档案正版软件采购制度

PAGE档案正版软件采购制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理工作的规范化、信息化建设，确保档案信息的安全与可靠，保障正版软件的合法使用，特制定本档案正版软件采购制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作中正版软件的采购活动，包括但不限于档案管理系统软件、数据备份软件、文档编辑软件等与档案工作相关的各类软件。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保软件采购活动合法合规。2.正版化原则：采购的软件必须为正版软件，杜绝使用未经授权的盗版软件，维护软件著作权人的合法权益。3.实用性原则：根据档案管理工作的实际需求，采购具备相应功能且实用的软件，确保满足工作流程和业务发展的需要。4.安全性原则：优先考虑软件的安全性，包括数据加密、访问控制、漏洞管理等功能，保障档案信息的安全存储与传输。5.成本效益原则：在满足工作需求的前提下，合理控制软件采购成本，提高资金使用效益。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责提出档案管理工作中软件采购的需求，结合实际业务流程和发展规划，明确所需软件的功能、性能等要求。2.参与软件选型、采购谈判等工作，提供专业意见和建议，协助评估软件供应商及产品的适用性。3.负责对采购的正版软件进行验收，检查软件的功能、版本、授权等是否符合合同要求，并组织相关培训工作。4.负责建立和维护档案正版软件使用台账，记录软件名称、版本、购买时间、使用期限、维护情况等信息。5.监督和管理档案正版软件的使用情况，确保软件的正确使用和安全运行，及时发现并处理软件使用过程中出现的问题。（二）信息技术部门1.负责从技术角度对档案管理部门提出的软件采购需求进行审核，评估软件与公司/组织现有信息技术环境的兼容性和可扩展性。2.协助档案管理部门进行软件选型，提供技术方面的专业支持，参与采购谈判，对软件的技术架构、性能指标等进行评估。3.负责组织软件的安装、调试和系统集成工作，确保软件能够正常运行，并与公司/组织其他信息化系统进行有效对接。4.负责制定和实施软件的技术维护方案，保障软件系统的稳定运行，及时处理软件系统出现的技术故障和安全隐患。5.配合档案管理部门进行软件验收工作，提供技术验收报告。（三）财务部门1.负责审核软件采购预算，根据公司/组织的财务状况和业务需求，合理安排软件采购资金。2.参与软件采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行把关，确保财务支出的合理性和合规性。3.负责办理软件采购款项的支付手续，按照合同约定及时、准确地支付软件采购费用。4.对软件采购费用进行核算和管理，定期进行财务分析，为公司/组织的软件采购决策提供财务数据支持。（四）采购部门1.负责按照公司/组织的采购流程，组织实施档案正版软件的采购工作。2.负责寻找、筛选和评估软件供应商，建立软件供应商信息库，收集供应商的产品资料、资质证明、业绩情况等信息。3.组织采购谈判，与软件供应商就软件价格、功能、服务、授权等条款进行协商，签订采购合同。4.负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题，确保软件按时、按质、按量交付。（五）审计部门1.负责对档案正版软件采购活动进行审计监督，检查采购过程是否符合公司/组织的采购制度和相关法律法规要求。2.审查采购合同的合法性、合规性和完整性，对采购资金的使用情况进行审计，防止出现违规采购和资金浪费现象。3.对软件采购项目的效益进行评估，提出审计意见和建议，促进公司/组织提高软件采购的管理水平和资金使用效益。三、软件采购流程（一）需求提出档案管理部门根据档案管理工作的实际需求，结合业务发展规划和信息化建设目标，定期或不定期提出软件采购需求。需求应明确软件的功能要求、性能指标、使用范围、预期效果等内容，并填写《档案正版软件采购需求申请表》。（二）需求审核1.信息技术部门对档案管理部门提交的《档案正版软件采购需求申请表》进行技术审核，评估软件与公司/组织现有信息技术环境的兼容性和可扩展性，提出技术审核意见。2.财务部门对软件采购预算进行审核，根据公司/组织的财务状况和业务需求，确定是否具备采购资金，并提出预算审核意见。（三）选型与评估1.采购部门根据需求审核意见，在已建立的软件供应商信息库中筛选符合要求的供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式寻找潜在供应商。2.采购部门向筛选出的供应商发出软件采购需求邀请，要求供应商提供详细的产品资料、解决方案、报价清单、授权证明等文件。3.档案管理部门、信息技术部门等相关人员组成选型评估小组，对供应商提供的产品和服务进行综合评估。评估内容包括软件功能、性能、安全性、稳定性、兼容性、售后服务、价格等方面。选型评估小组应根据评估结果填写《档案正版软件选型评估报告》，推荐拟采购的软件产品和供应商。（四）采购谈判采购部门根据选型评估小组的推荐意见，与选定的软件供应商进行采购谈判。谈判内容包括软件价格、功能、服务、授权、交付时间、培训计划、售后服务承诺等条款。采购部门应与供应商达成一致意见后，起草采购合同草案。（五）合同审核与签订1.采购合同草案提交给档案管理部门、信息技术部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。