档案管理无制度会怎样

PAGE档案管理无制度会怎样档案管理无制度的后果及应对策略一、总则（一）目的为了确保公司档案管理工作的规范化、科学化、系统化，保障档案的完整与安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.定期对档案进行检查、鉴定，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行处理。4.负责档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。5.做好档案的安全保密工作，配备必要的安全防护设施，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的齐全完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及公司机密的档案严格按照保密规定进行管理。（三）公司领导职责1.负责审批公司档案管理制度和档案工作计划，对档案管理工作进行宏观指导和监督。2.协调解决档案管理工作中存在的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.带头遵守档案管理制度，支持档案管理部门的工作，促进公司档案管理水平的提高。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司行政事务管理文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、通知通报等。2.人事档案：包括员工招聘、录用、转正、晋升、调动、离职等相关文件，员工劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、奖惩情况等文件，员工个人基本信息、学历学位证书、职业资格证书等材料。3.财务档案：包括公司财务预算、决算、财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等文件，税务申报、缴纳等相关文件，资金管理、资产管理等文件。4.业务档案：根据公司业务类型进行分类，如市场营销业务档案、生产管理业务档案、质量管理业务档案、技术研发业务档案、客户服务业务档案等，具体业务档案分类可根据公司实际情况进一步细化。5.项目档案：按照公司承担的各类项目进行分类，如工程项目档案、科研项目档案、投资项目档案等，每个项目档案再根据项目实施过程中的文件材料进行细分，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、招投标文件、合同协议、施工图纸、验收报告等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，行政档案代码为“XZ”，人事档案代码为“RS”，财务档案代码为“CW”，业务档案代码为“YW”，项目档案代码为“XM”等。4.流水号：按照档案形成时间顺序依次编号，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”“0002”等。5.例如，一份2023年形成的行政档案，其编号为“2023XZ0001”；一份2023年的人事档案，编号为“2023RS0002”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.收集的文件材料应按照档案分类的要求进行初步分类，便于后续整理工作。（二）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。3.分类：按照档案分类方案，将文件材料归入相应的类别。4.排序：在每一类档案中，按照文件材料的形成时间顺序进行排列，时间在前的排在前面，时间在后的排在后面。5.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和管理。6.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件材料整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。档案架应标识清晰，注明档案类别和编号范围。2.对纸质档案应进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存放在不同的地点。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。4.对重要档案应实行专柜保管，严格限制查阅权限，确保档案的安全保密。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等重要文件，涉及公司重大权益、重要资产、重要业务等方面的文件，以及具有长远历史价值和重要凭证作用的文件。3.保管期限为30年的档案主要包括公司行政事务管理文件、人事档案、财务档案、业务档案等中具有一定保存价值的文件。4.保管期限为10年的档案主要包括一般性的行政事务管理文件、人事档案、财务档案、业务档案等文件。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行综合考虑，确保档案的保存价值得到充分体现。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请人的申请，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。4.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案的范围和方式应严格按照国家有关规定和公司保密制度执行。5.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。6.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制档案内容。（二）档案复制1.公司内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制内容、复制用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应根据申请人的申请，对档案进行复制，并在《档案复制登记表》上记录复制时间、复制人、复制内容、复制份数等信息。3.复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件的质量与原件一致。复制后的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。4.公司外部单位或个人因工作需要复制公司档案的，应按照查阅档案的规定办理相关手续，经公司分管领导签字同意后，方可复制。复制档案的范围和方式应严格按照国家有关规定和公司保密制度执行。（三）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送公司领导和相关部门。3.通过档案统计分析，及时掌握档案管理工作的动态情况，发现问题及时采取措施进行改进，为公司档案管理决策提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，结合公司的发展战略和工作需要，确定档案的保管期限和存毁意见。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核，并提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限和存毁意见。2.档案价值评估：根据档案的重要性、完整性、真实性、时效性等因素，对档案的价值进行评估，确定其保存价值的大小。3.参考有关规定：参考国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称