文档与档案管理制度

PAGE文档与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文档与档案管理，确保公司各类文件资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文档与档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文档与档案管理工作实行集中统一领导，由公司综合管理部门负责归口管理。2.完整性原则：确保各类文档与档案的齐全、完整，反映公司各项工作的真实面貌。3.准确性原则：保证文档与档案内容准确无误，数据真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施，确保文档与档案的实体安全和信息安全，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。5.便于利用原则：建立科学合理的分类体系和检索工具，方便公司内部人员查阅和使用文档与档案。二、文档管理（一）文件的起草与审核1.各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策、法律法规及行业标准。2.起草完成的文件需经部门负责人审核，确保文件内容准确、逻辑清晰、格式规范。审核通过后，提交至相关领导审批。（二）文件的审批与签发1.一般性文件由部门分管领导审批签发；涉及公司重大决策、重要事项的文件，需经公司总经理审批签发。2.审批签发后的文件，由起草部门负责编号、排版，并按照规定格式打印。（三）文件的印发与分发1.文件印发前，起草部门应填写《文件印发审批表》，注明文件名称、文号、印发范围、印发份数等信息，经综合管理部门审核后，报相关领导批准。2.综合管理部门根据批准的《文件印发审批表》进行文件的印发工作，确保文件格式统一、字迹清晰、装订整齐。3.文件印发后，由综合管理部门按照规定的分发范围进行分发，并做好分发记录。分发记录应包括文件名称、文号、分发日期、分发部门、签收人等信息。（四）文件的传阅与办理1.传阅文件应严格按照规定的传阅范围进行传递，不得擅自扩大或缩小传阅范围。传阅过程中，应确保文件的安全，不得随意转借、丢失。2.传阅文件时，阅文人应在文件传阅单上签字，注明传阅日期和意见。如对文件内容有疑问或需要办理的事项，应及时与文件起草部门或相关领导沟通。3.文件办理完毕后，承办部门应将办理结果及时反馈给文件起草部门，并将相关材料整理归档。（五）文件的保管与清退1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，移交至综合管理部门统一保管。2.综合管理部门应建立健全文件保管制度，按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存放，确保文件存放有序、查找方便。3.每年定期对文件进行清退工作，对已超过保管期限或失去保存价值的文件，经鉴定后予以销毁。清退和销毁文件应做好记录，记录内容包括文件名称、文号、清退或销毁日期、清退或销毁原因等。三、档案管理（一）档案的分类与编号1.公司档案分为行政管理档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。2.各类档案应根据其内容和性质进行细分，并编制相应的档案编号。档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。（二）档案的收集与整理1.各部门应按照档案管理的要求，定期将工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料收集齐全，并移交至综合管理部门。2.综合管理部门对接收的档案材料进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目，编制档案目录索引。整理过程中，应确保档案材料的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案材料及时进行补充、修正。（三）档案的归档与保管1.整理好的档案应及时归档，存入专门的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。3.严格控制档案库房的温度、湿度，根据档案保管的要求，采取相应的措施进行调节。同时，做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（四）档案的借阅与利用1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至综合管理部门审批。2.综合管理部门根据审批情况，为借阅人员办理档案借阅手续，并在档案借阅登记簿上做好记录。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自转借他人。如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按照规定进行登记。4.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。（五）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已超过保管期限或失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息。3.对涉及公司商业秘密、知识产权等重要档案的销毁，应采取更加严格的保密措施，确保信息安全。四、电子文档与档案管理（一）电子文档的形成与收集1.公司各部门在工作中形成的电子文档，应按照规定的格式和命名规则进行保存，并及时收集整理，移交至综合管理部门。2.电子文档的形成过程中，应确保内容真实、准确、完整，符合公司相关规定和行业标准。同时，应做好电子文档的备份工作，防止数据丢失。（二）电子文档的存储与管理1.综合管理部门应建立电子文档存储系统，对电子文档进行集中存储和管理。存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子文档的安全存储。2.对电子文档进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于查找和使用。同时，应定期对电子文档进行清理和维护，删除无用的文件，确保存储系统的空间合理利用。3.电子文档的存储介质应定期进行检查和更换，防止因存储介质老化、损坏等原因导致数据丢失。（三）电子档案的整理与归档1.电子档案应按照档案管理的要求进行整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的信息化管理。2.电子档案的整理应遵循纸质档案整理的原则，确保电子档案与纸质档案的对应关系准确无误。同时，应做好电子档案的元数据管理，记录电子档案的形成时间、来源、格式等信息。3.电子档案归档时，应将电子档案与相应的纸质档案一同移交至综合管理部门，并进行统一管理。（四）电子文档与档案的利用与安全1.公司内部人员可通过公司内部网络或电子文档管理系统查阅和利用电子文档与档案。查阅和利用过程中，应遵守公司相关规定，确保信息安全。2.对涉及公司商业秘密、知识产权等重要电子文档与档案，应采取加密、授权访问等安全措施，防止信息泄露。3.定期对电子文档与档案管理系统进行安全检查和维护升级，及时发现和处理安全隐患，确保系统的稳定运行和数据安全。五、监督与检查（一）监督职责公司综合管理部门负责对各部门文档与档案管理工作进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。（二）检查内容1.文件起草、审核、审批、印发、传阅、办理等环节的规范性和及时性。2.档案收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等工作的执行情况。3.电子文档与档案管理的安全性、完整性和有效性。（三）检查方式1.定期检查：综合管理部门每年定期对各部门文档与档案管理工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：根据工作需要，综合管理部门不定期对各部门文档与档案管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题整改对检查中发现的问题，综合管理部门应及时下达整改通知书，要求相