瓦斯抽采技术档案制度

PAGE瓦斯抽采技术档案制度一、总则（一）目的为加强瓦斯抽采技术档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保瓦斯抽采技术资料的完整性、准确性和系统性，为瓦斯抽采工作提供科学依据和技术支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司瓦斯抽采技术档案的管理，包括瓦斯抽采设计、施工、监测、设备管理、数据分析等方面形成的各类文件、资料、图表、记录等。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善瓦斯抽采技术档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作，集中统一管理瓦斯抽采技术档案，确保档案的安全和完整。2.瓦斯抽采业务部门负责本部门瓦斯抽采技术文件、资料的形成、积累和整理工作，并按规定及时移交档案管理部门。对档案的准确性、完整性负责，积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.相关人员瓦斯抽采技术人员、施工人员、监测人员、设备管理人员等应严格按照本制度要求，做好各自工作中形成的档案资料的收集、整理和归档工作，确保档案资料真实、准确、完整。二、档案收集（一）收集范围1.瓦斯抽采设计文件，包括矿井瓦斯抽采规划、年度瓦斯抽采计划、单项工程瓦斯抽采设计等。2.瓦斯抽采施工文件，如施工组织设计、钻孔施工记录、封孔记录、管路安装记录等。3.瓦斯抽采监测数据及分析报告，包括瓦斯浓度、流量、压力等参数的监测记录，以及对监测数据的分析、总结报告。4.瓦斯抽采设备资料及管理记录，如设备选型报告、设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护记录、设备检修记录等。5.瓦斯抽采效果评价报告，包括抽采达标评判报告、瓦斯利用效果评价报告等。6.瓦斯抽采事故处理文件，如事故报告、事故分析记录、事故处理措施及结果等。7.与瓦斯抽采相关的科研项目资料，包括项目立项报告、研究成果报告、技术鉴定文件等。8.其他与瓦斯抽采技术相关的文件、资料、图表、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案资料应随工作进程同步收集，不得事后补记或追记。收集过程中要注意资料的真实性和原始性，不得擅自修改、涂抹或伪造。3.对于外来文件，如上级部门下达的瓦斯抽采相关文件、技术标准、规范等，应及时收集并登记，确保文件的有效性和完整性。4.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，具备长期保存价值。三、档案整理（一）分类原则瓦斯抽采技术档案按照其形成的领域和性质，分为设计类、施工类、监测类、设备类、效果评价类、事故处理类、科研项目类等七大类。每大类下再根据具体内容进行细分，形成科学合理的分类体系。（二）分类方法1.设计类按照瓦斯抽采设计的不同阶段和内容，分为规划设计、年度计划设计、单项工程设计等。每个设计文件再按照其专业内容，如钻孔设计、管路设计、抽采系统设计等进行细分。2.施工类根据施工项目的不同，分为钻孔施工、封孔施工、管路安装施工等。每个施工项目的档案按照施工时间顺序、施工班组、施工地点等进行整理，并将施工记录、质量验收记录等相关资料一并归档。3.监测类以监测参数为分类依据，分为瓦斯浓度监测、流量监测、压力监测等。每个监测参数的档案按照监测时间序列、监测地点等进行整理，同时将监测数据分析报告、异常情况处理记录等相关资料纳入其中。4.设备类按照设备的类型和用途，分为抽采泵设备、钻孔设备、监测设备、管路设备等。每个设备的档案包括设备选型资料、采购合同、安装调试记录、运行维护记录、检修记录等，按照设备的全生命周期进行整理。5.效果评价类根据评价的内容和对象，分为抽采达标评判、瓦斯利用效果评价等。每个评价报告按照评价时间、评价单位、评价方法、评价结果等进行整理，并将相关的基础数据、分析图表等资料作为附件一并归档。6.事故处理类按照事故的类型和发生时间，分为瓦斯爆炸事故、瓦斯突出事故、抽采系统故障事故等。每个事故的档案包括事故报告、事故现场照片、事故分析记录、事故处理措施及结果等，按照事故处理的全过程进行整理。7.科研项目类根据科研项目的立项情况和研究内容，分为瓦斯抽采新技术研究、瓦斯抽采工艺优化研究等。每个科研项目的档案包括项目立项报告、研究方案、研究成果报告、技术鉴定文件、科研经费使用记录等，按照项目研究的进程进行整理。（三）编号规则为便于档案的管理和查找，对瓦斯抽采技术档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：按照上述分类方法，为每大类档案设定一个两位字母代码，具体如下：设计类：SJ施工类：SG监测类：JC设备类：SB效果评价类：PJ事故处理类：SC科研项目类：KY3.流水号：用四位数字表示每类档案的顺序号，从“0001”开始依次编排。例如，2023年形成的第10个设计类档案编号为“2023SJ001”（四）装订要求1.