评价机构档案管理制度

PAGE评价机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强评价机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在评价工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本评价机构在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于评价报告、原始数据记录、客户资料、内部管理文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则评价机构档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映评价机构的业务活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集评价机构在各个业务环节形成的档案资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为评价机构的决策和业务工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责评价机构档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本评价机构的档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索系统，实现档案信息的快速查询和利用，提高档案服务效率。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供数据支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高评价机构全体员工的档案意识和档案管理水平。8.积极参与评价机构的业务活动，为业务工作提供档案信息服务，协助解决业务工作中涉及的档案问题。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.评价业务档案包括评价项目委托书、评价方案、现场勘查记录、数据采集表、检测报告、评价报告（初稿、审核稿、定稿）及相关附件等。2.客户资料档案客户基本信息、营业执照、资质证书、项目立项批复、环境影响评价文件及相关批复等与评价业务相关的客户资料。3.内部管理档案机构章程、管理制度、人员档案、财务档案、合同协议、会议记录、工作计划与总结等。4.其他档案与评价机构业务活动相关的各类文件、资料、证书、荣誉等。（二）档案收集要求1.各部门和岗位人员应在业务活动完成后及时将相关档案资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签署手续完备，符合档案管理的要求。3.档案管理部门应定期对档案收集情况进行检查和督促，对未及时移交或移交资料不完整的部门和个人进行催办和指导。（三）档案整理方法1.分类标准按照评价业务类别、客户类型、档案形成时间等因素进行分类，确保档案分类科学合理，便于查找和管理。2.编号规则为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和检索。编号应包含年份、类别代码、顺序号等信息，例如：2023PJ001，表示2023年评价业务类别的第1份档案。3.装订要求对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的档案封面和封底，按照一定顺序排列档案资料，并在左侧装订。4.编目工作编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保档案目录准确反映档案内容，便于快速检索和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，满足档案保管的要求。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更新，并异地存放，防止数据丢失。电子档案应建立严格的存储和访问管理制度，确保电子档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的措施，保持库房温湿度适宜，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。5.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保档案库房的安全。（三）档案保管期限根据国家相关法律法规和评价机构的实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案涉及国家机密、重要评价项目、具有重大历史价值或长期保存意义的档案，如重要评价报告、机构核心文件等。2.长期保管的档案一般评价项目档案、重要客户资料、内部管理文件等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案一般性业务文件、临时性资料等，保管期限为[X]年。档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.评价机构内部人员因工作需要查阅档案，包括业务参考、项目论证、质量审核等。2.客户因自身业务需要，经评价机构同意后查阅与其评价项目相关的档案资料。3.其他经评价机构批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.本评价机构内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.客户查阅档案，应提交书面申请，说明查阅理由和查阅范围，经评价机构业务负责人审核同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.其他单位或个人查阅档案，应按照国家有关规定办理相关手续，经评价机构负责人批准后，方可查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅区域进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.电子档案的利用应通过档案管理系统进行，查阅人员应遵守系统的使用规定，不得擅自修改、删除电子档案内容。如需获取电子档案的副本，应按照档案管理部门的要求进行操作。3.档案管理部门应根据利用情况，及时对档案进行整理和修复，确保档案的完整性和可用性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行鉴定，确保档案信息的安全。3.对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，应提出延长保管期限的建议。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告，明确档案的销毁清单。2.将鉴定报告和销毁清单报评价机构负责人审批。3.经批准后，由档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告评价机构负责人。（四）销毁记录档案管理部门应建立档案销毁记录，记录档案销毁的时间、地点、范围、方式等信息，并存档备查。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能将纸质档案和电子档案的相关信息录入系统，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快捷地查询档案信息。3.权限管理功能设置不同的用户权限，对档案信息的访问进行严格控制，确保档案信息的安全。4.利用统计功能对档案的利用情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复功能定期对档案数据库进行备份，确保数据的安全性。在数据出现问题时，能够及时进行恢复，保证档案管理工作的正常开展。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。