全国档案事业系统年制度

PAGE全国档案事业系统年制度一、总则（一）制定目的为加强全国档案事业系统的规范化管理，提高档案工作质量和效率，保障档案的完整与安全，充分发挥档案在各项事业发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于全国各级各类档案管理机构，包括国家综合档案馆、部门档案馆、企业档案馆、事业单位档案馆以及其他专门档案馆等，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作在法治轨道上运行。2.统一领导原则：全国档案事业实行统一领导、分级管理，各级档案管理机构在上级主管部门的指导下开展工作。3.科学规范原则：运用科学的方法和先进的技术手段，建立健全档案管理的标准和规范体系。4.安全保密原则：切实保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。5.服务利用原则：以服务社会、服务人民为宗旨，积极开发档案信息资源，为经济社会发展提供优质高效的档案服务。二、档案管理机构与职责（一）国家档案行政管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全国档案事业发展规划和规章制度，并组织实施。2.对全国档案工作进行统筹规划、宏观管理，组织协调档案业务工作，监督检查档案法律法规的贯彻执行情况。3.负责档案理论研究、档案宣传教育、档案人员培训等工作，提高档案队伍的整体素质。4.组织开展档案信息化建设，推动档案信息资源的开发利用和共享。5.指导、监督中央和国家机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案工作。（二）地方档案行政管理部门1.贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律法规和方针政策，结合本地区实际，制定本地区档案事业发展规划和实施办法，并组织实施。2.对本地区档案工作进行监督、指导和检查，依法查处档案违法行为。3.组织开展本地区档案业务培训、档案宣传教育等工作，提高档案人员业务水平和社会档案意识。4.负责本地区档案信息化建设的规划和指导，推进档案信息资源的整合与利用。5.指导、监督本地区各级各类档案管理机构的档案工作，组织开展档案工作考核评价。（三）档案管理机构1.综合档案馆负责收集、整理、保管和利用本地区各机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的各类档案，依法接收应进馆的档案。开展档案编研工作，开发档案信息资源，为社会提供档案查阅、咨询等服务。对馆藏档案进行科学管理，采用先进的技术手段，确保档案的安全与完整。指导本地区机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案业务工作，开展档案人员培训和业务交流。2.部门档案馆收集、整理、保管本部门及其所属单位形成的档案，为本部门工作提供档案支持。负责本部门档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和价值。开展本部门档案的编研和利用工作，为部门决策、业务工作和社会公众提供服务。接受同级档案行政管理部门的业务指导和监督检查。3.企业档案馆集中统一管理本企业在生产经营、科研开发、基本建设等活动中形成的各类档案，维护企业档案的完整与安全。建立健全企业档案管理制度，规范档案工作流程，提高档案管理水平。开展企业档案的编研和利用工作，为企业生产经营、管理决策、技术创新等提供档案信息服务。加强与企业内部各部门的沟通协作，指导各部门做好档案工作。4.事业单位档案馆负责收集、整理、保管本事业单位在各项工作中形成的档案，为单位发展提供档案保障。做好档案的鉴定、统计、编目等基础工作，提高档案管理的规范化程度。开展档案利用工作，为事业单位的教学、科研、管理等工作服务，同时向社会提供档案查阅服务。接受同级档案行政管理部门和上级主管部门的业务指导和监督检查。三、档案收集（一）收集范围1.机关、团体、企业事业单位及其他组织在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像、实物等。2.反映本地区政治、经济、文化、社会等方面发展情况的档案资料。3.与本单位业务相关且具有长期保存价值的各类专门档案，如科技档案、会计档案、人事档案等。（二）收集要求1.各单位应按照国家有关规定，定期对本单位形成的文件材料进行收集、整理，确保档案的齐全完整。2.对重要活动、重大项目等形成的档案，应实行同步收集，及时整理归档。3.收集的档案应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。4.加强对电子文件的收集管理，确保电子文件的格式规范、元数据齐全、存储安全，并按照规定进行归档保存。（三）收集程序1.各单位档案部门应制定档案收集计划，明确收集的范围、时间、责任人等。2.档案人员定期对本单位各部门的文件材料进行检查、核对，督促各部门及时移交应归档的文件材料。3.对接收的档案进行初步整理，检查档案的完整性、准确性和规范性，不符合要求的及时退回相关部门进行补充完善。4.将收集整理好的档案按照规定的保管期限和分类方案进行分类存放，建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范要求。（二）整理方法1.纸质档案整理按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制分类方案。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录。将文件材料按照顺序排列，装订成册，填写卷皮。编制全宗卷，记录全宗的历史沿革、档案整理情况等。2.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。对电子文件进行元数据采集和整理，确保元数据的准确性和完整性。建立电子文件的命名规则，保证文件名的规范性和可读性。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）整理质量要求1.分类科学合理，便于查找和利用。2.编号连续、准确，编目清晰、规范。3.装订牢固、整齐，卷皮填写完整、准确。4.电子档案的整理应符合电子文件管理的相关标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准要求，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.档案库房应配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调控设备、防虫防鼠设施等，确保档案安全。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和搬运，能够有效保护档案。3.档案盒应采用统一规格，盒面应标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整与可读。4.加强对电子档案的存储管理，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据备份和维护。5.严格执行档案出入库登记制度，对档案的借阅、归还等情况进行详细记录。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则，严格按照国家有关档案利用的规定和程序办理档案利用手续。2.服务优先原则，以满足利用者需求为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则，在档案利用过程中，确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理机构查阅开放的档案，档案人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：对不宜公开的档案，利用者可按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不得超过规定时间，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理机构可为其提供档案复制服务，复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理机构印章。4.咨询：利用者可就档案相关问题向档案管理机构咨询，档案人员应及时给予解答。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等。2.档案管理机构对利用申请进行审核，符合规定的予以批准，并告知利用者利用的时间、地点、方式等。3.利用者按照约定的时间和方式到档案管理机构进行档案利用，档案人员应做好利用登记和服务工作。4.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案人员对归还的档案进行检查，如有问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合档案的实际价值进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务骨干及相关部门人员组成。2.鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、已失去保存意义的档案进行重点鉴定。3.结合国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理机构编制档案销毁清册，清册应注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息。2.档案销毁清册报经本单位负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案管理机构应将档案销毁清册永久保存。八、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案机构、人员、设施设备等基本情况。3.档案信息化建设情况，如电子档案数量、存储容量、利用情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.采用计算机辅助统计等手段，提高统计工作的效率和准确性。3.定期开展档案统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，并及时上报。2.档案管理机构应按照国家有关规定，定期向上级主管部门报送档案统计报表。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖全国档案事业系统的档案信息化管理平台，实现档案信息资源的整合与共享。2.提高档案管理的信息化水平，实现档案收集、整理、保管、利用等业务环节的数字化处理。3.加强档案信息安全保障，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全。（二）建设内容1.基础设施建设：包括档案管理机构的计算机网络、服务器、存储设备等硬件设施建设。2.档案信息系统建设：开发或选用适合档案管理业务需求的档案信息管理系统，实现档案业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设：建立各类档案数据库，如档案目录数据库、全文数据库、专题数据库等，实现档案信息的集中存储和管理。4.档案数字化加工：对馆藏档案进行数字化处理，并按照相关标准和规范进行存储和管理。