档案资料应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.对于纸张规格不一致的资料，应进行折叠或粘贴，使其符合A4纸大小，并保持页面整洁。3.档案资料应去除金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏档案。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。（二）保管期限瓦斯抽采技术档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管瓦斯抽采规划、矿井瓦斯地质图、瓦斯抽采达标评判报告等具有重要历史价值和长期利用价值的档案。瓦斯抽采事故处理的重要文件，如事故调查报告、处理决定等。与瓦斯抽采相关的科研项目成果报告、技术鉴定文件等对公司发展具有重大影响的档案。2.长期保管年度瓦斯抽采计划、单项工程瓦斯抽采设计、施工组织设计等在一定时期内具有重要参考价值的档案，保管期限为10年。瓦斯抽采设备的采购合同、安装调试记录、运行维护记录等设备全生命周期管理档案，保管期限为设备报废后5年。瓦斯抽采监测数据及分析报告等反映瓦斯抽采工作动态的档案，保管期限为5年。3.短期保管钻孔施工记录、封孔记录、管路安装记录等施工过程中的一般性记录，保管期限为2年。瓦斯抽采设备的日常检修记录、临时故障处理记录等临时性档案，保管期限为1年。（三）保管措施1.建立档案库房管理制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。2.对档案进行分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和管理。同时，建立档案存放索引，注明各类档案的存放位置。3.对电子档案要进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。4.加强档案的安全保密工作，严格限制无关人员进入档案库房。对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人管理等措施，防止档案信息泄露。五、档案利用（一）利用原则1.遵循合法合规、安全保密的原则，确保档案利用过程符合国家法律法规和公司相关规定，不泄露公司机密信息。2.坚持服务生产、促进工作的原则，充分发挥档案的作用，为瓦斯抽采工作提供有力的支持和保障。（二）利用范围1.公司内部各部门在瓦斯抽采技术研究、设计、施工、管理等工作中需要查阅相关档案资料。2.对外提供瓦斯抽采技术资料用于技术交流、合作项目等，但需按照公司规定履行审批手续。（三）利用流程1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅瓦斯抽采技术档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。将《档案查阅申请表》提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后提供相应档案，并做好查阅登记。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中要爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。2.外部借阅因工作需要向外部单位提供瓦斯抽采技术档案借阅的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅单位、借阅档案名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经公司分管领导签字批准。将《档案借阅申请表》提交档案管理部门，档案管理人员对借阅申请进行审核，审核通过后与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括保密责任、归还时间、违约责任等。档案管理人员按照《档案借阅协议》的要求，将档案提供给借阅单位，并做好借阅登记。借阅单位应指定专人负责档案的保管和使用，严格按照协议规定的用途和期限使用档案，不得擅自转借、复制、泄露档案内容。借阅期满后，借阅单位应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果准确反映档案的价值和保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、瓦斯抽采业务部门技术专家、财务审计人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式、时间等进行全面分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考同类档案的保管期限和利用情况，结合公司的发展战略和业务需求，综合评估档案的存毁必要性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。2.对于拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。3.将《档案鉴定意见书》和《档案销毁清