各部门应从自身职责角度对合同条款进行审查，重点关注合同的合法性、合规性、完整性、准确性以及与公司/组织利益的一致性。2.各部门审核通过后，采购部门将采购合同草案提交给公司/组织法定代表人或授权代表签字盖章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给档案管理部门、信息技术部门、财务部门等相关部门存档。（六）软件采购与验收1.采购部门按照采购合同约定，向软件供应商支付预付款项，并跟踪软件的开发、定制、测试、部署等进度，确保软件按时交付。2.软件交付后，档案管理部门组织信息技术部门等相关人员按照合同要求对软件进行验收。验收内容包括软件功能测试、性能测试、安全性测试、兼容性测试、文档资料审查等。验收合格后，验收人员应填写《档案正版软件验收报告》。3.如软件验收不合格，采购部门应及时与软件供应商沟通协商，要求供应商限期整改或重新提供软件产品，直至验收合格为止。如因供应商原因导致软件无法按时交付或验收不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）软件安装与培训1.信息技术部门负责组织软件的安装、调试和系统集成工作，确保软件能够正常运行，并与公司/组织其他信息化系统进行有效对接。2.软件供应商应根据合同约定，为公司/组织提供软件使用培训服务。培训内容应包括软件功能介绍、操作方法、系统配置、维护管理等方面。档案管理部门应组织相关人员参加培训，确保相关人员能够熟练掌握软件的使用方法。（八）费用支付与结算1.财务部门根据采购合同约定和软件验收报告，办理软件采购款项的支付手续。在支付款项前，财务部门应核对发票信息与采购合同一致，并确保相关审批手续齐全。2.软件采购项目完成后，财务部门应及时进行费用结算和账务处理，对软件采购费用进行核算和管理，定期进行财务分析，为公司/组织的软件采购决策提供财务数据支持。四、软件使用与管理（一）使用规范1.档案管理部门应制定软件使用手册和操作指南，明确软件的使用流程、操作方法、注意事项等内容，并组织相关人员进行培训学习，确保相关人员能够正确使用软件。2.软件使用人员应严格按照软件使用手册和操作指南的要求进行操作，不得擅自更改软件的配置参数、功能设置等内容。如因工作需要确需进行更改，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。3.软件使用人员应妥善保管软件的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时向档案管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。（二）安全管理1.信息技术部门应建立健全软件安全管理制度，加强对软件系统的安全防护措施，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。2.软件使用人员应注意保护档案信息的安全，不得擅自将档案信息泄露给无关人员。在使用软件过程中，如发现软件存在安全漏洞或数据异常情况，应及时向档案管理部门和信息技术部门报告。3.档案管理部门应定期对档案信息进行备份，确保档案信息的安全性和完整性。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。（三）维护与升级1.信息技术部门应建立软件维护档案，记录软件的维护情况，包括维护时间、维护内容、维护人员等信息。2.软件供应商应按照合同约定，为公司/组织提供软件维护和升级服务。信息技术部门应及时关注软件供应商发布的软件升级信息，根据实际情况组织进行软件升级工作。3.在软件维护和升级过程中，信息技术部门应提前制定详细的维护和升级方案，确保维护和升级工作的顺利进行，并尽量减少对档案管理工作的影响。如因软件维护和升级导致档案管理工作受到影响，信息技术部门应及时通知档案管理部门，并采取相应的措施进行处理。（四）监督检查1.档案管理部门应定期对软件使用情况进行监督检查，检查内容包括软件使用人员是否按照规定操作软件、软件系统是否正常运行、档案信息是否安全等方面。2.审计部门应定期对档案正版软件采购和使用情况进行审计监督，检查采购过程是否合规、软件使用是否符合规定、资金使用是否合理等方面。对发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。五、软件报废与处置（一）报废条件1.软件因技术过时、功能不再适用、版本不再更新等原因，无法满足档案管理工作的实际需求，且经过评估确认已无继续使用价值的。2.软件因损坏、故障等原因，无法正常运行，且经过维修或更换后仍无法恢复正常使用的。3.软件的授权期限已到期，且不再续签授权协议的。（二）报废申请档案管理部门应根据软件报废条件，填写《档案正版软件报废申请表》，详细说明软件的名称、版本、购买时间、报废原因等信息，并提交给信息技术部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。（三）报废审核1.信息技术部门对软件报废申请进行技术审核，评估软件是否确实已无继续使用价值，并提出技术审核意见。2.财务部门对软件报废申请进行财务审核，核实软件的账面价值、折旧情况等信息，并提出财务审核意见。3.审计部门对软件报废申请进行审计监督，检查报废申请是否符合规定程序和要求，并提出审计意见。（四）报废处置1.经审核批准后的软件报废申请，由档案管理部门负责组织实施软件报废处置工作。软件报废处置方式包括删除软件程序、销毁存储介质等，确保软件数据无法恢复。2.