测绘档案资料管理制度

PAGE测绘档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘档案资料的管理，确保测绘档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘档案资料在公司生产、经营、管理及技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及测绘工作形成的档案资料的管理，包括但不限于地形测绘、工程测量、地籍测绘、房产测绘等各类测绘项目产生的原始记录、成果图件、报告文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司测绘档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案资料管理的规范化和标准化。2.真实性原则测绘档案资料应如实反映测绘项目的实际情况，保证其内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案资料应涵盖测绘项目从策划、实施到成果交付的全过程，确保档案资料的完整性。4.保密性原则对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的测绘档案资料，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、档案资料的形成与收集（一）测绘项目实施过程中的资料形成1.测绘项目立项阶段应形成项目立项申请书、可行性研究报告、项目任务书等文件，明确项目的目标、任务、范围、技术要求等内容。2.测绘方案设计阶段编制测绘技术设计书，包括测区概况、作业依据、采用的技术标准和规范、仪器设备及软件配置、作业方法和流程、质量控制措施、安全保障措施等。3.测绘数据采集阶段记录原始观测数据，包括测量控制点的观测记录、地形地物的测量数据、影像数据采集记录等。同时，应拍摄反映测绘现场情况的照片，作为档案资料的补充。4.数据处理与成果形成阶段对采集的数据进行处理，生成各类成果图件和报告文件，如地形图、地籍图、房产分户图、测绘报告等。在数据处理过程中，应保留中间过程数据和处理记录，以备核查。5.项目验收阶段形成项目验收报告，包括项目完成情况、成果质量评定、验收意见等内容。验收通过后，项目负责人应及时整理项目资料，向档案管理部门移交。（二）档案资料的收集要求1.项目负责人应负责组织本项目档案资料的收集工作，确保资料的齐全、完整。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件和数据存储介质等多种形式，并确保各种载体上的信息一致。3.对于外单位提供的资料，应要求其提供完整的资料清单，并在接收时进行核对和签收。4.档案资料应随项目进度及时收集，不得积压或遗漏。项目完成后，应在规定时间内完成资料的整理和移交工作。三、档案资料的整理与归档（一）整理原则1.遵循测绘工作的流程和规律，按照项目的类别、阶段进行分类整理。2.保持档案资料之间的有机联系，便于查找和利用。3.对档案资料进行编号、编目，建立清晰的标识系统。（二）整理方法1.纸质档案资料的整理按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一项目的资料应集中在一起。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编制文件材料目录，目录应包括文件编号、题名、日期、责任者等内容。对文件材料进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐。2.电子档案资料的整理按照项目名称建立电子文件夹，文件夹内按照资料类型进一步细分，如原始数据、成果图件、报告文件等。对电子文件进行命名，命名应规范、准确，反映文件的内容和性质。建立电子文件索引目录，索引目录应与纸质档案目录相对应，便于查找和关联。定期对电子档案资料进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）归档要求1.档案管理部门应定期接收各项目移交的档案资料，并进行检查和核对。2.对整理好的档案资料进行分类归档，存入专门的档案库房或电子档案管理系统。3.建立档案归档清单，记录档案资料的名称、数量、归档时间等信息，便于查询和统计。4.归档后的档案资料应进行妥善保管，确保档案的安全和完整。四、档案资料的保管（一）保管环境要求1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案存储介质的保管1.对于纸质档案，应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据备份和维护。存储设备应标明档案内容、存储时间等信息。3.对重要的档案资料应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）档案资料的日常维护1.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对纸质档案资料进行除尘、消毒等维护工作，防止档案发霉、虫蛀。3.对电子档案资料进行病毒查杀、数据维护等工作，确保电子档案的正常使用。4.对破损或变质的档案资料应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案资料的利用（一）利用原则1.遵循保密制度，确保档案资料的安全和保密。2.按照规定的程序和权限进行利用，不得擅自扩大利用范围。3.以服务公司生产、经营、管理为目的，合理利用档案资料。（二）利用流程1.用户提出利用申请，填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.申请部门负责人对申请进行审核，签字确认后提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，查找相关档案资料，并进行登记。4.对于纸质档案，应在档案查阅室提供查阅服务，用户不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录，应经档案管理部门同意，并进行登记。5.对于电子档案，档案管理部门应按照规定的权限提供访问权限，用户应在指定的计算机上进行查阅和使用，不得擅自拷贝或传播。6.利用结束后，用户应及时归还档案资料，档案管理部门对归还的档案进行检查和核对，确保档案资料的完整和安全。（三）利用范围1.公司内部各部门因生产、经营、管理等工作需要，可查阅和利用相关的测绘档案资料。2.因项目投标、资质申报、成果验收等需要，可提供相应的测绘档案资料复印件或证明材料。3.法律法规规定的其他利用情形。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案资料进行鉴定，确保档案资料的保存价值。2.遵循国家有关法律法规和公司档案管理制度，准确判断档案资料的鉴定标准。3.鉴定工作应客观、公正、科学，避免主观随意性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和技术人员组成。2.档案管理部门定期对到期档案资料进行清理，列出需要鉴定的档案清单。3.鉴定小组对档案资料进行逐一审查，根据档案的内容、形成时间、保存价值等因素，确定档案的存毁。4.对拟销毁的档案资料，应编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、编号、日期、鉴定意见等内容。5.档案销毁清单经公司主管领导审批后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.对于纸质档案资料，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案资料，应采用数据擦除或格式化等方式进行销毁，并对存储介质进行物理破坏。3.销毁工作应指定专人负责，在销毁现场进行监督，并记录销毁过程。销毁记录应与档案销毁清单一并保存。七、档案资料的保密管理（一）保密制度1.建立健全测绘档案资料保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的测绘档案资料，应严格按照保密规定进行管理。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识和业务水平。（二）保密措施1.对档案资料的查阅、借阅、复制等环节进行严格的登记和审批，确保档案资料的流向可追溯。2.对档案库房、查阅室等场所进行安全监控，防止无关人员进入。3.对涉及保密的档案资料，应采用加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。