档案证章管理制度范本

PAGE档案证章管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案证章管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，规范证章的使用与保管，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理、证章使用方面的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.依法依规原则档案证章管理严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保各项管理活动合法合规。3.安全保密原则加强档案证章的安全保密措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保公司重要信息安全。4.便捷高效原则在确保档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时有效的支持。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、监事会决议等会议文件，公司规章制度、工作计划、工作总结等行政文件，以及各类行政事务处理记录等。2.人事档案涵盖员工入职、离职、调动、晋升、薪酬福利等相关资料，员工简历、培训记录、绩效考核档案、劳动合同等人事文件。3.财务档案包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务文件，以及与资金管理、预算编制、成本核算等相关的财务档案。4.业务档案根据公司业务类型不同进行分类，如销售业务档案包括销售合同、客户资料、销售报表等；采购业务档案有采购订单、供应商资料、采购发票等；项目业务档案涵盖项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.其他档案包括公司荣誉证书、资质证书、知识产权文件、对外合作协议、重要客户往来文件等其他具有保存价值的文件资料。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。在业务活动结束后，相关人员应及时将办理完毕的文件材料整理归档，送交档案管理部门。2.档案管理部门对收集到的档案资料进行统一整理。按照档案分类标准，对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。同时，对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、规范。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子档案目录，注明电子档案的名称、存储位置、形成时间等信息，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于相互查阅和核对。（三）档案保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存放环境安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复；对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。3.根据档案的重要性和保管期限，对档案进行分类存放。永久保存的档案应单独存放，定期进行复查；定期保存的档案按照保管期限依次排列存放，到期档案应按照规定进行鉴定和处理。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，并做好档案库房的出入登记工作。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭、设备电源关闭，确保档案安全。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。2.对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经公司分管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。严禁个人擅自销毁档案。4.对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的档案，即使已到保管期限，也应按照公司保密规定进行妥善处理，不得随意销毁。（五）档案利用1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在档案查阅登记表上记录查阅情况，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.外单位人员查阅公司档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准。档案管理部门应按照公司对外提供档案的规定，严格办理查阅手续，确保档案信息安全。5.档案管理人员应积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，定期了解公司业务需求，及时整理和提供相关档案资料，为公司决策、业务开展等提供有力支持。三、证章管理（一）证章种类1.公司公章用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事务。2.法定代表人章用于特定文件或事务的签署，代表公司法定代表人的意志。3.部门章各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件的签署、业务往来等。4.合同专用章专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力。5.财务专用章用于公司财务收支、票据开具等财务事务。（二）证章刻制1.公司证章的刻制由办公室统一负责，必须严格按照国家有关规定办理相关手续。刻制前，应填写证章刻制申请表，注明证章名称、规格、用途等信息，经公司分管领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.刻制完成后，办公室应及时将新刻制的证章进行登记备案，并留存印模。同时，将证章移交档案管理部门妥善保管。（三）证章保管1.公司公章、法定代表人章由档案管理部门指定专人保管，实行专人专柜保管制度。保管人员应确保证章存放安全，不得擅自将证章交予他人保管。2.部门章由各部门指定专人保管，并报档案管理部门备案。保管人员应严格遵守证章使用规定，不得随意使用部门章。3.合同专用章、财务专用章由相关业务部门或财务部门指定专人保管，使用时应严格按照审批程序进行。4.证章保管人员应建立证章使用登记台账，详细记录证章的使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息，确保证章使用情况可追溯。5.证章保管人员应定期对证章进行检查，如发现证章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。对于损坏的证章，应及时申请更换；对于遗失的证章，应立即向公司报告，并按照规定进行挂失、补办等手续。（四）证章使用1.公司证章的使用必须严格履行审批手续。使用部门应填写证章使用申请表，注明使用证章的名称、用途、使用内容、使用时间等信息，并经相关负责人审批。2.一般事项使用证章，由部门负责人审批；重要事项使用证章，需经公司分管领导审批；涉及公司重大决策、对外投资合作等事项使用证章，必须经公司法定代表人审批。3.证章使用申请表经审批通过后，保管人员方可将证章交予使用人员，并监督其在规定的范围内使用。使用完毕后，应及时收回证章，并在使用登记台账上记录使用情况。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖证章。如因工作需要确需提前加盖证章的，必须在空白处注明用途，并经相关负责人审批。5.外单位借用公司证章，必须经公司法定代表人批准，并签订借用协议，明确借用期限、用途、归还时间等事项。借用期间，借用单位应妥善保管证章，不得擅自转借他人或用于其他用途。借用期满后，借用单位应及时归还证章，并由保管人员进行检查，如发现证章有损坏或遗失等情况，借用单位应承担相应责任。（五）证章停用与销毁1.因公司机构变更、业务调整等原因，证章不再使用时，由办公室提出证章停用申请，经公司分管领导审批后，办理证章停用手续。2.证章停用后，保管人员应将证章交回办公室，办公室负责组织相关人员对停用证章进行清理和核对。核对无误后，填写证章销毁申请表，注明证章名称、规格、停用原因等信息，经公司分管领导审批后，按照规定进行销毁。3.证章销毁应采用适当的方式进行，确保证章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。四、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案证章管理监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括办公室、档案管理部门、财务部门等相关人员。监督小组负责定期对公司档案证章管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门档案收集、整理、保管等情况进行检查，发现问题及时督促整改。同时，应加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。3.财务部门应定期对证章使用登记台账进行核对，检查证章使用是否符合审批程序，确保财务事务处理的合规性。（二）违规处理1.对于违反档案证章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于轻微违规行为，如未按规定及时归档档案、未履行证章使用审批手续等，给予警告处分，并责令限期整改。2.对于严重违规行为，如擅自销毁档案、遗失证章未及时报告、违规使用证章造成公司损失等，将给予相应的经济处罚