高校心理咨询档案制度

PAGE高校心理咨询档案制度一、总则（一）目的为加强高校心理咨询工作的规范化管理，有效保护学生的心理健康信息，提高心理咨询服务质量，特制定本档案制度。本制度旨在确保心理咨询档案的建立、保管、使用等环节符合相关法律法规和行业标准，保障学生的合法权益，促进心理咨询工作的科学开展。（二）适用范围本制度适用于本校所有从事心理咨询工作的部门和人员，以及接受心理咨询服务的在校学生。（三）基本原则1.保密性原则心理咨询档案涉及学生的个人隐私信息，必须严格保密。未经学生书面同意，任何人不得擅自查阅、披露或使用档案内容。2.客观性原则档案内容应真实、客观地记录学生的心理咨询过程和相关信息，避免主观臆断和虚假记录。3.完整性原则全面收集学生心理咨询过程中的各类资料，包括咨询记录、测试报告、评估意见等，确保档案内容完整。4.规范性原则档案的建立、整理、保管和使用应遵循统一的规范和标准，保证档案管理工作的科学性和严谨性。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人资料包括姓名、性别、年龄、年级、专业、班级等基本身份信息。2.联系方式记录学生的手机号码、电子邮箱等，以便在必要时能够及时与学生取得联系。（二）心理咨询记录1.首次咨询记录详细记载学生首次咨询的时间、地点、咨询师姓名、咨询主题、学生的主要问题描述、咨询师的初步评估和建议等。2.后续咨询记录每次咨询结束后，及时记录咨询的日期、时长、咨询内容、学生的情绪变化、咨询师采取的干预措施及效果评估等。记录应具体、详实，能够反映咨询过程的全貌。（三）心理测试报告1.测试类型根据学生的具体情况，可能进行的心理测试包括但不限于心理健康自评量表、人格测试、职业兴趣测试等。2.测试结果详细记录各项心理测试的结果，包括测试得分、结果分析、咨询师对测试结果的解读和建议等。心理测试报告应作为心理咨询档案的重要组成部分，为咨询师提供全面了解学生心理状况的依据。（四）评估意见1.咨询师评估咨询师定期对学生的心理咨询进展进行评估，总结学生在咨询过程中的成长和变化，分析咨询目标的达成情况，提出进一步的咨询建议或转介意见。2.多学科评估（如有需要）对于一些较为复杂或存在特殊问题的学生，可组织校内多学科专业人员（如心理学教师、辅导员、医生等）进行联合评估，综合各方面意见，为学生制定更具针对性的辅导方案。评估意见应详细记录评估过程、参与人员、评估结论及相关建议。（五）学生反馈及其他相关资料1.学生反馈收集学生对心理咨询服务的意见和建议，记录学生在咨询过程中的感受和体验，以便不断改进心理咨询工作。2.相关资料如学生提供的与心理咨询问题相关的个人资料、家庭背景信息、重要事件记录等，只要与咨询过程有直接或间接关联，均应纳入档案管理。三、档案建立与整理（一）建立流程1.咨询预约时学生预约心理咨询服务时，由接待人员负责收集学生基本信息，并告知学生档案管理的相关规定。2.首次咨询开始咨询师在首次咨询开始时，向学生再次强调档案保密原则，并开始记录咨询过程。咨询记录应使用专用的咨询记录表格，确保记录内容清晰、准确。3.咨询过程中随着咨询的进行，咨询师及时、完整地记录每次咨询的详细情况。对于心理测试，应在测试完成后及时整理测试报告，并与咨询记录一并归档。4.咨询结束后咨询师对整个咨询过程进行总结和评估，撰写评估意见，并将所有相关资料整理齐全，提交给档案管理人员进行统一归档。（二）整理要求1.分类整理按照档案内容的类别，将学生基本信息、心理咨询记录、心理测试报告、评估意见、学生反馈及其他相关资料分别进行整理。2.编号管理为每个学生的心理咨询档案赋予唯一的编号，编号应便于识别和查询。编号可采用年份+流水号的形式，如“2023001”表示2023年建立的第一份心理咨询档案。3.装订成册将整理好的各类资料按照顺序依次装订成册，确保档案的完整性和规范性。对于纸张较多的资料，可采用活页夹或档案盒进行装订，便于查阅和补充资料。4.电子档案备份除建立纸质档案外，还应同时建立电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行加密存储，确保数据安全。电子档案的命名应与纸质档案编号一致，便于对应查找。四、档案保管（一）保管地点设立专门的心理咨询档案保管室，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。保管室应配备必要的档案柜、书架等存储设备，并设置专人负责管理。（二）保管期限心理咨询档案的保管期限为学生在校期间及毕业后[X]年。