档案馆档案室制度规范

PAGE档案馆档案室制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案馆档案室归口负责，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案馆档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案资料，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供支持。5.组织档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和业务水平。6.指导和监督各部门的档案工作，对档案工作进行考核评价。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案馆档案室的业务指导和监督。3.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期向档案馆档案室移交应归档的档案资料。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，做好本部门档案的保密和安全工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的资料。2.经营管理类：涵盖市场调研、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购、合同管理、项目管理等业务活动中形成的文件、报表、合同、协议等档案资料。3.生产技术类：涉及产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等方面的技术文件、图纸、检验报告、操作规程等档案。4.基本建设类：包括公司/组织新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等档案。5.会计档案：按照国家有关会计档案管理规定，收集整理公司/组织的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等档案资料。6.声像档案：记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等场景的照片、录音、录像等资料。7.电子档案：包括公司/组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网页信息等档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案资料的齐全完整。2.对于重要的文件、合同、协议等档案资料，应在形成后及时归档，不得积压或延误。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为行政管理、经营管理、生产技术、基本建设、会计档案、声像档案、电子档案等类别。2.立卷：将同一类别的档案资料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷应保持相对独立和完整，卷内文件排列应有序。3.编号：对整理好的档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.档案馆档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（16年至永久）和短期（15年以下）三种。2.对于重要的、具有历史查考价值的档案应列为永久保管；对于在一定时期内有查考利用价值的档案可列为长期保管；对于只在短期内有参考价值的档案可列为短期保管。3.档案保管期限的划分应准确合理，不得随意延长或缩短保管期限。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、内容完整。清点核对工作每年至少进行一次。2.如发现档案数量短缺、内容损坏或丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，对到期档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否涉及公司/组织机密，是否仍具有查考利用价值。2.检查档案的完整性和准确性，是否存在涂改、伪造等情况。3.根据档案的保管期限，判断档案是否已达到销毁标准。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制销毁清册，销毁清册应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.销毁清册经公司/组织主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全和彻底。4.销毁档案时，应进行现场监督，并由监销人员在销毁清册上签字确认。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全。2.本着方便利用、严格审批的原则，对档案查阅进行管理。（二）查阅范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理查阅手续。（三）查阅手续1.公司/组织内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅申请应加盖申请单位公章。3.档案馆档案室应对查阅申请进行审核，对符合查阅条件的，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应记录查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅期限等信息。（四）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案馆档案室。2.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照档案资料，应经档案馆档案室同意，并按照规定办理相关手续。复印件、照片应与原件核对无误，并注明出处。4.查阅人员应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案馆档案室。（五）借阅原则1.借阅档案应严格控制，确因工作需要必须借阅的，应按照规定办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（六）借阅手续1.公司/组织内部员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，应按照查阅手续办理相关申请和审批手续，经批准后，方可借阅。3.档案馆档案室应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，办理借阅登记手续，并收取一定的押金（押金金额根据档案重要程度和借阅期限确定）。借阅登记应记录借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限、押金金额等信息。4.借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需续借，应提前向档案馆档案室提出申请，经批准后方可续借。（七）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。2.借阅人员应确保档案资料的安全，不得遗失、损坏档案资料。如发生档案资料遗失、损坏等情况应及时报告档案馆档案室，并承担相应的赔偿责任。3.借阅人员应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。借阅结束后，应及时将档案资料归还档案馆档案室，并办理归还手续，档案馆档案室在确认档案资料无损坏、无遗失后，退还押金。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，统计报表应定期报送公司/组织主管领导和上级档案管理部门。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门应按照公司/组织档案管理制度的要求，定期向档案馆档案室移交应归档的