高校疫情档案收集制度表

PAGE高校疫情档案收集制度表一、总则（一）目的为规范高校疫情期间档案收集工作，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为学校疫情防控工作提供有力的信息支持和决策依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在疫情防控期间涉及的各类档案资料的收集工作，包括但不限于学校疫情防控工作方案、应急预案、工作部署、会议记录、师生健康信息、物资采购与管理记录、疫情防控宣传资料、各类统计报表等。（三）基本原则1.真实性原则：档案收集应确保所收集资料真实反映疫情防控工作实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面收集疫情防控各环节产生的相关资料，涵盖工作的各个方面，避免遗漏重要信息。3.及时性原则：及时收集档案资料，确保资料的时效性，以便为疫情防控工作的决策和管理提供及时准确的依据。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案收集，保证档案资料的格式、内容等符合要求，便于整理、保管和查阅。二、档案收集职责分工（一）学校疫情防控工作领导小组负责统筹指导学校疫情防控档案收集工作，审定档案收集范围、标准和工作流程，协调解决档案收集工作中的重大问题。（二）各专项工作组1.综合协调组负责收集学校疫情防控工作的总体部署、工作方案、应急预案、工作动态、会议纪要等综合性文件资料。2.师生健康管理组负责收集师生每日健康信息统计报表、健康监测记录、因病缺勤追踪登记、核酸检测报告、疫苗接种情况等与师生健康相关的资料。3.物资保障组负责收集疫情防控物资采购计划、采购合同、出入库记录、物资库存盘点表等物资管理方面的资料。4.教学管理组负责收集疫情期间教学调整方案、线上教学资料、教学质量监控记录、学生学业成绩管理等与教学相关的档案资料。5.校园防控组负责收集校园门禁管理记录、校园环境消杀记录、防控设施设备使用记录、外来人员及车辆出入登记等校园防控方面的资料。6.宣传教育组负责收集疫情防控宣传资料、新闻报道、舆情监测记录、师生心理健康教育资料等宣传教育方面的档案。（三）各学院（系）负责收集本单位师生疫情防控工作的相关资料，包括学院疫情防控工作方案、师生健康信息台账、班级疫情防控工作记录等，并及时报送学校相关部门。（四）档案管理部门1.负责制定档案收集工作细则，明确各类档案的收集范围、内容要求、格式规范等。2.指导、监督各部门的档案收集工作，对收集的档案资料进行初步审核和整理。3.负责集中保管学校疫情防控档案，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。三、档案收集范围与内容（一）学校疫情防控工作文件1.上级部门关于疫情防控工作的文件、通知、指示等。2.学校制定的疫情防控工作方案、应急预案、工作制度、工作流程等。3.学校疫情防控工作领导小组及各专项工作组的会议记录、会议纪要、工作部署等。（二）师生健康信息档案1.师生每日健康打卡记录，包括体温、症状等信息。2.师生因病缺勤登记台账，记录缺勤原因、请假时间、病情诊断等。3.师生核酸检测报告、疫苗接种记录，按照时间顺序整理归档。4.师生健康监测异常情况的跟踪记录，包括转诊情况、治疗结果等。（三）物资管理档案1.疫情防控物资采购计划、预算申请文件。2.物资采购合同、发票、验收报告等。3.物资出入库登记表，详细记录物资名称、规格、数量、出入库时间、领用部门等信息。4.物资库存盘点表，定期盘点物资库存情况，确保账实相符。（四）教学工作档案1.疫情期间教学调整方案，包括教学计划变更、课程教学方式调整等内容。2.线上教学资料，如教学视频、教学课件、在线作业、考试记录等。3.教学质量监控记录，包括学生学习情况反馈、教师教学效果评价等。4.学生学业成绩管理资料，如成绩册、补考记录、缓考申请等。（五）校园防控档案1.校园门禁管理制度及执行记录，包括人员出入登记、车辆出入登记等。2.校园环境消杀记录，包括消杀时间、地点、消杀人员、消杀药品名称及用量等。