保管期限届满后，经学校相关部门审核批准，可按照规定程序进行销毁。（三）档案借阅与归还1.借阅规定本校内部人员因工作需要借阅心理咨询档案时，需填写《心理咨询档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案保管室借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.归还要求借阅人员应在规定期限内归还档案，并确保档案的完整性和保密性。归还时，档案保管人员应认真核对档案内容，检查是否有损坏、缺失等情况。如发现问题，应及时向借阅人员核实并记录。（四）档案安全与保密措施1.人员管理档案保管人员应经过严格的背景审查和培训，具备较强的保密意识和责任心。与档案保管工作无关的人员不得进入档案保管室。2.环境安全档案保管室应安装监控设备，确保档案存放区域24小时处于监控状态。同时，配备必要的消防、防盗设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.保密制度执行严格执行保密制度，对档案保管人员进行定期保密教育和培训，签订保密协议。档案保管人员不得擅自复制、传播档案内容，不得在非工作时间私自查阅档案。如因工作失误或故意泄露档案内容，将依法追究其责任。五、档案使用（一）使用权限1.咨询师使用咨询师有权根据心理咨询工作的需要，查阅和使用所负责学生的心理咨询档案。在咨询过程中，咨询师应充分利用档案信息，为学生提供更精准、有效的心理咨询服务。2.校内相关部门使用（如辅导员、心理中心管理人员等）校内辅导员、心理中心管理人员等因学生心理健康教育与管理工作需要，在履行相关审批手续后，可查阅学生心理咨询档案。查阅目的应仅限于了解学生心理健康状况，以便更好地开展学生工作，促进学生全面发展。3.特殊情况使用（如司法机关依法查询等）如遇司法机关等依法查询心理咨询档案的情况，学校应按照相关法律法规的要求，在核实查询手续合法合规后，由档案保管人员协助提供必要的档案信息。在提供档案信息时，应严格遵循保密原则，对涉及学生隐私的内容进行必要的技术处理，确保学生合法权益不受侵害。（二）使用规范1.遵循保密原则任何使用心理咨询档案的人员，在使用过程中必须严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。2.合理使用目的档案使用人员应明确使用档案的目的，仅限于与学生心理健康教育、咨询服务及学校管理工作相关的合理范围内。不得利用档案内容进行任何有损学生利益或违反职业道德的行为。3.记录使用情况档案保管人员应对档案的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用内容、归还时间等信息。记录应妥善保存，以备查询和监督。六、档案更新与补充（一）定期更新1.咨询师定期总结咨询师应定期（每学期或每学年）对所负责学生的心理咨询档案进行总结和更新。总结内容包括学生在咨询期间的心理变化、咨询目标达成情况、后续辅导建议等。2.档案内容调整根据咨询师的总结和评估意见，对档案中的心理咨询记录、评估意见等内容进行相应调整和补充。确保档案信息能够及时反映学生最新的心理健康状况和咨询进展。（二）动态补充1.咨询过程中的补充在心理咨询过程中，如发现有新的重要信息需要记录，咨询师应及时将其补充到档案中。例如，学生出现新的心理问题、家庭环境发生重大变化等情况。2.学生反馈及其他信息补充档案管理人员应定期收集学生反馈及其他与学生心理健康相关的信息，并及时补充到档案中。这些信息可能来自学生本人、辅导员、任课教师等，对于全面了解学生心理健康状况具有重要参考价值。七、档案销毁（一）销毁条件心理咨询档案保管期限届满后，经学校心理健康教育工作领导小组审核批准，方可进行销毁。在审核过程中，应确保档案内容已不再具有使用价值，且销毁行为符合相关法律法规要求。（二）销毁程序1.制定销毁清单档案保管人员根据审核批准的销毁档案清单，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量等信息。2.实施销毁采用安全、环保的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应在档案保管人员的监督下进行，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。3.记录销毁情况对档案销毁的时间、地点、方式、参与人员等情况进行详细记录，并由参与销毁人员签字确认。记录应妥善保存，以备查考。八、附则