酒店工程档案管理制度

PAGE酒店工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为酒店的运营、维护、改造及管理决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店新建、改建、扩建、维修等各类工程项目档案的管理，涵盖项目从规划设计到竣工验收全过程所形成的各类文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：酒店工程档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集工程建设过程中形成的各类文件资料，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案内容应准确无误，数据真实可靠，签字盖章齐全。5.及时性原则：工程档案应随工程进度同步整理，及时归档，确保档案的时效性。6.保密性原则：对涉及酒店机密的工程档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和酒店的档案管理制度，制定和完善酒店工程档案管理的具体办法和流程。2.负责酒店工程档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计工作。3.对工程档案的形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导，确保档案质量。4.建立工程档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源，为酒店各项工作服务。5.定期对工程档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理。6.负责与上级主管部门、相关单位及部门的档案业务联系与沟通协调。（二）工程管理部门职责1.负责本部门工程项目文件资料的形成、积累和整理工作，并按规定向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门对工程档案进行审核、把关，确保档案内容符合工程实际情况。3.在工程建设过程中，督促各参建单位做好文件资料的收集、整理和归档工作，对不符合要求的及时整改。4.参与工程档案的验收工作，对档案的完整性、准确性等进行检查。（三）参建单位职责1.各参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等单位）应建立健全本单位的工程文件资料管理制度，明确专人负责文件资料的收集、整理和归档工作。2.按照合同要求和工程档案管理规定，及时、准确地收集、整理本单位在工程建设过程中形成的各类文件资料，并向建设单位移交。3.对移交的工程文件资料的真实性、完整性和准确性负责，确保档案符合相关标准和要求。三、工程档案的分类与编号（一）分类酒店工程档案分为以下几大类：1.前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件：与工程建设相关的会议纪要、来往函件、工程照片、录像等。（二）编号工程档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，采用层次编码法进行编号。编号格式如下：[项目代码][档案类别代码][年份][流水号]其中：1.项目代码：由酒店统一编制，用于标识具体的工程项目。2.档案类别代码：根据上述档案分类，分别用不同的字母或数字表示，如前期文件用“Q”表示，设计文件用“S”表示等。3.年份：表示档案形成的年份，取四位数字。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定。例如：[JD2023][Q][2023][001]表示酒店2023年新建项目的第1份前期文件。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责工程文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应采用耐久性强的书写材料，电子文件应格式规范、存储安全。3.对工程建设过程中形成的各类文件资料，应按照分类要求进行收集，不得遗漏。（二）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行分类整理，同一类别的档案应按照文件形成的时间顺序排列。2.每份文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。3.档案应进行编目，编目内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、页号、密级等，编目应准确、清晰。4.对破损的文件应进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。5.电子文件应与纸质文件同步整理，确保内容一致，并按照规定的格式和存储要求进行存储。五、工程档案的归档与移交（一）归档1.各部门和参建单位应定期将整理好的工程文件资料向档案管理部门归档，归档时间不得超过工程进度的规定节点。2.归档时应填写《工程档案归档清单》，详细列出档案的名称、数量、档号等信息，并由移交人和接收人签字确认。（二）移交1.工程竣工验收合格后，各参建单位应在规定时间内将全部工程档案移交建设单位。2.移交的工程档案应编制《工程档案移交清册》，一式两份，双方签字盖章后各执一份。3.档案管理部门应对移交的工程档案进行审核，对不符合要求的，应要求移交单位限期整改后重新移交。六、工程档案的保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对纸质档案应分类存放，排列整齐，便于查找。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.定期对工程档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。4.对超过保管期限或失去保存价值的工程档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁时应填写《工程档案销毁清册》，经批准后实施，并保留相关记录。（二）利用1.酒店内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写《工程档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房，严禁在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.因特殊情况需要借阅工程档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。借阅人应妥善保管档案，按时归还，如发现档案丢失或损坏，应及时报告并承担相应责任。5.档案管理部门应积极开发工程档案信息资源，为酒店的工程管理、运营决策等提供参考依据，可根据需要编制档案检索工具、专题资料等。七、工程档案的信息化管理（一）建立工程档案管理信息系统1.利用现代信息技术，建立酒店工程档案管理信息系统，实现工程档案的数字化管理。2.信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、备份等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）电子档案管理1.对工程建设过程中形成的电子文件，应按照规定进行收集、整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子文件应采用符合国家标准的存储格式进行存储，存储介质应定期进行备份，异地存放，防止数据丢失。3.在电子档案管理信息系统中，应建立严格的用户权限管理机制，确保电子档案的安全保密。八、工程档案的验收（一）验收组织工程档案验收由建设单位组织，档案管理部门、工程管理部门及各参建单位参加。（二）验收内容1.工程档案的完整性，检查档案是否涵盖工程建设全过程，各类文件资料是否齐全。2.工程档案的准确性，核对档案内容与工程实际情况是否相符，数据是否准确，签字盖章是否齐全。3.工程档案的系统性，检查档案分类是否合理，编号是否规范，编目是否清晰，排列是否有序。4.工程档案的整理质量，检查档案的装订、修复、复制等是否符合要求。5.电子档案的管理情况，检查电子档案的存储、格式、备份等是否符合规定。（三）验收程序1.各参建单位在工程竣工验收前，应向建设单位提交工程档案自查报告，说明档案的整理情况和存在问题。2.建设