3.防控设施设备使用记录，如体温检测设备、通风设备、消毒设备等的使用情况。4.外来人员及车辆入校审批记录，包括来访人员信息、来访事由、入校时间、离校时间等。（六）宣传教育档案1.疫情防控宣传资料，如海报、宣传单页、宣传视频等。2.学校官方网站、微信公众号、微博等平台发布的疫情防控新闻报道、通知公告等。3.舆情监测记录，包括师生及社会公众对学校疫情防控工作的意见、建议、关注热点及处理情况。4.师生心理健康教育资料，如心理健康讲座记录、心理咨询案例等。四、档案收集流程（一）资料形成与整理各部门和人员在疫情防控工作过程中，按照职责分工及时形成各类档案资料，并进行初步整理。整理要求如下：1.资料应齐全完整，确保能够准确反映工作实际情况。2.对资料进行分类，按照不同类别和时间顺序进行排列。3.每份资料应标注清晰的标题、日期、来源等信息。（二）定期收集1.各部门应按照学校统一要求，定期将整理好的档案资料报送至档案管理部门。报送时间为每周[X]前，遇特殊情况及时报送。每次报送时应填写《高校疫情档案资料报送清单》，详细列出报送资料的名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门收到各部门报送的资料后，应进行认真核对，确保资料齐全、准确。如发现资料不完整或不符合要求，应及时通知报送部门补充或更正。（三）集中审核与整理1.档案管理部门对收集到的档案资料进行集中审核，重点审核资料的真实性、完整性、规范性和时效性。审核过程中如发现问题，应与相关部门沟通核实，并要求其进行整改。2.审核通过的档案资料按照档案管理的有关规定进行进一步整理，包括分类、编号、编目等。对纸质档案进行装订、编页，对电子档案进行格式转换、存储备份等操作，确保档案资料便于保管和查阅。（四）归档存储1.将整理好的疫情防控档案按照档案类别和时间顺序进行归档，存入学校专门的档案库房。档案存放应遵循便于查找、安全保管的原则，不同类别档案应分区存放，并建立相应的索引目录。2.同时，建立疫情防控档案电子数据库，将电子档案资料进行数字化存储，实现档案信息的快速检索和共享利用。电子数据库应定期进行备份，确保数据安全。五、档案收集的质量控制（一）建立审核机制1.各部门在报送档案资料前，应进行内部审核，确保资料的准确性和完整性。审核人员应对资料的内容、格式、签字盖章等进行全面检查，发现问题及时整改。2.档案管理部门在接收档案资料后，应进行二次审核。审核内容包括资料是否符合收集范围和要求、整理是否规范、信息是否准确等。对审核不合格的资料，应退回原部门重新整理报送。（二）加强培训指导1.学校定期组织档案收集工作培训，提高各部门人员的档案意识和收集能力。培训内容包括档案收集的重要性、收集范围与标准、整理方法与技巧等。2.档案管理部门应加强对各部门档案收集工作的日常指导，及时解答疑问，帮助解决实际问题。对工作中出现的共性问题，应进行集中培训和指导，确保档案收集工作的质量。（三）实行责任追究1.对在档案收集工作中存在弄虚作假、敷衍塞责、拒不报送或故意延误报送等行为的部门和个人，学校将视情节轻重给予批评教育、通报批评等处理。2.因档案收集工作失误导致重要信息缺失、档案资料不完整，影响学校疫情防控工作决策和管理的，将追究相关责任人的责任。六、档案的保管与利用（一）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案资料的安全保管。2.对纸质档案应按照档案保管期限进行分类存放，定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应定期进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。3.建立档案保管期限表，明确各类疫情防控档案的保管期限，到期档案按照规定进行鉴定和销毁。（二）利用规定1.学校内部各部门因工作需要查阅疫情防控档案的，应填写《高校疫情档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。如需复制档案资料，应经