财务公司档案保管制度

PAGE财务公司档案保管制度一、总则（一）目的为加强财务公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本财务公司各部门在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指财务公司在经营管理、业务操作、财务管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、凭证、账册、票据、信函、会议记录、电子数据等。（四）管理原则1.集中统一管理原则财务公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应真实反映财务公司的业务活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和保存财务公司在各项业务活动中形成的各类档案，确保档案的完整性，不得遗漏重要档案资料。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、客户信息等敏感档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司的经营决策和业务发展提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置财务公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础管理工作，确保档案的系统性和完整性。3.建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。4.对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见，按规定进行销毁或继续保存。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、保管期限、利用情况等信息。6.开发和利用档案信息资源，为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要编制档案检索工具和参考资料，积极主动地为公司经营决策提供档案信息支持。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高公司全员的档案管理意识和业务水平。8.按照国家有关规定，做好档案的移交和接收工作，确保档案的妥善保管和有效利用。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理要求，及时将本部门在业务活动中形成的各类档案资料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案收集范围包括但不限于：财务报表、审计报告、税务资料等财务类档案；各类业务合同、协议、委托书等业务类档案；内部文件、通知、通报、会议纪要等行政类档案；人事档案、培训记录、考核资料等人事类档案；客户资料、账户信息、交易记录等客户类档案；其他与公司经营管理活动相关的具有保存价值的档案资料。3.对于重要档案资料，如涉及重大业务决策、大额资金交易、重要客户信息等，相关部门应在档案形成后及时进行备份，并将备份资料一并移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类整理。2.分类标准应科学合理，便于查找和管理。一般可分为财务档案、业务档案、行政档案、人事档案、客户档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。编号规则应在档案管理制度中明确规定。4.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保档案目录与档案实体一一对应。5.对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于长期保存和查阅。装订时应去除金属物，破损的档案应进行修补。四、档案的保管（一）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.永久保管的档案主要包括：公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要文件；涉及公司重大权益的合同、协议；财务决算报表、审计报告等重要财务档案；公司历史沿革、重大事件记录等具有重要历史价值的档案。3.定期保管的档案根据其性质和重要程度确定具体保管期限，具体划分如下：财务类档案中，会计凭证一般保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务决算报表保管期限为永久。业务类档案中，涉及短期业务的合同、协议保管期限为3年；涉及中期业务的合同、协议保管期限为5年；涉及长期业务的合同、协议保管期限为10年。行政类档案中，一般性文件、通知保管期限为3年，重要文件、会议纪要保管期限为5年。人事类档案中，员工入职、离职等基本档案资料保管期限为15年，员工晋升、奖励、处罚等重要档案资料保管期限为20年。客户类档案中，一般客户资料保管期限为5年，重要客户资料保管期限为10年。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。电子档案的存储格式应便于查阅和利用，同时应采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行分类存放，并建立档案存放索引，便于快速查找档案。（三）库房管理1.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案的存放情况、库房的温湿度、设备运行情况等，发现问题及时处理。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时应做好登记，离开库房时应检查门窗、设备等是否关闭和正常。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同公司相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的价值和历史意义，对档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。对于仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作应形成书面鉴定报告，报告内容包括档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等。鉴定报告应由鉴定小组成员签字确认，并报公司分管领导审批。（二）档案销毁1.经公司分管领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时应严格按照规定程序进行，确保档案销毁过程的安全、保密。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。对于重要档案资料的销毁，应进行现场监督，并拍照记录销毁过程。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由档案管理部门负责人、监销人员等签字确认。档案销毁清册应长期保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应根据申请内容进行审核，符合查阅规定的，应及时提供档案查阅服务。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的查阅地点进行，如需将档案借出查阅，应按照借阅规定办理借阅手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、污损档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）保密要求1.查阅和借阅档案的人员应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、客户信息等敏感档案予以保密，不得泄露档案内容。2.档案管理人员应对档案查阅和借阅情况进行登记，记录查阅和借阅人员的姓名、部门、查阅时间、借阅期限等信息，以便进行跟踪管理。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析。统计数据应真实、准确、完整，为公司档案管理决策提供依据。2.档案统计工作应按照规定的统计报表格式和报送时间进行，及时向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表。（二）档案移交1.财务公司因机构调整、合并、分立等原因发生档案移交时，应按照国家有关规定和公司档案管理制度进行档案移交工作。2.档案移交双方应签