投资档案管理制度

PAGE投资档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司投资档案的管理，规范投资档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保投资档案的完整、准确、系统和安全，为公司投资决策、项目管理及后续运营提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有投资项目从项目立项至项目结束全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司投资档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则投资档案应如实反映投资项目的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案资料。3.分类科学原则按照投资项目的类别、阶段、文件性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅利用。4.安全保密原则加强投资档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案资料的安全。二、投资档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善投资档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门投资档案的收集、整理、保管等工作。3.集中统一保管公司投资项目的各类档案资料，建立档案目录和索引，方便查询利用。4.定期对投资档案进行整理、鉴定、统计和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息化建设，推进投资档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目投资部门职责1.负责按照档案管理要求，及时收集、整理本部门在投资项目过程中形成的各类文件资料，并对其真实性、完整性负责。2.在项目实施过程中，指定专人负责与档案管理部门沟通协调，确保项目档案资料的及时移交和规范整理。3.协助档案管理部门对投资档案进行整理、鉴定和利用等工作，提供必要的业务支持和信息反馈。（三）其他相关部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门和项目投资部门的工作，按照职责分工，做好本部门涉及投资项目相关文件资料的收集、整理和保管工作，并及时移交至档案管理部门。2.在投资项目实施过程中，各部门形成的文件资料应符合档案管理要求，确保文件格式规范、内容准确、签字盖章齐全。三、投资档案的分类与编号（一）分类标准投资档案按照项目类别、阶段和文件性质进行分类，具体如下：1.项目类别股权类投资项目档案：包括对其他企业进行股权投资、并购重组等项目形成的档案。债权类投资项目档案：涵盖债券投资、贷款投资等项目的相关档案。其他投资项目档案：如固定资产投资、无形资产投资等项目的档案。2.项目阶段项目前期档案：立项申请、可行性研究报告、尽职调查报告、投资决策文件等。项目实施档案：投资协议、公司章程、工商登记资料、资金拨付凭证、项目建设相关文件等。项目运营档案：年度报告、财务报表、审计报告、重大事项决策文件等。项目退出档案：资产处置方案、清算报告、股权变更资料等。3.文件性质决策性文件：投资决策会议纪要、董事会决议、股东会决议等。合同协议类文件：投资协议、合作协议、借款合同、担保合同等。财务类文件：财务报表、审计报告、资产评估报告、资金往来凭证等。法律类文件：法律意见书、合规审查报告、诉讼文书等。其他文件：项目可行性研究报告、尽职调查报告、项目建设规划、项目验收报告等。（二）编号规则投资档案编号采用“项目类别代码项目阶段代码年份流水号”的格式，具体如下：1.项目类别代码股权类投资项目：GQ债权类投资项目：ZQ其他投资项目：QT2.项目阶段代码项目前期：Q项目实施：S项目运营：Y项目退出：T3.年份：取四位阿拉伯数字，如“2023”表示该档案形成年份为2023年。4.流水号：按照档案形成顺序依次编排，从0001开始。例如，股权类投资项目在2023年项目前期阶段形成的第5份档案编号为：GQQ20230005。四、投资档案的收集与整理（一）收集要求1.项目投资部门应在项目开展过程中，及时收集各类文件资料，确保档案资料的形成与项目进展同步。2.收集的文件资料应包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等各种形式，确保档案内容的全面性。3.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处和复印日期。4.涉及多个部门的投资项目，由项目投资部门负责协调各部门及时提交相关文件资料，并进行统一收集。（二）整理要求1.档案管理部门和项目投资部门应按照分类标准，对收集到的投资档案进行整理。整理工作应在文件资料收集齐全后及时进行，确保档案整理的及时性和准确性。2.每份档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一文件的不同稿本应依次排列，定稿在前，草稿在后。3.对于图表、声像资料等应进行编号，并在相应位置注明其名称、来源、日期等信息，与纸质文件一同整理归档。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查阅和利用。五、投资档案的保管（一）保管期限投资档案的保管期限根据项目性质和重要程度分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管涉及公司重大投资决策、战略布局的文件资料。投资项目的核心合同协议、公司章程等具有长期法律效力的文件。反映公司投资历史、具有重要价值的文件资料。2.长期保管项目实施过程中的重要文件，如投资协议、资金拨付凭证、项目建设规划等，保管期限为10年。项目运营期间的年度报告、财务报表、审计报告等，保管期限为10年至15年。3.短期保管项目前期阶段形成的一般性文件资料，如立项申请、可行性研究报告等初稿，保管期限为5年。项目实施过程中的一般性文件，如项目建设过程中的一般性会议纪要、工作汇报等，保管期限为至项目结束后5年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。按照档案编号顺序，将纸质档案分类存放于档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年份、流水号等信息，便于查找。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对投资档案进行数字化存储。电子档案应按照分类编号规则进行存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。加强电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。六、投资档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅投资档案。外部单位因法律法规规定或经公司批准，也可查阅、借阅部分投资档案。（二）利用流程1.内部查阅查阅人填写《投资档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。经审批同意后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅现场，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。2.内部借阅借阅人填写《投资档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。经审批同意后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅人进行登记，并收取一定的借阅保证金（如需要）。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门办理续借手续。借阅期满后，借阅人应及时归还档案资料。3.外部查阅、借阅外部单位因工作需要查阅、借阅投资档案的，应向公司提交书面申请，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等信息，并经公司相关领导批准。公司指定专人负责与外部单位进行沟通协调，按照公司规定的程序办理查阅、借阅手续。外部查阅、借阅人员应遵守公司的档案管理制度和保密规定，不得擅自将档案带出公司或泄露档案信息。（三）利用登记档案管理部门应对投资档案的利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅的时间、人员、内容、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和统计分析。七、投资档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的投资档案进行鉴定，成立由档案管理部门、项目投资部门及相关业务专家组成的鉴定小组，负责对档案的价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍具有保存价值。对于仍具有重要价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定小组批准同意销毁的投资档案，由档案管理部门编制《投资档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.《投资档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字