档案文件资料收集制度

PAGE档案文件资料收集制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案文件资料的收集、整理、保管和利用，确保档案文件资料的完整性、准确性和系统性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案文件资料的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案文件资料的收集、整理、保管和利用工作，确保档案管理工作的集中统一。2.真实完整原则档案文件资料的收集应确保其内容真实、准确、完整，如实反映公司/组织各项工作的实际情况。3.及时有效原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案文件资料收集整理，按照规定的时间和要求移交档案管理部门，确保档案信息的时效性。4.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案文件资料的利用需求，优化整理和保管方式，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案文件资料的分类与范围（一）分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理文件等。2.业务经营类：涵盖市场营销、生产管理、财务管理、质量管理、技术研发等业务领域的合同协议、业务报表、项目文档、市场调研资料等。3.财务审计类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.工程建设类：涉及工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.信息技术类：包括计算机系统文档、软件程序、数据备份、网络架构资料等。6.客户关系类：如客户档案、客户投诉处理记录、市场反馈信息等。（二）范围1.公司/组织内部形成的各类纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.与外部单位往来的文件、函件、合同、协议等。3.公司/组织参加各类会议、活动所形成的文件资料。4.员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件资料。三、档案文件资料的收集职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案文件资料收集制度及相关流程。2.指导各部门及员工做好档案文件资料的收集工作。3.负责接收、整理、保管和统计公司/组织各类档案文件资料。4.定期对档案文件资料进行鉴定，确定档案的保管期限和处置方式。5.提供档案文件资料的查阅、借阅服务，做好利用登记工作。6.对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作规范有序。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件资料的收集、整理和初步分类工作。2.明确专人负责档案文件资料的日常管理，确保文件资料的及时收集和妥善保管。3.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案文件资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.在工作中积极配合档案管理部门的工作，提供必要的协助和支持。（三）员工职责1.严格按照公司/组织档案管理规定收集和整理个人在工作中形成的档案文件资料。2.及时将应归档的文件资料移交至所在部门的档案管理人员。3.不得擅自销毁、涂改、丢失档案文件资料。四、档案文件资料的收集要求（一）及时性1.各部门及员工应在工作完成后及时收集相关档案文件资料，确保文件资料的形成与工作进程同步。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件资料，应在会议结束或活动完成后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至档案管理部门。（二）完整性1.收集的档案文件资料应包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保文件内容的完整性。2.对于涉及多个部门或多个环节的工作文件，应收集齐全相关各方的文件资料，形成完整的工作记录。（三）准确性1.档案文件资料的内容应真实准确，数据可靠，不得有虚假、错误信息。2.文件的格式、编号、日期等应符合规范要求，确保文件的一致性和准确性。（四）规范性1.收集的档案文件资料应使用统一的纸张规格、书写格式和装订方式。2.电子文件应按照规定的命名规则和存储格式进行整理存储，确保文件的规范性和可读性。五、档案文件资料的收集流程（一）部门内部收集1.各部门档案管理人员负责定期收集本部门员工在工作中形成的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件等。2.对收集到的文件资料进行初步整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类排序，并检查文件的完整性和准确性。3.将初步整理好的文件资料存放于本部门的档案柜或电子存储设备中，妥善保管。（二）部门间文件交接1.对于涉及多个部门共同完成的工作项目，相关部门应在项目结束后及时进行文件交接。2.交接双方应填写《文件交接清单》，详细记录交接文件的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。3.交接完成后，接收部门应按照档案管理要求对接收的文件进行整理和保管。（三）向档案管理部门移交1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，定期将本部门整理好的档案文件资料移交至档案管理部门。2.移交时，填写《档案文件资料移交清单》，一式两份，由移交部门和档案管理部门分别留存。3.档案管理部门对移交的档案文件资料进行核对验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六．档案文件资料的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史连贯性。2.按照档案分类方案进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。3.便于档案的保管、查阅和利用，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.纸质文件去除文件上的金属物，如订书针、回形针等。对破损或褪色的文件进行修复或复制。按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类装订，编制页码。填写档案盒封面、盒脊和备考表等信息，注明档案的类别、年度、起止日期、保管期限等。2.电子文件按照电子文件的分类方案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容和日期等关键信息。定期对电子文件进行备份，采用异地备份等方式，确保数据的安全性。建立电子文件索引目录，便于快速检索和查找。（三）归档要求1.档案文件资料应在整理完毕后及时归档，归档时间不得超过规定期限。2.归档的档案应编制详细的目录清单，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和管理。3.档案管理人员应定期对归档的档案进行检查，确保档案的整理质量和归档的准确性。七、档案文件资料的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案文件资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列存放于档案柜中，便于查找和管理。2.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案文件资料，如珍贵照片、音像资料等，应采取特殊的保管措施，如密封保存、数字化存储等。（三）保管期限1.档案文件资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司/组织的重要规章制度、年度财务报告、重大合同协议、历史沿革资料等。长期保管的档案期限一般为[X]年，主要包括一般性的业务文件、行政文件等。短期保管的档案期限一般为[X]年，主要包括临时性的文件资料、一般性的会议记录等。2.档案管理部门应定期对档案进行鉴定工作，根据档案的实际价值和保管期限的规定，确定档案的存毁。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、存储位置等，确保档案的完整性和准确性。3.对清查中发现的问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。八、档案文件资料的利用（一）利用原则1.档案文件资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.严格按照档案利用规定办理查阅、借阅手续，未经批准不得擅自提供档案利用服务。3.在档案利用过程中，应保护档案的原始风貌，不得对档案进行涂改、损坏等操作。（二）利用范围与方式1.查阅公司/组织内部员工因工作需要可查阅档案文件资料。查阅时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊工作需要，员工可借阅档案文件资料。借阅时，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制对于确需复制的档案文件资料，申请人应填写《档案复制申请表》，经审批后，由档案管理部门按照规定的方式进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用登记与归还1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案文件资料，归还时档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。九、档案文件资料的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和利用人员的保密职责。2.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案文件资料，应采取严格的保密措施，限制查阅和使用范围。3.在档案利用过程中，档案管理人员应对利用人进行保密提醒，不得泄露档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房安全。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对档案保管设备进行检查维护，确保设备正常运行，保障档案的安全保管。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，制定相应的应急预案，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。十、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对档案文件资料收集制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.档案管理部门负责对各部门档案文件资料的收集、整理、保管和利用情况进行日常监督检查，发现问题及时提出整改意见。3.公司/组织内部审计部门可定期对档案管理工作进行专项审计，检查档案管理工作的合规性和有效性。（二）考核评价