定安全管理制度，确保档案的安全。3.防潮防虫：采取有效的防潮、防虫措施，防止档案受潮发霉、虫蛀鼠咬等。4.电子档案维护：定期对电子档案进行备份，检查存储介质的状态，确保电子档案的安全存储和正常使用。五、统计档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在开展统计工作、制定计划、决策分析等方面，可查阅相关的统计档案资料。2.公司外部有关部门依法进行统计调查、检查等工作时，经公司批准，可查阅相关的统计档案资料。（二）利用程序1.申请：公司内部各部门需要查阅统计档案时，应填写《统计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，对符合查阅条件且手续齐全的申请，报档案管理部门负责人审批。3.查阅：经审批同意后，档案管理部门安排专人负责提供查阅服务，并在指定地点进行查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损坏档案资料。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应检查档案资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时报告并追究相关人员的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、国家机密等敏感信息的统计档案，未经公司批准，不得对外提供查阅或复制。2.在利用统计档案时，应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得泄露档案信息。六、统计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立统计档案鉴定小组，由档案管理部门、统计部门及相关业务部门的人员组成。鉴定小组负责对超过保管期限的统计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.已失去保存价值的统计档案，如过期的统计报表、不再使用的统计调查资料等。2.重复、冗余的统计档案，如内容相同或相近的统计分析报告、统计台账等。3.因机构调整、业务变更等原因，不再具有利用价值的统计档案。（三）销毁程序1.编制销毁清册：鉴定小组对拟销毁的统计档案进行逐一核对，编制《统计档案销毁清册》。销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《统计档案销毁清册》经鉴定小组组长签字后，报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信