呼市执法档案管理制度

PAGE呼市执法档案管理制度一、总则（一）目的为加强呼和浩特市执法档案管理，规范执法行为，提高执法水平，确保执法工作的合法性、公正性和透明度，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于呼和浩特市各级行政执法部门及其执法人员在履行行政执法职责过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映执法工作全过程。3.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密措施，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为执法工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善执法档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.指导、监督和检查各执法部门的档案管理工作。3.集中统一管理执法档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.组织开展档案整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。5.提供档案查阅、借阅服务，保障执法工作对档案信息的需求。（二）执法部门职责1.负责本部门执法档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理要求，规范执法文书制作和使用，做好执法过程中的文件材料收集和保管工作。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的顺利进行。（三）执法人员职责1.在执法过程中，严格按照规定制作执法文书，及时收集与执法活动相关的文件材料，并妥善保管。2.按照档案整理要求，对本人承办的执法案件材料进行初步整理，确保材料齐全、规范。3.积极配合本部门和档案管理部门的档案管理工作，按时移交档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围执法档案收集范围包括但不限于以下内容：1.执法依据文件，如法律法规、规章、规范性文件等。2.执法文书，包括立案审批表、调查询问笔录、现场检查笔录、行政处罚决定书、行政强制决定书等。3.证据材料，如书证、物证、视听资料、证人证言、鉴定意见等。4.听证材料，包括听证申请书、听证通知书、听证笔录、听证报告等。5.行政复议和行政诉讼材料，如行政复议申请书、答辩状、行政判决书等。6.其他与执法活动相关的文件材料。（二）收集要求1.执法人员应在执法活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照一案一卷的原则进行整理，不同案件的文件材料不得混装。3.文书材料应按照执法程序的先后顺序排列，重要文件在前，次要文件在后。（四）整理方法1.对收集的文件材料进行分类，可分为执法依据类、执法文书类、证据材料类、听证材料类、行政复议和行政诉讼材料类等。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.按照编号顺序将文件材料依次排列，编写页码，并制作目录。目录应包括文件名称、编号、日期、页码等信息。4.对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.执法部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的执法档案移交档案管理部门归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、年度等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行审核，如发现问题应及时通知执法部门进行整改。（二）保管期限执法档案的保管期限根据档案的性质和重要程度分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括涉及重大执法案件、具有典型示范意义的案件、对社会有重大影响的案件等相关档案。2.长期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括一般执法案件、常规监督检查等相关档案。3.短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括临时性执法活动、简单案件等相关档案。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门执法人员因工作需要查阅本部门执法档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.其他部门因工作需要查阅执法档案的，应持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、行政复议机关等因办案需要查阅执法档案的，应按照相关法律程序办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人应在档案查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息，并签字确认。2.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（三）借阅规定1.一般情况下，执法档案不对外借阅。因特殊原因确需借阅的，应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、执法部门业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查和评估。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.对于涉及重要执法活动、仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的执法档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据。（三）系统功能要求1.具备档案录入、查询、统计、打印等基本功能，方便档案管理人员和执法人员使用。2.支持多条件检索，能够根据档案编号、案件名称、执法人员、时间等条件快速查找所需档案信息。3.具有数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全性和可靠性。4.提供权限管理功能，不同人员根据其职责和权限访问相应的档案信息。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各执法部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求执法部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入各执法部门的绩效考核体系。2.考核评价内容包括档