审计档案工作管理制度

PAGE审计档案工作管理制度一、总则（一）目的为了加强公司审计档案的管理，确保审计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥审计档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构开展审计工作形成的各类档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及其他与审计项目相关的文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司审计档案实行集中统一管理，由公司审计部门指定专人负责档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则审计档案应全面、准确地反映审计项目的实施过程和结果，保证档案内容的真实性、完整性和可靠性。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，采取必要的安全防护措施，确保审计档案的安全。同时，对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，要严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于审计人员和其他相关人员查阅和利用，提高档案的使用价值，为公司的决策和管理提供有力支持。二、审计档案的收集与整理（一）收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时将审计工作中形成的各种文件资料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（二）整理方法1.分类审计档案按照审计项目的类别进行分类，同一项目的档案资料应集中在一起。具体分类如下：财务审计档案：包括财务报表审计、财务收支审计等项目形成的档案。经济责任审计档案：针对公司领导人员和关键岗位人员经济责任审计形成的档案。专项审计档案：如内部控制审计、风险管理审计、工程项目审计等专项审计项目的档案。其他审计档案：不属于上述分类的其他审计项目档案。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份审计档案进行编号。编号应遵循唯一性和系统性原则，采用“年份+项目序号+档案序号”的格式，例如：202301001，表示2023年第1个审计项目的第1份档案。3.装订将整理好的档案资料按照顺序进行装订，采用A4纸张规格，左侧装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其大小与A4纸一致。4.编目编制审计档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期填写档案形成的时间，页数为该份档案的实际页数，保管期限按照本制度规定确定。三、审计档案的保管（一）保管期限审计档案的保管期限根据审计项目的性质和重要程度确定，分为永久、定期两种。1.永久保管的档案公司年度财务报表审计报告及相关资料。公司领导人员经济责任审计报告及相关资料。涉及公司重大经济决策、重大违法违纪问题的审计档案。2.定期保管的档案一般财务审计、专项审计等项目的档案，保管期限为[X]年。保管期限届满后，如认为有继续保存必要的，可以适当延长保管期限。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。档案应按照类别和保管期限进行存放，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子审计档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）档案保管人员职责1.负责档案的日常保管工作，确保档案存放有序、安全无损。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。3.做好档案库房的环境卫生和安全防范工作记录，保持库房整洁、通风良好，防止火灾、水灾、虫害等事故发生。4.严格遵守档案查阅和借阅制度，对查阅和借阅档案的人员进行登记，确保档案的安全使用。四、审计档案的查阅与借阅（一）查阅权限公司内部人员查阅审计档案，应根据工作需要，经所在部门负责人批准后，到审计部门办理查阅手续。涉及公司机密信息的档案，需经公司分管领导批准方可查阅。外部单位查阅公司审计档案，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准。查阅时，应在审计部门指定的地点进行，由审计部门人员陪同，不得擅自将档案带出指定地点或转借他人。（二）查阅程序1.查阅人员填写《审计档案查阅申请表》，注明查阅档案的项目名称、档案编号、查阅内容和目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到审计部门档案管理人员处办理查阅登记手续，领取档案。3.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并对查阅人员进行必要的指导和监督，确保查阅过程规范有序。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅审计档案，需经审计部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。3.外部单位借阅公司审计档案，除按照上述查阅程序办理审批手续外，还需与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新签订保密协议并办理审批手续。五、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的审计档案进行鉴定，由审计部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据审计档案的内容、性质、重要程度以及公司的实际情况，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定意见书，详细记录鉴定过程和结果，鉴定意见书应由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的审计档案，应编制《审计档案销毁清册》，清册内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《审计档案销毁清册》经审计部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁审计档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，监销人员应将销毁情况报告公司审计部门，审计部门对销毁情况进行记录并存档。六、审计档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的审计档案信息化管理系统，实现审计档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高审计档案管理的效率和水平，为公司的审计工作和决策提供更加便捷、高效的支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入与存储能够将审计档案的纸质文件和电子文件进行数字化录入，并按照规定的分类和编号规则进行存储，确保档案信息的完整性和准确性。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、审计项目等条件进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.权限管理设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格的权限控制，确保档案信息的安全保密。4.统计分析能够对审计档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复定期对电子档案进行备份，并具备数据恢复功能。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.审计人员应按照规定及时将审计档案资料录入信息化管理系统，确保档案信息的实时更新。2.档案管理人员应定期对信息化管理系统进行维护和检查，确保系统的正常运行。3.加强对审计档案