学校档案管理相关制度

PAGE学校档案管理相关制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各教学单位及全体教职员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义学校档案是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则根据档案的密级，严格执行保密制度，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。3.指导和监督学校各部门、各教学单位的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整归档。（二）各部门、各教学单位档案工作小组1.负责本部门、本教学单位档案工作的组织和领导，指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门、本教学单位形成的档案整理后移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供与本部门、本教学单位相关的档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等十类。1.党群类主要包括学校党组织在工作中形成的各类文件材料，如党委会议记录、组织建设、宣传工作、纪检监察等方面的档案。2.行政类涵盖学校行政管理工作中产生的文件材料，如行政会议纪要、学校规划、规章制度、人事管理、财务管理等方面的档案。3.教学类包含教学管理、教学实践、课程建设、教材编写、学生学籍管理等教学活动中形成的档案。4.科研类涉及学校科研项目申报、研究过程、成果鉴定、学术交流等科研工作产生的档案。5.基建类指学校基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目规划、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.设备类包括学校购置的各类教学、科研、行政设备的申购、验收、使用、维护等方面的档案。7.出版类主要是学校编辑出版的学报、教材、著作等出版物的编辑、出版过程中形成的档案。8.外事类涉及学校对外交流与合作活动中产生的文件材料，如外事协议、出访记录、外宾来访接待等方面的档案。9.财会类包含学校财务预算、决算、会计凭证、财务报表等财务管理工作中形成的档案。10.声像、实物类声像档案指学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等资料；实物档案指学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。（二）档案编号1.每类档案按照年度、保管期限、流水号进行编号。编号采用“年度保管期限流水号”的格式，例如：2023长期001。2.年度为档案形成的自然年度，保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下），流水号按照档案整理顺序依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各教学单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门、本教学单位在工作中形成的各类档案。2.档案收集应确保齐全、完整，做到应收尽收，不得遗漏重要文件材料。3.对收集到的档案，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，保证档案的质量。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案，对档案进行分类整理，同一类档案按照年度、保管期限、问题等进行排列。3.对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，确保档案的系统性和规范性。4.装订成册的档案应拆除金属物，破损的档案应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑档案的保存价值，确定合理的保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校重大决策、重要规章制度、历史沿革、重要会议记录、重要人事任免等档案。2.长期保管的档案：在相当长的时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。如教学、科研、行政管理等方面的重要文件材料，保管期限为1650年。3.短期保管的档案：在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为短期保管。如一般性的文件材料、临时性的工作记录等，保管期限为15年以下。（三）鉴定程序1.学校成立档案鉴定小组，由综合档案室牵头，各部门、各教学单位相关人员参加。2.鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案的保存价值，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，填写档案销毁清册，经学校主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案架（柜）中，不同类别的档案应分开存放，便于管理和利用。2.对珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、密封保存等。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置无误。2.加强对档案保管状况的检查，发现问题及时处理。如档案库房出现漏水、火灾等紧急情况，应立即采取措施保护档案，并及时报告学校领导。七、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立完善的档案检索体系，编制档案目录、全宗指南、分类索引、专题目录等检索工具，方便档案的查找和利用。2.利用现代信息技术，建立电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索和共享。（二）利用流程1.本校教职员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅学校档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案时，应安排专人陪同。3.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。4.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注等。（三）统计与反馈1.综合档案室应建立档案利用统计制度，对档案查阅、复印、借阅等利用情况进行统计分析，定期向上级主管部门和学校领导报告。2.收集档案利用者的反馈意见，不断改进档案管理和利用工作，提高服务质量。八、档案的信息化管理（一）数字化建设1.制定档案数字化工作计划，逐步对学校重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等环节进行规范管理。2.采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索查询、权限控制等操作，确保电子档案的有效管理和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）纸质档案与电子档案的关联1.建立纸质档案与电子档案的对应关系，通过档案编号等方式实现两者之间的快速检索和关联查询。2.在档案整理和数字化过程中，确保纸质档案与电子档案内容一致，相互印证。九、档案的移交与接收（一）移交范围1.学校各部门、各教学单位在工作中形成的应归档的档案，按照规定的时间和要求移交学校综合档案室。2.学校撤销、合并或职能调整时，原部门的档案应及时移交学校综合档案室。（二）移交要求1.各部门、各教学单位应在规定的时间内，将整理好的档案移交学校综合