酒店档案人事管理制度

PAGE酒店档案人事管理制度一、总则（一）目的为加强酒店档案人事管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高人事工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店全体员工及与酒店人事管理相关的各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案人事管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案资料应如实反映员工的真实情况，保证信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露，确保员工隐私和酒店利益。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高工作效率，方便员工查询和使用档案资料。二、档案管理职责（一）人事部门职责1.负责制定和完善档案人事管理制度，并组织实施。2.负责员工档案的建立、收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。5.协助其他部门查阅和使用档案资料，提供必要的支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门员工档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确。2.配合人事部门做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案查阅和使用规定，不得擅自查阅、复印、转借或销毁员工档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和责任心。2.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，能够准确、高效地完成档案管理工作。4.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。5.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管情况，确保档案不受损坏、丢失。6.按照规定办理档案查阅、借阅、复印等手续，做好登记和记录工作。三、档案内容及分类（一）员工基本档案1.个人简历：包括员工的教育背景、工作经历、培训经历等。2.身份证明：身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等复印件。3.入职资料：入职申请表、劳动合同、入职体检报告等。4.薪资福利资料：薪资调整记录、奖金发放记录、福利申请及发放记录等。5.考核评价资料：绩效考核表、年度考核报告、奖惩记录等。（二）培训档案1.培训计划：员工参加各类培训的计划安排。2.培训记录：培训课程签到表、培训教材、培训证书等。3.培训总结：员工对培训内容的总结和反馈。（三）考勤档案1.考勤记录：员工每日的出勤、请假、旷工等情况记录。2.加班记录：加班申请单、加班审批表及加班时长统计等。（四）晋升调档1.晋升申请表：员工晋升申请及相关审批材料。2.调岗记录：调岗申请表、调岗审批表及调岗后的工作安排等资料。（五）离职档案1.离职申请表：员工离职申请及相关审批材料。2.离职交接清单：员工离职时与各部门的交接情况记录。3.离职证明：酒店为离职员工开具的离职证明文件。四、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.员工入职时，人事部门应向其发放《员工档案资料清单》，明确所需提交的档案资料内容。2.员工应在规定时间内将个人档案资料提交至人事部门，人事部门负责对资料进行审核和整理。3.审核通过后，人事部门为员工建立个人档案，并按照档案分类进行编号和存放。（二）档案资料收集1.人事部门定期收集各部门提交的员工档案资料，确保档案信息的及时更新。2.各部门应指定专人负责档案资料的收集和整理工作，按照要求及时将相关资料移交至人事部门。3.对于员工个人提交的档案资料变更信息，如学历证书更新、联系方式变更等，应及时通知人事部门进行更新。五、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案分类标准，对档案资料进行分类整理，确保同类资料集中存放。2.每份档案资料应保持完整，不得擅自裁剪、涂改或抽取。3.对于破损、褪色或字迹模糊的档案资料，应及时进行修复或复制。（二）整理方法1.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.按照档案类别顺序，将档案资料依次排列，并在每份资料首页附上目录清单，注明资料名称、日期、页码等信息。3.对于电子档案，应按照相同的分类标准进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。（三）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档至档案柜或电子存储系统中，确保档案存放有序，便于查找。2.建立档案索引目录，详细记录档案的类别、编号、存放位置等信息，方便快速检索。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案归档的准确性和完整性。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.库房温度应保持在14℃24℃之间；相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案柜应摆放整齐，便于通风和查看，档案应分类存放，标识清晰。（二）保管期限1.员工基本档案、培训档案、考勤档案等长期保存。2.晋升调档、离职档案等根据实际需要确定保管期限，但至少保存[X]年。（三）档案清查1.每年定期对档案进行全面清查，核对档案数量、内容和存放位置，确保档案无丢失、损坏或遗漏。2.清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如修复损坏档案、补充缺失资料等。3.编制档案清查报告，总结清查情况，提出改进建议，报酒店领导审批后存档。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案资料，但应提前向人事部门提出申请，填写《档案查阅申请表》。2.人事部门工作人员因工作需要查阅档案的，应经部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.其他部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人和人事部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息。2.将申请表提交至相关审批人进行审批，审批通过后，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，为查阅人提供相应的档案资料。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记或损坏。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人、人事部门负责人和酒店分管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复印、拍照或泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人的责任。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，确保员工个人隐私和酒店商业机密安全。2.对涉及机密的档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅人遵守保密规定，不得随意谈论档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备，确保档案安全。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患应及时整改。3.对电子档案应采取数据备份、防病毒等措施，防止数据丢失或损坏。（三）违规处理1.对于违反档案保密与安全规定的行为，酒店将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.如因违反规定导致档案信息泄露或档案资料损坏、丢失的，相关责任人应承担相应的法律责任，并赔偿酒店因此遭受的损失。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的酒店档案人事管理信息系统，实现档案资料的电子化存储、检索和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，方便员工查询和使用档案资料，提升服务质量。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案资料录入信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案进行维护和更新，保证档案信息的准确性和时效性。3.建立电子档案审核机制，对录入的档案信息进行审核，确保信息质量。（三）系统安全与权限管理1.加强档案人事管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测等安全措施，防止系统被攻击和数据泄露。2.