心理室档案建设移交制度

PAGE心理室档案建设移交制度一、总则（一）目的为加强公司心理室档案管理，确保心理室档案的完整、准确、安全和有效利用，规范档案建设与移交工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司心理室档案的建设、整理、保管、移交及相关管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映心理室工作实际情况。2.完整性原则：涵盖心理室工作各个方面的相关资料，确保档案全面。3.保密性原则：对涉及员工个人隐私等敏感信息严格保密。4.规范性原则：档案建设与移交工作遵循统一规范和标准。二、档案建设（一）档案分类1.心理咨询记录档案包括员工心理咨询预约登记表、咨询过程记录、咨询效果评估等。详细记录每次咨询的基本信息（如咨询日期、咨询师、来访者等）、咨询问题描述、咨询方法与过程、来访者反馈及咨询师建议等。按照来访者姓名或咨询日期顺序进行编号归档。2.心理测评档案员工心理测评报告，如性格测试、心理健康量表测评等结果。包含测评工具名称、测评日期、测评分数及分析解读等内容。根据测评类型和员工类别进行分类存放，例如按照不同岗位类别或部门区分。3.心理健康教育活动档案活动策划方案、活动通知、活动现场照片、参与者反馈等资料。记录心理健康讲座、团体辅导、工作坊等各类活动的全过程。以活动主题和举办时间为线索进行整理归档。4.心理室设备与物资档案心理室设备清单（包括设备名称、型号、购置日期、供应商等）、设备维护记录、物资采购发票及领用记录等。按照设备类别和物资种类进行分类管理，建立相应的台账。（二）档案整理要求1.资料收集心理室工作人员应及时收集各类相关资料，确保资料的及时性和完整性。对于咨询记录，咨询师应在每次咨询结束后及时整理记录；测评报告由测评实施人员在测评完成后尽快收集归档；活动资料在活动结束后由负责组织的人员进行收集。资料来源包括内部工作记录、员工提交的信息、外部合作机构提供的资料等。2.资料审核对收集到的资料进行审核，确保内容准确无误。对于咨询记录，审核咨询师的记录是否清晰、完整，是否符合专业规范；测评报告审核测评数据的准确性和分析的合理性；活动资料审核活动流程是否完整、照片和反馈信息是否真实有效等。审核过程中发现问题及时与相关人员沟通核实，要求补充或修正资料。3.资料编码与标识为每份档案或资料赋予唯一的编码，编码应体现档案类别、年份、顺序等信息，便于查找和管理。例如，心理咨询记录档案编码格式为“XL20XX00X”，其中“XL”表示心理咨询记录，“20XX”表示年份，“00X”表示顺序号。在档案资料上粘贴清晰的标识，注明档案名称、类别、日期等关键信息。（三）档案保管1.保管场所：设立专门的心理室档案保管室，确保保管室具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，并配备必要的档案存储设备，如档案柜、文件架等。2.保管期限心理咨询记录档案、心理测评档案长期保管，以便对员工心理健康状况进行跟踪和分析。心理健康教育活动档案保管期限为活动结束后[X]年，以备后续查阅活动开展情况和效果评估参考。心理室设备与物资档案在设备报废或物资使用完毕后，根据相关规定确定保管期限，一般为[X]年。3.保管措施对档案进行分类存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于快速查找。定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，及时查明原因并采取相应措施进行处理。对电子档案进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。电子档案应设置合理的权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作。三、档案移交（一）移交情形1.工作人员变动移交心理室工作人员因离职、岗位调动等原因离开工作岗位时，应将其负责保管的心理室档案进行移交。移交内容包括其在工作期间产生和收集的各类档案资料，确保档案资料的连续性和完整性。2.部门调整移交当公司内部部门调整涉及心理室相关工作时，心理室应根据调整后的职责范围，对档案进行相应的移交和整理。例如，部分业务模块调整到其他部门，与该业务相关的心理档案应一并移交至新的责任部门。3.公司整体移交在公司发生整体转让（如出售、并购等）、清算等重大变动时，心理室档案作为公司资产的一部分，应按照相关规定进行全面移交。移交工作应在公司变动前进行充分准备，确保档案资料能够顺利交接给接收方。（二）移交流程1.移交准备移交人在接到移交通知后，应提前对自己保管的档案进行全面清理和核对，确保档案资料齐全、完整、无缺失。按照档案分类和编号顺序整理好档案，编制档案移交清单，清单内容包括档案名称序号、档案类别、档案数量、简要说明等。对电子档案进行整理，确保电子数据与纸质档案内容一致，并将电子档案存储介质进行妥善准备。2.移交手续办理移交人、接收人及监交人（一般由心理室负责人担任）共同在档案移交现场办理移交手续。移交人按照档案移交清单逐一将档案资料移交给接收人，接收人认真核对档案内容和数量，确认无误后在移交清单上签字确认。对于电子档案，移交人应向接收人详细介绍电子档案的存储位置、访问方式、数据备份情况等信息，并协助接收人进行数据核对和接收。移交过程中如有疑问或争议，由监交人负责协调解决。监交人应监督移交过程的合规性和档案资料的准确性，确保移交工作顺利完成。3.移交记录与存档档案移交完成后，移交人、接收人及监交人共同签署档案移交记录，记录内容包括移交日期、移交档案名称及数量、移交原因、移交人签名、接收人签名、监交人签名等信息。档案移交记录应作为重要档案资料进行存档保管，保管期限与对应档案保管期限一致，以便日后查阅和追溯档案移交情况。四、监督与检查（一）监督部门公司设立专门档案管理监督小组，由公司行政部门、人力资源部门及心理室负责人等相关人员组成。监督小组负责对心理室档案建设与移交制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.档案建设情况检查档案分类是否合理，资料收集是否及时、完整，整理是否规范，编码与标识是否准确清晰。查看档案保管条件是否符合要求，档案是否妥善保管，有无损坏、丢失等情况。检查电子档案管理是否规范，数据备份是否及时、有效，权限设置是否合理。2.档案移交情况审查移交手续是否齐全，移交记录是否完整、准确。核实移交档案内容与移交清单是否一致，接收人是否对移交档案进行认真核对和签收。检查档案移交后是否按照规定进行妥善保管和利用。（三）问题处理1.监督检查过程中如发现档案建设或移交工作存在问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门或人员限期整改。2.对于违反档案建设与移交制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、解除劳动合同等。对因违规行为导致档案资料损坏、丢失或泄露的，将依法追究相关人员的责任。3.整改完成后，责任部门或人员应向监督小