关爱留守孩档案制度

PAGE关爱留守孩档案制度一、总则（一）目的为了加强对留守孩的关爱与管理，全面、准确地掌握留守孩的基本情况和成长动态，以便为其提供针对性的关爱服务和支持，促进留守孩健康成长，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及关爱留守孩工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实记录，确保信息真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。2.完整性原则：涵盖留守孩的基本信息、家庭情况、学习情况、心理状况、成长经历等各个方面，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护留守孩的个人隐私，档案信息未经授权不得泄露。4.动态更新原则：根据留守孩的实际情况变化，及时更新档案内容，确保档案信息的时效性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码等。2.家庭信息：父母姓名、联系方式、外出务工地点、务工时间、监护人姓名、与留守孩关系、监护人联系方式、家庭住址等。（二）学习情况1.学校信息：所在学校名称、年级、班级。2.学习成绩：各学科成绩记录，包括平时成绩、考试成绩等。3.学习表现：学习态度、课堂表现、作业完成情况、学习兴趣爱好等方面的评价。（三）心理状况1.心理健康评估：定期进行心理健康测评，记录测评结果，如是否存在焦虑、抑郁、自卑等心理问题。2.心理辅导记录：如有接受心理辅导，记录辅导时间、辅导内容、辅导效果等。3.性格特点：对留守孩性格特征的描述，如开朗、内向、活泼等。（四）生活情况1.生活习惯：饮食、睡眠、卫生等生活习惯方面的情况。2.健康状况：身体是否健康，有无慢性疾病或其他健康问题，定期体检记录。3.兴趣爱好：课余时间的兴趣爱好，如体育运动、音乐绘画、阅读写作等。（五）成长经历1.重要事件记录：记录留守孩成长过程中的重要事件，如获奖情况、参加活动经历等。2.品德行为：日常品德行为表现，如是否遵守纪律、乐于助人、诚实守信等。（六）关爱服务记录1.关爱活动参与情况：参加公司/组织开展的关爱留守孩活动的记录，包括活动名称、时间、内容、收获等。2.一对一帮扶记录：与帮扶责任人的沟通交流记录、帮扶措施及效果。3.特殊关爱需求及满足情况：记录留守孩提出的特殊关爱需求以及是否得到满足，如何满足的。三、档案建立与收集（一）建立主体由公司/组织指定专人负责关爱留守孩档案的建立工作，可根据实际情况设立档案管理小组，明确各成员职责。（二）信息收集渠道1.学校提供：与留守孩所在学校沟通协调，获取学生的学习成绩、在校表现等信息。2.监护人提供：通过与监护人面谈、电话沟通、问卷调查等方式，收集家庭情况、生活状况等信息。3.留守孩本人填写：设计适合留守孩年龄和认知水平的问卷或表格，由其本人填写个人基本信息、兴趣爱好等内容。4.关爱活动记录：在关爱活动过程中，及时记录留守孩的参与情况和表现。（三）信息收集要求1.收集信息时要向相关提供方明确说明目的、用途和保密要求，确保信息提供的真实性和完整性。2.对于收集到的信息，要进行认真审核，核对信息的准确性和一致性，发现问题及时核实更正。3.信息收集过程中要注重与留守孩及其监护人的沟通交流，尊重他们的意愿和感受，保护其隐私。（四）档案建立流程1.信息整理：对收集到的各类信息进行分类整理，按照档案内容的要求进行归纳和汇总。2.档案录入：将整理好的信息录入电子档案系统，建立电子档案，并打印纸质档案进行存档。3.档案装订：对纸质档案进行装订，确保档案资料整齐、规范，便于查阅和保管。4.档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，便于管理和查询。四、档案管理与保管（一）档案管理职责1.档案管理人员职责：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等。2.部门负责人职责：对本部门涉及的留守孩档案信息的真实性和完整性负责，督促本部门人员及时提供准确的档案信息。3.公司/组织领导职责：对关爱留守孩档案制度的执行情况进行监督检查，协调解决档案管理工作中出现的问题。（二）档案保管要求1.保管场所：设立专门的档案保管室，确保档案存放环境安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案存放方式：按照档案编号顺序排列，采用专柜存放，便于查找和管理。3.电子档案管理：建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，存储在安全的存储设备上，并异地存放。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失、损坏或泄露。（三）档案保管期限1.一般情况下，关爱留守孩档案应长期保管，直至留守孩年满18周岁后再保管一定期限（如5年），以确保在其成长过程中档案信息的连续性和可追溯性。2.对于涉及留守孩重大事件或特殊情况的档案，应根据实际需要延长保管期限。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并记录相关情况。3.对档案保管环境进行检查，确保符合保管要求，如发现问题及时整改。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅关爱留守孩档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.涉及留守孩隐私的信息，未经授权不得查阅。确因工作需要查阅的，需经公司/组织分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后安排档案管理人员提供档案。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所，查阅过程中不得涂改、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅关爱留守孩档案。确因特殊情况需要借阅的，需经公司/组织主要领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.经公司/组织主要领导批准后，档案管理部门负责人安排档案管理人员办理借阅手续。3.借阅人员需出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，并签字确认。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案更新与维护（一）定期更新1.档案管理人员应定期对关爱留守孩档案进行更新，一般每学期更新一次。2.更新内容包括留守孩的学习成绩变化、身体状况、心理状况、家庭情况变动等方面的信息。（二）动态维护1.根据关爱留守孩的实际情况变化，及时对档案进行维护。如留守孩出现重大疾病、家庭变故、心理问题加重等情况，应立即更新档案内容，并采取相应的关爱措施。2.在关爱活动过程中，如发现留守孩有新的需求或问题，应及时记录在档案中，并跟踪处理情况。（三）信息变更流程1.信息变更由相关部门或人员向档案管理人员提出申请，并提供相关证明材料。2.档案管理人员对申请和证明材料进行审核，审核通过后进行档案信息的变更，并做好记录。3.涉及电子档案信息变更的，同时更新电子档案系统中的相关内容。七、档案安全与保密（一）安全保障1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等。2.定期对档案保管场所进行安全检查，确保档案存放安全。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对关爱留守孩档案信息予以保密。2.档