扶贫档案日常管理制度

PAGE扶贫档案日常管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫档案管理，确保扶贫工作资料的完整性、准确性和规范性，充分发挥扶贫档案在扶贫工作中的凭证、参考和借鉴作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有扶贫项目及相关工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作各个环节产生的资料，确保档案资料的齐全完整。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家及行业相关标准和规范要求。4.保密性原则：对涉及扶贫对象个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善扶贫档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好扶贫档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理扶贫档案，建立档案数据库，确保档案的安全保管和有效利用。4.定期对扶贫档案进行检查、鉴定和销毁，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。（二）项目实施部门职责1.负责本部门扶贫项目档案资料的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助做好档案的审核和验收工作。3.负责对本部门保管的扶贫档案进行日常维护和管理，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）扶贫工作人员职责1.在扶贫工作过程中，及时形成并妥善保管各自工作中产生的文件材料，确保资料的原始性和完整性。2.按照档案整理要求，对个人工作档案进行初步分类和整理，定期移交至项目实施部门。3.配合档案管理部门和项目实施部门做好档案的查询、借阅等工作，如实提供相关信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.扶贫规划与计划：包括年度扶贫工作计划、中长期扶贫规划、项目实施方案等。2.贫困对象信息：贫困户基本信息档案、贫困人口动态管理资料、贫困对象识别与退出资料等。3.项目实施资料：项目申报书、可行性研究报告、项目审批文件、招投标文件、合同协议、工程进度资料、资金使用凭证、物资采购清单、项目验收报告等。4.帮扶工作记录：帮扶责任人帮扶计划、帮扶工作台账、走访记录、帮扶成效记录等。5.培训与宣传资料：扶贫政策培训资料、宣传活动方案、宣传资料样本、媒体报道等。6.监督检查与考核资料：上级部门检查、审计、考核等相关文件及结果资料，本公司/组织内部自查自纠资料等。7.其他相关资料：与扶贫工作有关的会议纪要、调研报告、经验总结、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门和扶贫工作人员应按照档案收集范围，及时收集各自工作中产生的各类文件材料，确保档案资料的时效性。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合长期保存要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照扶贫工作的不同类别和阶段，将档案分为综合管理类、贫困对象管理类、项目管理类、帮扶工作类、培训宣传类、监督考核类等若干大类，每大类下再根据具体内容细分若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录清晰准确，便于检索。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。四、档案归档与保管（一）归档流程1.项目实施部门在完成扶贫项目或阶段性工作后，应及时对本部门形成的档案资料进行整理和初步归档。2.在整理完成后，填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行审核验收，对不符合要求的档案退回项目实施部门重新整理。4.审核验收合格后，档案管理部门将档案正式归档，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.永久保管：涉及扶贫工作重大决策、重要项目、长期规划等具有重要历史价值和凭证作用的档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，分别确定保管期限为30年或10年。（三）保管条件1.档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.库房内设置档案架、柜等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案数据的安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅扶贫档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及扶贫项目机密信息或需特定审批的档案，查阅人还需经公司/组织分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅扶贫档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主要领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并登记摘录、复制的内容和用途。摘录、复制的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）借阅规定1.因工作需要借阅扶贫档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或丢失。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。六、档案统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应建立扶贫档案统计台账，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况进行统计分析。2.根据统计结果，及时发现档案管理工作中存在的问题，并采取相应措施加以改进。3.每年年底，档案管理部门应向上级主管部门报送扶贫档案统计报表，确保统计数据的准确性和及时性。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的扶贫档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目实施部门代表、相关业务专家等组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管状况等因素，综合评估档案的存毁价值。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，经公司/组织主要领导批准后，予以销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的扶贫档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和共享，提升扶贫工作的信息化水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保录入数据的准确无误。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，保证数据的时效性和完整性。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏或被非法篡改。（三）系统功能应用1.利用信息化管理系统的检索功能，方便快捷地查找所需档案信息