贵州科研档案管理制度

PAGE贵州科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强贵州科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合我省科研工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下统称“科研单位”）的科研档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则科研档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案缺失或管理混乱。2.真实性原则科研档案应如实反映科研活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则涵盖科研项目从立项到结题的各个环节所形成的各类文件材料，包括科研计划、实验记录、研究报告、成果鉴定等，确保档案内容全面完整。4.保密性原则对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于科研人员和其他相关人员查询、借阅和利用科研档案，提高档案的使用效率。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目负责人在档案管理工作中的职责分工，形成相互协作、相互制约的管理机制。（二）档案管理部门职责1.制定和完善制度负责制定和完善本单位科研档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。指导、监督和检查本单位各部门科研档案的形成、积累、整理和归档工作。2.档案收集与整理负责接收和收集本单位各类科研项目形成的档案材料，对收集到的档案进行分类、整理、编目和装订，使其符合档案管理要求。3.档案保管与维护建立科研档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，延长档案寿命。4.档案信息化建设推进科研档案信息化管理，建立科研档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统安全稳定运行，数据准确完整。5.档案利用服务为科研人员和其他相关人员提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理档案利用手续，及时登记和反馈利用情况。积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为科研决策、成果转化和知识产权保护等提供支持。6.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和本单位实际情况，定期对科研档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（三）科研项目负责人职责1.文件材料形成与积累负责组织本项目研究人员及时形成和积累科研项目各阶段的文件材料，确保文件材料的真实、完整和准确。2.督促整理归档在科研项目结题后，督促项目研究人员按照本单位档案管理要求，对项目文件材料进行整理和归档，并及时移交档案管理部门。3.配合档案管理工作积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和支持，如参与档案鉴定、利用等工作。三、科研档案的形成与收集（一）科研项目文件材料的形成1.立项阶段包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复文件、任务书、开题报告等。2.研究阶段涵盖实验方案、实验记录、调研数据、测试报告、阶段性研究成果等。3.结题阶段有研究报告、论文、专著、成果鉴定材料、验收文件、知识产权证明等。4.成果转化阶段如技术转让合同、合作开发协议、产品生产文件、市场推广材料等。（二）文件材料的收集要求1.全面性收集科研项目全过程形成的各类文件材料，确保档案内容涵盖项目研究的各个方面，不得遗漏重要信息。2.原始性优先收集原始记录、原始数据、原始报告等第一手材料，保证档案的真实性和可靠性。3.准确性对收集的文件材料进行认真核对，确保内容准确无误，数据真实可靠，签字盖章齐全。4.及时性项目研究人员应及时将形成的文件材料移交项目负责人，项目负责人应在规定时间内组织整理归档并移交档案管理部门，避免文件材料积压或丢失。四、科研档案的整理与归档（一）整理原则遵循科研档案的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照科研项目的性质、学科领域、研究阶段等进行分类，可分为基础研究档案、应用研究档案、开发研究档案等。2.组卷将同一科研项目或同一类别的文件材料按照一定顺序进行排列，组成案卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序等进行排列。3.编目编制案卷目录、卷内文件目录等，对档案进行编号、标注日期、责任者等信息，便于查找和管理。（三）归档要求1.归档范围凡本单位承担的科研项目形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度规定进行归档。2.归档时间科研项目结题后，项目负责人应在[X]个月内完成文件材料的整理归档工作，并移交档案管理部门。3.归档手续档案管理部门接收归档材料时，应认真核对材料的完整性、准确性和整理质量，办理交接手续，双方签字确认。五、科研档案的保管（一）保管期限划分科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映本单位主要科研成果、具有重要历史价值和长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管对本单位科研工作有较大参考价值，保管期限为[X]年的档案，列为长期保管。3.短期保管对本单位科研工作有一定参考价值，保管期限为[X]年的档案，列为短期保管。（二）库房管理1.环境要求档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、遮光窗帘等，并定期进行检查和维护。3.档案存放按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，建立档案存放位置索引，便于查找和管理。（三）档案保管期限的调整档案保管期限应根据国家有关规定和本单位科研工作实际情况进行定期调整。对已到保管期限的档案，档案管理部门应及时组织鉴定，根据鉴定结果调整保管期限或进行销毁处理。六、科研档案的利用（一）利用范围科研单位内部的科研人员、管理人员、项目负责人等因科研工作需要，可查阅、借阅本单位的科研档案。外部单位因合作研究、技术咨询、成果评估等需要，经本单位批准，可查阅、借阅相关科研档案。（二）利用手续1.查阅手续科研人员等内部人员查阅科研档案，应填写《科研档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅科研档案，需提交查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等，经本单位科研管理部门审核，主管领导批准后，由档案管理部门安排查阅。2.借阅手续内部人员借阅科研档案，应填写《科研档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。外部单位借阅科研档案，除按上述要求办理申请和审批手续外，还应与本单位签订保密协议，并按照规定缴纳借阅费用。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应另行申请并经批准。（三）利用监督档案管理部门应对科研档案的利用情况进行登记和跟踪，及时了解档案的利用效果和归还情况，并对利用过程进行监督，防止档案丢失、损坏或泄露。七、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立科研档案鉴定小组，由档案管理部门、科研管理部门、项目负责人等相关人员组成，负责对科研档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和本单位科研工作实际，从档案的完整性、准确性、系统性、历史价值、现实利用价值等方面进行综合鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册对已到保管期限且经鉴定无保存价值的档案，由档案管理部门编制《科研档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.审批《科研档案销毁清册》经科研档案鉴定小组审核，主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案