干部人事电子档案制度

PAGE干部人事电子档案制度一、总则（一）目的为了加强公司干部人事管理，规范干部人事电子档案的建立、管理和使用，提高干部人事工作的效率和质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部人事电子档案的管理，包括档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、保密等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事电子档案应真实、准确地反映干部的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：档案内容应全面、完整，涵盖干部人事管理所需的各项信息。3.保密性原则：严格保护干部人事电子档案的安全和保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和一致性。（四）管理职责1.人力资源部门负责干部人事电子档案制度的制定、修订和完善。组织实施干部人事电子档案的建立、收集、整理、存储等工作。负责档案的查阅、借阅审批和管理。定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。2.信息技术部门提供干部人事电子档案管理所需的技术支持和保障。负责档案管理系统的开发、维护和升级。协助人力资源部门做好档案数据的备份和恢复工作。3.各部门负责本部门干部人事电子档案信息的收集、整理和报送。配合人力资源部门做好档案的查阅、借阅等相关工作。二、档案内容（一）基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.学历学位：记录干部的最高学历、学位、毕业院校、专业等信息。3.身份证明：如身份证号码、联系方式等。（二）工作经历1.入职信息：包括入职时间、所在部门、岗位、职务等。2.工作变动记录：详细记录干部在公司内部的岗位变动、晋升、降职等情况。3.培训经历：记录干部参加的各类培训课程、培训时间、培训机构等信息。（三）业绩考核1.年度考核结果：记录干部每年的工作业绩考核等级、考核评语等。2.专项考核记录：如项目考核、任务考核等结果。3.奖励与处罚情况：包括获得的各类奖励、表彰以及受到的处罚等信息。（四）薪酬福利1.工资变动记录：记录干部的工资调整情况，包括调整时间、调整原因、调整幅度等。2.福利享受情况：如社会保险、住房公积金、带薪年假等福利信息。（五）职业发展1.职业规划：干部个人的职业发展规划及目标。2.职业技能证书：记录干部获得的各类职业技能证书，如专业资格证书、技能等级证书等。（六）其他信息1.个人总结与述职报告：干部定期提交的个人工作总结、述职报告等。2.重要事件记录：如重大工作成果、突出贡献等相关事件的详细记录。三、档案建立（一）信息收集1.人力资源部门负责制定干部人事电子档案信息收集清单，并发放给各部门。2.各部门按照清单要求，组织本部门干部填写相关信息表格，并收集整理相关证明材料，如学历证书、工作经历证明、奖励证书等。3.干部应如实填写个人信息，确保信息的真实性和准确性。对于提供虚假信息的干部，将按照公司相关规定进行严肃处理。（二）信息录入1.人力资源部门指定专人负责将收集到的干部人事信息录入档案管理系统。2.在录入过程中，应认真核对信息，确保录入内容与原始材料一致。对于存在疑问的信息，应及时与相关部门或干部本人核实。3.信息录入完成后，录入人员应进行自查，确保录入信息的准确性和完整性。（三）档案审核1.人力资源部门对录入的干部人事电子档案进行初审，审核内容包括信息的真实性、准确性、完整性等。2.初审通过后，将档案提交给人力资源部门负责人进行复审。复审通过后，档案正式建立。3.对于审核不通过的档案，应及时通知相关部门或干部本人进行修改和补充，直至审核通过。四、档案整理（一）分类整理1.按照档案内容的类别，将干部人事电子档案分为基本信息、工作经历、业绩考核、薪酬福利、职业发展、其他信息等类别。2.在每个类别下，再根据具体内容进行细分，如工作经历可分为入职信息、工作变动记录、培训经历等。（二）编号管理1.为每个干部人事电子档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。2.编号应包含一定的信息，如入职年份、部门代码、个人序号等，以便快速定位和查询档案。（三）数据关联1.在档案管理系统中，建立各类信息之间的关联关系，如工作经历与业绩考核的关联、薪酬福利与工作岗位的关联等。2.通过数据关联，方便管理人员全面了解干部的综合情况，提高档案信息的利用价值。五、档案存储（一）存储方式1.采用安全可靠的服务器存储干部人事电子档案数据，确保数据的安全性和稳定性。2.定期对服务器数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）存储环境1.服务器应具备良好的运行环境，包括温度、湿度、电力供应等方面的保障。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止网络攻击和病毒入侵。（三）数据维护1.定期对档案数据进行清理和维护，删除过期或无用的数据，确保数据的准确性和时效性。2.对档案管理系统进行定期升级和优化，提高系统的性能和稳定性。六、档案查阅（一）查阅权限1.人力资源部门负责人及相关工作人员具有查阅干部人事电子档案的权限。2.其他部门因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经人力资源部门负责人审批后，方可查阅。3.干部本人有权查阅自己的人事电子档案，但需提前向人力资源部门预约。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表提交给人力资源部门负责人进行审批，审批通过后，由人力资源部门工作人员负责提供查阅服务。3.查阅人员应在指定的地点和时间进行查阅，不得擅自复制、传播档案内容。（三）查阅记录1.人力资源部门对每次查阅档案的情况进行记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅记录应保存一定期限，以备查询和审计。七、档案借阅（一）借阅权限1.因特殊工作需要借阅干部人事电子档案的，需经公司分管领导审批同意。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，并提交给公司分管领导审批。2.审批通过后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续，领取档案借阅凭证。3.借阅人应妥善保管档案借阅凭证，按照规定的时间和要求归还档案。（三）借阅归还1.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，并办理归还手续。2.人力资源部门工作人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案保密（一）保密措施1.严格限制接触干部人事电子档案的人员范围，对涉及档案管理的工作人员进行保密培训，签订保密协议。2.在档案管理系统中设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。3.对档案存储设备进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因工作失误或故意泄露档案信息，将按照公司相关规定进行严肃处理。2.查阅和借阅档案的人员应妥善保管档案，不得擅自传播、复制档案内容。如违反保密规定，将依法追究其法律责任。（三）保密监督1.公司定期对干部人事电子档案保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.设立举报渠道，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。九、档案更新（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对干部人事电子档案进行更新，确保档案信息的时效性。2.更新内容包括干部的工作变动、业绩考核、薪酬调整等信息。（二）即时更新1.对于干部人事信息发生重大变化的，如职务晋升、奖励表彰、处罚处分等，应在信息确定后及时更新档案。2.相关部门应及时将变化信息报送人力资源部门，以便及时更新档案。（三）更新审核1.每次档案更新后，人力资源部门应进行审核，确保更新信息的真实性和准确性。2.审核通过后，将更新后的档案信息正式存档。十、档案销毁（一）销毁条件1.干部离职、退休或因其他原因不再属于公司管理范围，且档案保存期限已满的，可以进行销毁。2.对于涉及个人隐私且已无保存价值的档案信息，经相关部门批准后，可以进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部门提出档案销毁申请，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并提交给公司分管领导审批。2.审批通过后，由人力资源部门会同信息技术部门共同实施档案销毁工作。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等信息。记录应保存一定期限，以备查询。（三）销毁监督1.公司内部审计部门对档