秘密档案资料管理制度

PAGE秘密档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司秘密档案资料的管理，确保公司机密信息的安全与完整，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中涉及的秘密档案资料管理。（三）定义1.秘密档案资料：指公司在经营管理、技术研发、业务拓展等活动中形成的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等，依照法律法规和公司规定需要保密的各类文件、资料、数据、图表、记录等。2.密级划分：根据秘密档案资料的重要性和保密程度，分为绝密、机密、秘密三级。绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。如公司核心技术配方、重大投资决策方案、尚未公开的上市计划等。机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。如关键技术资料、重要客户信息、财务预决算报告等。秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受一定的损害。如一般性业务合同、普通员工信息等。（四）管理原则1.严格保密原则：对秘密档案资料采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.分级管理原则：按照密级划分，实行分级管理，明确各级管理人员的职责。3.规范操作原则：对秘密档案资料的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等环节，制定规范的操作流程。4.确保安全原则：采取必要的安全措施，确保秘密档案资料的物理安全和信息安全。二、职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司秘密档案资料管理制度，并组织实施。2.负责秘密档案资料的收集、整理、归档、存储、保管等日常管理工作。3.负责对秘密档案资料的密级进行确定、调整和解除，并做好相应记录。4.负责对秘密档案资料的查阅、借阅、复制等使用情况进行登记和审批。5.负责对涉及秘密档案资料的人员进行保密教育和培训。6.负责对违反秘密档案资料管理制度的行为进行调查和处理。（二）各部门职责1.负责本部门秘密档案资料的产生、收集、整理和保管工作，并及时移交档案管理部门归档。2.负责对本部门员工进行保密教育和培训，督促员工遵守秘密档案资料管理制度。3.负责对本部门涉及秘密档案资料的使用情况进行监督和管理，确保信息安全。4.按照档案管理部门的要求，配合做好秘密档案资料的查阅、借阅、复制等工作。（三）员工职责1.严格遵守公司秘密档案资料管理制度，保守公司秘密。2.妥善保管本人使用的秘密档案资料，不得擅自复制、传播、泄露。3.在工作中需要使用秘密档案资料时，按照规定办理相关手续。4.发现秘密档案资料被盗、丢失、泄露等情况，及时报告上级领导和档案管理部门。三、秘密档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、报告等。2.公司在技术研发过程中产生的技术资料、实验数据、图纸、专利等。3.公司在业务拓展过程中获取的客户信息、市场调研资料、商业情报等。4.公司在财务管理过程中涉及的财务报表、审计报告、税务资料等。5.公司在人事管理过程中形成的员工档案、薪酬福利资料、绩效考核记录等。6.其他需要保密的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责秘密档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的秘密档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对收集到的秘密档案资料，应进行初步整理，分类存放，并及时移交档案管理部门。（三）整理方法1.档案管理部门按照秘密档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对每份秘密档案资料进行编号，并编制目录，便于查找和管理。3.对秘密档案资料中的电子文档，应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。四、秘密档案资料的存储与保管（一）存储方式1.秘密档案资料应采用纸质和电子两种方式存储。2.纸质秘密档案资料应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子秘密档案资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理。同时，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（二）保管要求1.档案管理部门应指定专人负责秘密档案资料的保管工作，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。2.对绝密级秘密档案资料，应实行专人专柜保管，严格限制接触范围。3.对机密级秘密档案资料，应存放在专门的保密柜内，并采取必要的防盗、防火、防潮等措施。4.对秘密级秘密档案资料，应存放在普通档案柜内，并进行适当的保管。5.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合规定要求。6.对存储秘密档案资料的设备和介质，应定期进行维护和检查，并做好记录。五、秘密档案资料的使用与传递（一）使用规定1.因工作需要查阅秘密档案资料的，应填写《秘密档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅秘密档案资料时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅秘密档案资料时，不得擅自复制、拍照、记录，确需复制的，应填写《秘密档案资料复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制的秘密档案资料应按照原件的保管要求进行保管。4.借阅秘密档案资料的，应填写《秘密档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，经部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅秘密档案资料时，应妥善保管，不得转借他人，不得在借阅的档案上涂改、圈划、批注等。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。6.因工作需要携带秘密档案资料外出的，应填写《秘密档案资料外出携带申请表》，注明携带目的、内容、期限、地点等，经部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可携带。携带秘密档案资料外出时，应采取必要的保密措施，确保档案安全。（二）传递规定1.秘密档案资料的传递应通过公司内部网络、专人递送等安全方式进行，不得通过互联网、电子邮件等不安全方式传递。2.传递秘密档案资料时，应填写《秘密档案资料传递登记表》，注明传递日期、传递人、接收人、传递内容等，确保传递过程的可追溯性。3.接收秘密档案资料的人员应及时在《秘密档案资料传递登记表》上签字确认，并按照规定的保管要求进行保管。六、秘密档案资料的密级确定、调整与解除（一）密级确定1.各部门在形成秘密档案资料时，应根据其重要性和保密程度，初步确定密级，并在文件上加盖相应的密级标识。2.档案管理部门对各部门报送的秘密档案资料进行审核，根据审核结果确定最终密级，并登记造册。（二）密级调整1.随着公司业务的发展和情况的变化，秘密档案资料的密级可能需要进行调整。2.密级调整由原确定部门提出申请，说明调整理由，经档案管理部门审核，公司分管领导批准后，进行调整。3.密级调整后，应及时通知相关部门和人员，并对档案资料的标识和管理进行相应调整。（三）密级解除1.秘密档案资料在保密期限届满或已失去保密价值时，应及时解除密级。2.密级解除由原确定部门提出申请，说明解除理由，经档案管理部门审核，公司分管领导批准后，进行解除。3.密级解除后，应及时通知相关部门和人员，并对档案资料的标识和管理进行相应处理。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立秘密档案资料管理监督机制，由档案管理部门负责对各部门秘密档案资料管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.各部门应定期对本部门秘密档案资料管理情况进行自查，并将自查情况报告档案管理部门。（二）检查内容1.秘密档案资料管理制度的执行情况。2.秘密档案资料的收集、整理、存储、保管、使用、传递等环节的管理情况。3.秘密档案资料的密级确定、调整与解除情况。4.员工的保密意识和保密行为。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对违反秘密档案资料管理制度的行为，公司将依法依规进行严肃处理，情节严重的，将追究相关人员的法律责任。八、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度秘密档案资料管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据公司业务发展和员工实际需求进行调整和完善。（二）培训内容1.秘密档案资料管理制度的解读和讲解。2.保密法律法规和政策的宣传。3.保密意识和保密技能的培训。4.典型案例分析和警示教育。（三）培训