档案管理制度完整

PAGE档案管理制度完整一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门的档案管理工作。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。4.负责公司档案的数字化处理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。5.负责公司档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和安全。6.负责公司档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，按照规定为公司内部人员和外部单位提供档案信息。7.负责公司档案库房的管理，确保档案库房的安全、整洁和温湿度适宜，配备必要的档案保管设备和设施。8.负责公司重大活动、重要项目档案的专项管理工作，确保档案的及时收集和整理。9.负责组织公司档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至综合管理部门，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常查阅和利用工作，严格遵守档案查阅和借阅规定，确保档案的安全。4.积极配合综合管理部门做好档案管理的各项工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，具有良好的职业道德和责任心。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的质量和规范。3.负责档案的数字化处理，录入档案信息，建立电子档案数据库，并定期进行维护和更新。4.负责档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，按照规定办理相关手续，及时登记和归还档案。5.负责档案库房的管理，定期检查档案的保管状况，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。6.负责档案的鉴定和销毁工作，提出档案鉴定意见，按照规定程序进行档案销毁。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。8.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项管理制度、规定及实施细则。3.公司年度工作计划、总结、报告等。4.公司各类会议记录、纪要。5.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司生产经营活动中形成的各类文件，如生产计划、采购合同、销售合同、质量检验报告等。8.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪资档案、培训记录、考核记录等。9.公司科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、成果鉴定等。10.公司工程建设项目档案，包括项目可行性研究报告建筑工程规划许可证、施工图纸、竣工验收报告等。11.公司设备档案，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备报废申请等。12.公司行政事务档案，包括办公用品采购记录、车辆使用记录、办公场地租赁协议等。13.公司宣传资料、广告策划方案、活动照片、音像资料等。14.公司收到和发出的各类信函、传真、电子邮件等。15.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性和及时性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应及时进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和检索利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、生产经营类、科研项目类、工程建设类、设备管理类、行政事务类、宣传类等类别。2编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于档案的保管和查找。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温湿度适宜，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。4.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如霉变档案应及时进行干燥处理，破损档案应及时进行修复或复制。5.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。6.档案库房应配备必要的消防设备和设施，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。7.档案库房应安装防盗报警装置和监控设备，确保档案库房的安全。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。鉴定工作应由档案管理人员和相关业务部门人员共同进行，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的价值和保管期限。2.销毁对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，经综合管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，由档案管理人员和相关业务部门人员共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部门查阅档案。2.查阅档案时，档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅档案一般应在档案阅览室进行，如需带出档案阅览室查阅的，应经综合管理部门负责人批准，并办理借阅手续。4.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上圈划、批注或污损档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人员应向档案管理人员出具本人有效身份证件，并办理借阅登记手续。档案管理人员应将档案借阅情况进行详细记录，包括借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限、归还日期等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复印、摘录档案内容。如因工作需要复印或摘录档案内容的，应经综合管理部门负责人批准。5.借阅人员应按时归还借阅的档案，如逾期未还的，档案管理人员应及时催还。如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案的，应提前向公司综合管理部门提出申请，说明查阅或借阅档案的目的、内容、范围等信息，并提交相关证明材料。2.公司综合管理部门应根据外部单位的申请，进行审核，并报公司分管领导批准。经批准后，外部单位方可查阅或借阅公司档案。3.外部单位查阅或借阅公司档案时，应安排专人负责陪同，并在档案查阅或借阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。外部单位查阅或借阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.外部单位查阅或借阅公司档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长查阅或借阅期限的，应提前办理续借手续。5.外部单位查阅或借阅公司档案时，应向公司综合管理部门出具单位介绍信和查阅或借阅人员有效身份证件，并办理查阅或借阅登记手续。公司综合管理部门应将外部单位查阅或借阅档案情况进行详细记录，包括查阅或借阅单位名称、查阅或借阅人员姓名、查阅或借阅档案名称、编号、查阅或借阅期限、归还日期等信息。6.外部单位查阅或借阅公司档案后，应按时归还档案，并办理归还手续。如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。7.外部单位如需复印或摘录公司档案内容的，应经公司综合管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。复印或摘录的档案内容应加盖公司档案专用章，并注明复印或摘录的日期、份数等信息。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子文件收集齐全，并按照规定的格式和命名规则进行整理。2.电子文件应与纸质文件同步收集，确保电子文件与纸质文件内容一致。3.电子文件的整理应遵循便于管理和利用的原则，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。2.电子档案的存储环境应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保电子档案的安全。3.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行维护和更新。4.电子档案数据库应设置用户权限管理，不同用户只能访问其权限范围内的电子档案，确保电子档案的安全和保密。（三）电子档案的查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅电子档案的，应通过公司电子档案管理系统进行查阅，并按照系统提示进行操作。2.在查阅电子档案时，查阅人员应遵守系统的使用规定，不得擅自修改、删除电子档案内容。如需打印或下载电子档案的，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。3.公司内部人员如需将电子档案带出公司查阅的，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行