机关档案室工作制度

PAGE机关档案室工作制度一、总则（一）目的为加强机关档案室工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作提供有力支持，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案室对本机关各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容应真实反映机关工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。5.负责档案的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体和信息安全。6.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和业务能力。8.为机关各项工作提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要编制档案参考资料。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案室的要求，定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。3.协助档案室开展档案整理、编目、鉴定等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和利用工作，严格遵守档案借阅制度，确保档案安全。5.及时向档案室反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，协助档案室不断完善档案管理制度。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件材料，包括但不限于党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务凭证、人事档案等。3.本机关开展各类活动形成的文件材料，如调研材料、考察报告、活动方案、活动记录等。4.本机关与其他单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。5.本机关工作人员在工作中形成并具有保存价值的个人材料，如荣誉证书、科研成果、工作笔记等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应在形成后及时移交档案室，不得积压或擅自留存。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、排列和编号。3.便于保管和利用，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.排列：在分类的基础上，按照文件材料的重要程度、时间顺序等进行排列，确保同一类档案排列有序。3.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。4.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便快速查找和了解档案内容。四、档案保管（一）库房建设1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的房间作为库房。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案安全。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架的档案应保持清洁，避免灰尘、污渍等对档案的损害。3.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封包装等。（三）温湿度管理1.库房应安装温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。2.根据档案保管要求，将库房温湿度控制在适宜范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度一般为45%60%。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施，如通风、除湿、加湿等。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.库房应配备专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案实体和信息安全。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，制定相应的应急预案，提高应对突发事件的能力。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护机关工作的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、保存状况等方面的差异，确定其价值。3.效益评估法：从档案对于机关工作的现实利用价值和潜在利用价值等方面进行评估，确定其是否需要继续保存。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是反映本机关一般工作活动，在一定时期内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限一般分为30年、10年。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、档号、文号、责任者、保管期限、销毁时间等内容。3.档案销毁清册经机关负责人审核批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人应在档案销毁清册上签字确认。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本机关档案。3.司法机关因办案需要，依法查阅、借阅本机关相关档案。（二）利用方式1.查阅：机关内部工作人员和外单位人员可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。档案室工作人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在现场监督查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人应出示有效证件，经档案室工作人员核实身份后，方可查阅。2.借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，并签字确认。3.借阅申请表经部门负责人审批后，交档案室工作人员办理借阅手续。档案室工作人员应在借阅申请表上注明借阅编号、借阅日期等信息，并将档案交给借阅人。4.借阅人归还档案时，档案室工作人员应认真核对档案的数量、完整性等情况，确认无误后，在借阅申请表上签字注销借阅记录。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）档案名称、数量、期限等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.确保档案信息安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化加工1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.按照档案整理要求，对数字化档案进行分类、编号、编目等处理，建立数字化档案数据库。3.对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的准确性和规范性。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.检索功能：提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高借阅管理效率。4.统计分析功能：对档案利用情况、档案数量、档案保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限管理、数据备