单位专业档案管理制度

PAGE单位专业档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位专业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门形成的各类专业档案，包括但不限于科研项目档案、工程建设档案、业务合同档案、财务档案、人事档案等。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等相关法律法规以及行业标准制定。（四）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、统一、规范。2.完整准确原则：各部门应确保档案的形成、收集、整理和归档工作完整、准确，如实反映单位各项工作的历史面貌。3.安全保密原则：加强档案的安全防护和保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为单位各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门单位设立专门的档案管理部门，负责统筹协调单位档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施单位档案管理制度。2.负责单位各类专业档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化检索，提高档案利用效率。4.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作培训，提高档案管理人员业务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。7.积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等。（二）各部门档案工作小组各部门设立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.组织本部门人员学习档案管理相关规定，提高档案意识，确保档案工作顺利开展。2.负责本部门各类文件材料的形成、积累和收集工作，确保文件材料齐全、完整。3.按照档案管理部门的要求，定期对本部门档案进行整理、分类，并移交档案管理部门。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目档案：包括科研项目立项申请书、可行性研究报告、科研计划、实验数据、研究成果报告、鉴定证书、专利证书等。2.工程建设档案：涵盖工程项目前期文件、工程设计文件、施工过程文件、竣工验收文件等，如项目建议书、设计图纸、施工日志、质量检验报告、竣工图等。3.业务合同档案：包括各类业务合同、协议、订单等，以及合同履行过程中的相关文件，如合同变更记录、结算凭证、验收报告等。4.财务档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。5.人事档案：有员工入职登记表、履历表、考核材料、任免文件、工资福利记录、奖惩材料等。6.其他专业档案：根据单位业务特点和工作需要，确定其他各类专业档案的收集范围。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文件和电子文件，确保档案信息的安全和长期可利用。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案管理要求。4.各部门应定期对收集的文件材料进行清理和核对，发现问题及时整改。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等自然规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.保持文件的完整性：对每份文件进行全面审查，确保文件内容完整，附件齐全，避免遗漏重要信息。3.便于保管和利用：根据文件的性质、类别、数量等因素，合理分类、编号、编目，便于档案的存放、查找和借阅。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为不同的类别，如科研类、工程类、合同类、财务类、人事类等。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号方式可采用数字编号、字母编号或数字与字母组合编号等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便快速检索档案。同时，为重要档案编制检索卡片，提供更详细的检索信息。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉或塑料夹。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）保管设备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，确保档案存放整齐、有序。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、消防栓等消防设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.配置温湿度调节设备，如空调、除湿机等，保证库房温湿度符合要求。4.采用防虫、防霉药剂，定期对档案进行检查和处理，防止虫害和霉菌滋生。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：主要是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管：主要是反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和单位实际情况进行，确保档案的保存价值与保管期限相匹配。（四）档案的存放与排列1.按照档案的类别、保管期限、年度等因素进行存放，同类档案应集中存放，不同类档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。2.档案排列应遵循从左到右、从上到下的顺序，按照编号依次排列，确保档案存放有序，便于检索。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，按照电子文件的编号、题名、日期等信息进行索引，方便快速查询和利用。（五）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、完整。2.在清点过程中，应认真核对档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，发现问题及时记录并进行整改。3.对档案的损坏、丢失情况进行详细登记，分析原因，采取相应的措施进行处理，并向上级主管部门报告。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经单位主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外部单位或个人查阅单位档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经单位主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅手续1.查阅人员应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印、拍照档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为单位各项工作提供档案信息服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关档案资料。2.对于重要档案或利用频率较高的档案，档案管理部门可制作副本或电子备份，供查阅人员使用，提高档案利用效率。3.鼓励档案管理人员开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为单位领导决策和各项工作提供参考依据。（四）利用记录1.档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的、查阅期限等信息。2.对档案利用情况进行统计分析，及时了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供数据支持。3.利用记录应妥善保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确、客观。2.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍有保存必要。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表、纪检监察人员等。2.鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等因素，判断档案是否符合继续保存的条件。2.参考档案的保管期限、文件数量、利用频率等情况，对档案进行综合评估，确定档案的鉴定结论。3.对于涉及重要业务、重大事件、关键决策等方面的档案，应进行重点审查，确保档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核、单位主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》与相关档案鉴定材料一并归档保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享和整合，为单位各项工作提供及时、准确的档案信息支持。3.确保档案信息化系统的安全可靠运行，保障档案信息的安全和保密。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的电子档案按照档案管理系统的要求进行分类、编号、编目等处理，录入相关信息，确保电子档案与纸质档案对应一致。3.对电子文件进行实时采集和管理，确保电子文件的格式规范、元数据完整，按照档案管理要求进行分类存储和备份。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找所需档案信息。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息，保障档案信息安全。5.统计分析：对档案利用情况、档案数量、档案类别等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与备份1.建立档案信息化系统安全防护体系，采取防火墙、入侵检