图书借用档案管理制度

PAGE图书借用档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书借用管理，规范图书借用流程，确保图书的合理使用和妥善保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部员工、部门因工作需要借用图书的相关管理活动。（三）基本原则1.按需借用原则：借用图书应基于工作实际需求，不得随意借用。2.限期归还原则：明确规定图书借用期限，借用人员需按时归还。3.爱护图书原则：借用人员应爱护图书，不得损坏、丢失。二、图书借用档案管理职责（一）图书管理部门职责1.负责公司图书的分类、编号、登记等基础管理工作。2.建立图书借用档案，记录图书借用情况。3.定期对图书进行盘点，确保图书数量准确、状态良好。（二）借用人员所在部门职责1.督促本部门员工按规定借用图书，并按时归还。2.协助图书管理部门做好图书借用的相关工作。（三）借用人员职责1.按照规定流程借用图书，填写借用申请表。2.妥善保管借用图书，不得转借他人，不得私自复印、传播。3.在规定期限内归还图书，如遇特殊情况需提前说明并办理续借手续。三、图书借用档案内容（一）图书基本信息包括图书名称、作者、出版社、出版年份、ISBN号等。（二）借用记录1.借用申请表：记录借用人员姓名、所在部门、借用图书名称、借用日期、预计归还日期等。2.借用台账：详细记录每本图书的借用时间、归还时间、借用人员等信息。（三）归还记录记录图书实际归还日期、归还时图书状态等。（四）逾期记录对于未按时归还图书的情况进行详细记录，包括逾期天数、催还情况等。四、图书借用流程（一）申请1.借用人员填写图书借用申请表，注明借用图书名称、借用原因、预计归还日期等。2.将申请表提交至所在部门负责人审批。（二）审批1.部门负责人根据工作实际情况，对借用申请进行审批。2.如申请合理，在申请表上签字批准；如申请不合理，应说明理由并退回申请表。（三）借阅1.借用人员持经审批的申请表到图书管理部门办理借阅手续。2.图书管理部门根据申请表，查找并取出相应图书，与借用人员当面核对图书信息和状态。3.在图书借用档案中登记借用信息，包括借用日期、预计归还日期、借用人员等。（四）归还1.借用人员应在规定的归还日期前，将图书归还至图书管理部门。2.图书管理部门核对归还图书的信息和状态，如无损坏、丢失等情况，在图书借用档案中记录归还日期，并将图书归位。3.如发现图书有损坏、丢失等情况，借用人员应按照本制度相关规定进行赔偿。五、图书借用期限（一）一般图书借用期限为[X]天。（二）特殊情况需延长借用期限的，借用人员应提前[X]天向图书管理部门提出续借申请，经图书管理部门同意后方可续借，续借期限不得超过[X]天。六、图书保管与爱护（一）借用人员应妥善保管图书，保持图书整洁、完好，不得在图书上随意涂写、批注、折叠、撕页等。（二）不得将图书转借他人或带出公司办公区域（如有特殊情况需带出，应提前向图书管理部门申请并获得批准）。（三）如发现图书有损坏情况，应及时向图书管理部门报告，并根据损坏程度进行修复或赔偿。七、图书赔偿规定（一）若图书遗失，借用人员应购买相同版本或经图书管理部门认可的替代图书进行赔偿。（二）若图书损坏，借用人员应根据图书损坏程度进行赔偿，赔偿金额由图书管理部门根据图书原价、折旧情况等确定。（三）赔偿方式可采用现金支付或从借用人员工资中扣除等方式。八、图书盘点与清查（一）图书管理部门应定期对图书进行盘点，盘点周期为[X]月/季度/年。（二）盘点内容包括图书数量、状态、借用情况等，确保图书账实相符。（三）如发现图书数量不符、损坏、遗失等情况，应及时查明原因，并按照本制度相关规定进行处理。九、档案查阅与使用（一）公司内部人员因工作需要查阅图书借用档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到图书管理部门查阅。（二）查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。（三）未经图书管理部门同意，不得将档案带出指定查阅地点。十、档案保密（一）图书借用档案涉及公司内部员工信息及图书管理情况，属于公司机密信息。（二）图书管理部门工作人员及相关查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。十一、违规处理（一）对于未按规定借用、归还图书，损坏、丢失图书等违规行为，图书管理部门应视情节轻重给予警告、通报批评等处理。（二）对于多次违规或情节严重的行为，公司将按